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物资采购管理制度

第一章总则

第一条为规范物资采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保物资质量和供应及时性，根据国家相关法律法规及企业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于企业所有物资的采购活动，包括原材料、半成品、成品、设备、办公用品等各类物资。

第三条物资采购应遵循公开、公平、公正、竞争、择优的原则，确保采购过程的透明度和合规性。

第四条物资采购应坚持需求导向，以满足生产经营活动的实际需要为出发点，避免盲目采购和浪费。

第五条物资采购应注重成本控制，通过科学合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高经济效益。

第二章采购组织与职责

第六条企业设立物资采购管理部门，负责物资采购的全面管理工作。

第七条物资采购管理部门的主要职责包括：

（一）制定物资采购计划，提出采购需求，审核采购申请；

（二）编制采购预算，控制采购成本，监督采购资金的使用；

（三）选择合格供应商，建立供应商管理体系，进行供应商评估和选择；

（四）组织物资采购招标、询价、比价、议价等工作，确保采购过程的公平、公正；

（五）签订采购合同，管理合同履行过程，处理合同纠纷；

（六）负责物资验收、入库、保管和发放工作，确保物资质量和安全；

（七）建立物资采购档案，做好采购信息的统计和分析工作；

（八）定期向企业领导汇报物资采购工作情况，提出改进意见和建议。

第八条企业各业务部门应根据实际需要，提出物资采购申请，并配合物资采购管理部门开展工作。

第九条企业财务部门负责采购资金的预算、管理和监督，确保采购资金的合理使用。

第十条企业法律部门负责采购合同的审核和签订，确保合同的合法性和有效性。

第三章采购流程

第十一条物资采购流程分为需求提出、计划编制、供应商选择、招标采购、合同签订、物资验收、入库保管、发放使用等环节。

第十二条需求提出

（一）各业务部门根据生产经营活动的实际需要，提出物资采购申请，填写《物资采购申请表》，并附上相关证明材料，如需求说明、使用计划、技术参数等；

（二）物资采购管理部门对采购申请进行审核，核实需求的合理性、必要性和经济性，并提出审核意见；

（三）审核通过的采购申请，由业务部门报企业领导审批。

第十三条计划编制

（一）物资采购管理部门根据审核后的采购申请，编制年度、季度、月度物资采购计划，明确采购物资的种类、数量、时间、预算等；

（二）采购计划应报企业领导审批，审批通过后作为采购工作的依据。

第十四条供应商选择

（一）物资采购管理部门根据采购物资的特点和需求，选择合格的供应商，建立供应商名录；

（二）供应商的选择应遵循公开、公平、公正、择优的原则，通过招标、询价、比价、议价等方式，选择价格合理、质量可靠、交货及时、服务良好的供应商；

（三）对供应商进行定期评估，淘汰不合格供应商，引入优秀供应商，不断优化供应商管理体系。

第十五条招标采购

（一）对于价值较大、技术要求较高的物资采购，应采用招标方式，通过公开招标、邀请招标等方式，选择合格的供应商；

（二）招标过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保招标结果的合法性和有效性；

（三）招标结束后，组织开标、评标、定标，并签订采购合同。

第十六条合同签订

（一）采购合同应明确采购物资的种类、数量、质量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等条款；

（二）合同签订前，应由企业法律部门进行审核，确保合同的合法性和有效性；

（三）合同签订后，应报企业领导审批，并加盖企业公章。

第十七条物资验收

（一）物资到达后，应由物资采购管理部门组织进行验收，核实物资的种类、数量、质量是否符合合同要求；

（二）验收合格的物资，应填写《物资验收单》，并办理入库手续；

（三）验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求退货或更换。

第十八条入库保管

（一）验收合格的物资，应办理入库手续，并录入库存管理系统；

（二）物资入库后，应进行分类、码放，并做好标识，确保物资的安全和完整；

（三）物资保管应遵循先进先出、合理周转的原则，避免物资积压和过期。

第十九条发放使用

（一）业务部门根据生产经营活动的需要，提出物资领用申请，填写《物资领用单》，并附上相关证明材料；

（二）物资采购管理部门对领用申请进行审核，核实领用的合理性、必要性，并提出审核意见；

（三）审核通过的领用申请，由业务部门报企业领导审批；

（四）审批通过后，办理物资发放手续，并做好领用记录。

第四章采购质量控制

第二十条物资采购应注重质量控制，确保采购物资的质量符合国家标准、行业标准和企业要求。

第二十一条物资采购前，应进行市场调研，了解物资的质量状况、价格水平、供应情况等，为采购决策提供依据。

第二十二条物资采购过程中，应加强对供应商的监管，确保供应商提供的产品质量符合合同要求。

第二十三条物资验收时，应严格按照合同约定的质量标准进行验收，确保验收结果的准确性和