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酒店备用金管理制度

为进一步规范酒店备用金的管理，提高资金使用效率，确保资金安全，特制定本制度。本制度适用于酒店所有部门及员工，旨在明确备用金的申请、审批、使用、报销及盘点等环节，确保备用金管理的规范化和制度化。

一、备用金的定义及用途

备用金是指酒店为满足日常运营需要，预先拨付给各部门或员工，用于处理小额、紧急、零星开支的一种资金。备用金的用途主要包括：

1.办公用品购置：如纸张、笔、笔记本、打印机耗材等。

2.邮寄费用：如信函、快递等。

3.小额维修费用：如水电维修、设备简单维修等。

4.业务招待费：如小额客户招待、临时会议等。

5.其他紧急、零星开支：如员工因公外出期间的交通费、通讯费等。

二、备用金的申请与审批

1.备用金申请：各部门或员工需要使用备用金时，应填写《备用金申请单》，详细列明用途、金额及预计支出时间。申请单需经部门负责人签字确认。

2.备用金审批：部门负责人签字确认后，根据备用金金额的不同，按以下权限进行审批：

-金额在1000元及以下：部门负责人审批。

-金额在1000元以上至5000元：部门负责人初审，财务部经理复审。

-金额在5000元以上至10000元：部门负责人初审，财务部经理复审，总经理终审。

-金额在10000元以上：部门负责人初审，财务部经理复审，总经理终审，并需提交董事会审批。

3.审批流程：申请单经审批通过后，由财务部拨付备用金。未获审批的申请单，财务部有权拒绝拨付。

三、备用金的使用与管理

1.备用金使用：各部门或员工使用备用金时，应严格遵守本制度，确保资金用于规定用途，不得挪作他用。

2.备用金登记：各部门或员工应建立备用金使用台账，详细记录每一笔支出，包括日期、用途、金额、收款人等信息。台账应定期向财务部报备。

3.备用金保管：备用金应存放在指定地点，由专人保管。财务部应定期对备用金进行盘点，确保账实相符。

4.备用金限额：各部门或员工的备用金限额应根据实际需求确定，原则上不超过一个月的日常开支。财务部应根据各部门的实际情况，定期审核备用金限额，必要时进行调整。

四、备用金的报销与核销

1.备用金报销：各部门或员工使用备用金后，应及时报销，填写《备用金报销单》，附上相关凭证，如发票、收据等。报销单需经部门负责人签字确认。

2.备用金核销：报销单经部门负责人签字确认后，按以下权限进行审批：

-金额在1000元及以下：部门负责人审批。

-金额在1000元以上至5000元：部门负责人初审，财务部经理复审。

-金额在5000元以上至10000元：部门负责人初审，财务部经理复审，总经理终审。

-金额在10000元以上：部门负责人初审，财务部经理复审，总经理终审，并需提交董事会审批。

3.核销流程：报销单经审批通过后，由财务部进行核销。核销时，财务部应核对报销单及相关凭证，确保无误后，从备用金中扣除相应金额，并将报销单存档备查。

4.备用金补足：报销核销后，财务部应根据各部门或员工的备用金使用情况，及时补足备用金，确保其正常使用。

五、备用金的盘点与审计

1.备用金盘点：财务部应定期对各部门或员工的备用金进行盘点，盘点周期原则上为每月一次。盘点时，应核对备用金账目与实物，确保账实相符。如发现不符，应及时查明原因，并采取相应措施。

2.备用金审计：财务部应定期对备用金的管理情况进行审计，审计周期原则上为每半年一次。审计内容包括备用金的申请、审批、使用、报销、盘点等环节，确保备用金管理的规范化和制度化。

3.审计结果处理：审计发现的问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。审计结果应向酒店管理层报告，并作为改进备用金管理的重要依据。

六、备用金的调整与取消

1.备用金调整：各部门或员工因工作需要，需调整备用金限额时，应填写《备用金调整申请单》，详细列明调整原因及调整后的限额。申请单经部门负责人签字确认后，按本制度规定的审批权限进行审批。审批通过后，财务部应及时调整备用金限额，并补足或扣除相应金额。

2.备用金取消：各部门或员工因工作变动或其他原因，不再需要使用备用金时，应填写《备用金取消申请单》，详细列明取消原因。申请单经部门负责人签字确认后，按本制度规定的审批权限进行审批。审批通过后，财务部应及时取消备用金，并将剩余备用金进行核销。

七、备用金的管理责任

1.部门责任：各部门负责人对本部门备用金的管理负总责，应确保备用金的使用符合规定用途，并定期向财务部报告备用金的使用情况。

2.员工责任：员工应严格遵守本制度，妥善保管备用金，并及时报销。如发现备用金管理中的问题，应及时向财务部报告。

3.财务部责任：财务部对备用金的管理负总责，应确保备用金的申请、审批、使用、报销、盘点等环