企业采购申请审批表供应商管理工具.docVIP

企业采购申请审批表供应商管理必备工具

一、适用工作场景

本工具适用于企业各类采购活动中的供应商管理与审批流程，具体场景包括：

新供应商引入采购：当企业需要新增供应商采购原材料、设备或服务时，通过规范流程保证供应商资质合规、报价合理。

常规物资采购申请：针对生产运营所需的日常办公用品、零部件等标准化物资，需结合供应商历史合作情况与当前需求发起审批。

项目专项采购：企业开展新项目、技改项目等涉及大额或特殊供应商合作的采购，需严格筛选供应商并履行多级审批。

供应商绩效评估关联采购：根据供应商过往合作绩效（如质量、交货期、服务），决定后续采购合作优先级时，需同步更新审批记录。

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求发起与材料准备

由需求部门（如生产部、行政部）填写《企业采购申请审批表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预计单价、预算总额、用途说明及期望交货日期。

附《供应商初步筛选表》（含至少3家备选供应商名称、联系人、报价单及基础资质文件复印件，如营业执照、相关行业许可证等）。

需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部。

步骤2：供应商资质与方案审核

采购部收到材料后，重点审核以下内容：

（1）供应商资质文件是否在有效期内，经营范围是否匹配采购需求；

（2）报价单是否符合预算要求，价格是否合理（可通过市场比价或历史价格数据对比）；

（3）备选供应商是否存在合作不良记录（如质量投诉、延迟交货等）。

对通过资质审核的供应商，采购部可组织技术部门（如需）进行样品测试或方案评估，形成《供应商评估报告》，作为审批附件。

步骤3：多级审批流程执行

采购部将《采购申请审批表》《供应商初步筛选表》《供应商评估报告》等材料按审批层级流转：

（1）部门级审批：采购部负责人审核采购流程合规性及供应商匹配度；

（2）财务级审批：财务部核对预算合理性，评估资金支付风险；

（3）业务级审批：分管领导（如生产副总、行政总监）结合业务需求优先级审批；

（4）决策级审批：对于单次采购金额超过企业规定限额（如10万元）的，需提交总经理/总经理办公会最终审批。

各审批环节需在1-3个工作日内完成，逾期未反馈视为默认通过（紧急采购流程可适当缩短时限，需备注“紧急”字样）。

步骤4：合同签订与订单下达

审批通过后，采购部与选定供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务（如质量标准、交付时间、验收方式、付款条件、违约责任等），合同需经法务部门（如有）审核备案。

采购部根据合同《采购订单》，发送至供应商并同步抄送需求部门、财务部，订单信息需与审批表内容一致（如型号、数量、价格、交付日期）。

步骤5：供应商履约与绩效跟踪

需求部门按合同约定接收货物/服务，组织验收并填写《采购验收单》，重点核对质量、数量、交付时间是否符合要求，验收结果需双方签字确认。

采购部每季度更新《供应商绩效评估表》，从“产品质量合格率”“交货及时率”“服务响应速度”“价格稳定性”等维度对供应商进行评分（满分100分），评分结果作为后续合作优先级调整依据（如评分低于70分，暂停合作并要求整改；评分90分以上，优先纳入长期供应商名录）。

三、核心工具模板

（一）企业采购申请审批表

申请单号

申请部门

申请人

申请日期

采购类别

□原材料□设备□服务□办公用品□其他

预算金额（元）

实际采购金额（元）

采购物品/服务详情

名称：________________________规格型号：________________数量：________________用途：________________

供应商信息

名称1：________________联系人：________________报价：________________资质编号：________________名称2：________________联系人：________________报价：________________资质编号：________________名称3：________________联系人：________________报价：________________资质编号：________________

需求部门意见

负责人签字：______________日期：______________（备注：是否紧急、特殊要求等）

采购部审核意见

负责人签字：______________日期：______________（备注：资质审核结果、价格合理性说明）

财务部审核意见

负责人签字：______________日期：______________（备注：预算符合性、资金安排建议）

分管领导审批意见

签字：______________日期：______________