财务管理报销审批流程工具.docVIP

财务管理日常报销审批流程通用工具

一、适用范围与业务背景

本工具适用于公司各部门日常运营中产生的各类合规费用报销审批，涵盖办公费用、差旅费用、业务招待费用、小额采购费用等场景。通过标准化流程，明确各环节职责，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，同时提升报销效率，保障财务管理工作有序开展。

二、操作流程详解

（一）申请准备阶段

费用发生与票据收集

申请人需在费用发生前确认其符合公司费用管理规定，费用发生后及时收集合规票据（如费用明细单、行程单等，保证票据与实际业务一致），并核对票据信息的完整性（如日期、金额、业务内容等）。

填写报销申请表

申请人登录公司财务系统或使用指定表单，完整填写《日常费用报销申请表》，内容包括：

基本信息：申请人姓名*、所属部门、申请日期、联系方式；

费用明细：费用项目（如“办公用品采购”“市内交通费”）、发生日期、金额、业务简要说明（如“项目会议材料采购”“拜访客户交通费用”）；

附件清单：列明所附票据名称及数量（如“费用发票3张，金额合计580元”）。

（二）部门初审阶段

部门负责人审核

申请人将填写完整的报销申请表及附件提交至部门负责人*，部门负责人需在2个工作日内完成审核，重点关注：

费用发生的真实性：是否为部门日常运营必需，是否符合预算范围；

业务合理性：费用内容是否与部门职责相关，金额是否在合理区间；

表单完整性：信息填写是否完整，附件是否齐全。

审核结果处理

审核通过：部门负责人在“部门审批意见”栏签字确认，并注明“同意报销”，流转至财务部门；

审核不通过：部门负责人需注明具体原因（如“超预算”“业务内容不清晰”），退回申请人补充或修改。

（三）财务复核阶段

财务专员合规性审核

财务部门接收报销申请后，由财务审核员*在3个工作日内完成复核，审核要点包括：

票据合规性：票据是否真实有效，抬头、税号等信息是否准确，是否符合公司票据管理规定；

金额准确性：报销金额与票据金额、附件清单是否一致，计算是否无误；

流程完整性：部门审批是否完成，表单必填项是否填写完整。

复核结果反馈

复核通过：财务审核员在“财务审核意见”栏签字确认，标注“合规”，并根据公司授权分级提交至相应领导审批；

复核不通过：财务审核员注明问题（如“票据日期与业务日期不符”“缺少附件说明”），退回申请人补充材料。

（四）领导审批阶段

根据报销金额分级审批，保证审批权责匹配：

小额费用（≤5000元）：由部门负责人及财务审核员签字后，直接由分管领导*审批；

大额费用（＞5000元）：需经分管领导审核后，提交至总经理*最终审批。

领导需在2个工作日内完成审批，重点关注费用支出的必要性及是否符合公司战略目标，审批意见需明确“同意”或“不同意”，并注明理由。

（五）出纳付款阶段

审批通过后付款

出纳*收到审批完成的报销申请后，核对最终审批意见及金额，确认无误后，通过银行转账或现金方式向申请人支付报销款项，付款时限为1个工作日内。

付款凭证归档

出纳在付款完成后，在“出纳付款”栏签字确认，并注明付款日期、方式，同时将付款凭证与报销申请表一并归档。

（六）资料归档阶段

整理归档资料

每月月末，财务部门将本月已完成的报销申请表（含附件、审批意见、付款凭证）按部门分类整理，保证资料齐全、顺序清晰。

电子化存档

将纸质资料扫描存档至公司财务管理系统，保存期限不少于5年，便于后续查询与审计。

三、表单模板示例

日常费用报销申请表

基本信息

申请人姓名*

所属部门

申请日期

年月日

联系方式

费用明细

费用项目

（如：办公用品费）

发生日期

年月日

金额（元）

业务说明

（简要描述费用用途）

附件清单

附件名称

数量

（如：费用票据）

张

（如：明细单）

张

审批意见

部门负责人签字*

日期：年月日

财务审核员签字*

日期：年月日

分管领导签字*

日期：年月日

总经理签字*

日期：年月日

出纳付款签字*

日期：年月日

四、关键要点提示

（一）时间管理要求

申请人需在费用发生后10个工作日内提交报销申请，逾期未提交需向部门负责人说明原因，特殊情况需经分管领导批准；

各审批环节需在规定时限内完成，不得无故拖延，如遇特殊情况需及时反馈至财务部门协调处理。

（二）附件规范要求

附件需与报销内容直接相关，保证票据清晰、无涂改，复印件需注明“与原件一致”并签字确认；

业务招待费用需附接待对象、事由、参与人员等说明材料；差旅费用需附行程单、住宿清单等。

（三）金额与预算控制

报销金额需严格控制在部门预算范围内，超预算部分需提前提交预算调整申请，经审批后方可报销；

同一费用项目不得拆分报销以规避审批权限，保证费用支出的真实性。

（四）特殊情况处理

对于紧急费用（如突发维修、应急采购），可先通过口头或邮件向分管领导报备，费用发生后2