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业务合同规范化管理模板

一、适用范围与典型场景

新业务合作：企业与供应商、客户、合作伙伴首次签订采购、销售、服务、技术合作等合同时用于明确双方权利义务；

合同续签与变更：现有合同到期需续签，或因业务需求调整（如标的、金额、履行期限等）需变更原合同时；

长期项目履约：涉及分阶段履行、长期服务（如年度框架协议、长期运维服务）的合同过程管控；

内部审批流程：跨部门（如业务部门、法务部门、财务部门）协同完成合同的起草、审核、审批及签署流程。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与需求提报

需求部门发起：业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、核心需求（如采购数量、服务内容、预算金额）、预计履行期限等，部门负责人签字确认后提交至法务部门。

材料准备：需求部门同步收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等，需加盖合作方公章），保证合作方为合法存续的法人或其他组织，避免与无资质主体签约。

（二）合同起草与内容审核

法务部门牵头起草：法务部门根据《合同立项申请表》及合作方提供的材料，参照本模板（见模板2）起草合同文本，重点明确以下核心条款：

合同主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

标的物/服务内容（名称、规格、型号、数量、质量标准等，需具体可量化）；

权利义务（双方主要责任、交付/验收标准、付款方式及期限等）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围等，需明确且合理）；

争议解决方式（约定诉讼或仲裁，明确管辖机构/仲裁地）；

合同生效条件及期限（如“自双方法定代表人或授权代表签字并盖章之日起生效”）。

业务部门审核：法务部门起草完成后，反馈至需求部门，业务部门重点核对合同内容是否与业务需求一致（如标的、数量、价格、交付时间等），保证无遗漏或偏差，部门负责人签字确认。

法务部门合规审核：法务部门对合同文本进行最终合规性审查，重点审核：

主体资格是否合法；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《公司法》等）及企业内部制度；

权利义务是否对等，是否存在显失公平条款；

违约责任、争议解决等风险控制条款是否完善。

审核通过后，法务部门在合同文本上标注“合规审核通过”并签字；需修改的，明确修改意见并退回业务部门重新调整。

（三）内部审批与签署授权

分级审批流程：根据合同金额、类型及风险等级，按企业《合同管理办法》规定履行审批程序（示例）：

低风险合同（如金额≤10万元的标准服务合同）：业务部门负责人→法务部门负责人→分管副总审批；

中等风险合同（如10万元＜金额≤50万元或涉及核心业务的采购/销售合同）：业务部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管副总→总经理审批；

高风险合同（如金额＞50万元、重大合作项目或涉外合同）：在中等风险审批基础上，增加总经理办公会审议环节。

审批过程中，各部门需在3个工作日内完成审核，逾期未反馈视为默认通过。

签署授权：审批通过后，由法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》，见模板3）代表企业签署合同。签署时，合同文本需为最终版本，严禁在空白合同上盖章；若涉及多页合同，需加盖骑缝章。

（四）合同履行与过程管控

履行跟踪：业务部门为合同履行第一责任人，需建立《合同履行跟踪表》（见模板4），定期记录合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点等），对延迟履行或异常情况及时预警，并同步至法务及财务部门。

验收与确认：合同标的物/服务交付后，业务部门需按合同约定的质量标准组织验收，形成书面《验收报告》（需双方签字/盖章确认），作为付款及结算依据。

变更与解除：履行过程中需变更或解除合同的，应由业务部门提出书面《合同变更/解除申请》，说明原因及替代方案，经原审批流程审批通过后，签订《合同变更协议》或《合同解除协议》，明确变更后的权利义务或终止后的善后处理（如已履行部分的结算、违约责任承担等）。

（五）合同归档与后续管理

归档范围：合同文本及附件（包括立项申请、审批材料、主体资格证明、授权委托书、验收报告、变更/解除协议等）均需纳入归档范围。

归档流程：合同签署后10个工作日内，由业务部门将全套材料整理成册，移交至档案管理部门归档。档案管理部门按“一合同一档”原则编号、登记，保证档案完整、可追溯。

保管期限：根据合同类型及法律法规要求确定保管期限（如一般合同保管不少于10年，重大合作合同、涉外合同保管不少于20年），保管期满后按规定销毁并留存销毁记录。

三、核心模板结构

模板1：合同立项申请表

申请部门

申请日期

合同编号（预填）

合作方名称

统一社会信用代码

合作方联系人

职务

联系方式

合同类型□采购□销售□服务□技术合作□其他

预算金额

人民币（大写）

核心业务需求

（详细说明合作背景、标的物/服务内容、数量、质量标准