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记录管理制度

一、总则

为规范组织内部记录的创建、收集、整理、保管、利用和处置，确保记录的真实性、完整性、准确性和安全性，提高记录管理效率，促进组织信息化建设，特制定本制度。

二、记录的定义与分类

（一）记录的定义

记录是指组织在履行职责、开展业务过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的信息载体，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。

（二）记录的分类

1.根据记录的来源，可分为内部记录和外部记录。

（1）内部记录：指组织内部各部门、各岗位在履行职责过程中形成的记录。

（2）外部记录：指组织与外部机构、个人在业务往来中形成的记录。

2.根据记录的性质，可分为事务性记录、业务性记录、财务性记录、法律性记录等。

（1）事务性记录：指组织日常事务管理中形成的记录，如会议记录、工作计划、工作总结等。

（2）业务性记录：指组织在业务活动中形成的记录，如合同、订单、发票等。

（3）财务性记录：指组织财务活动中形成的记录，如资产负债表、现金流量表、成本核算表等。

（4）法律性记录：指组织在法律事务中形成的记录，如诉讼文件、仲裁文件、合同纠纷处理记录等。

三、记录管理职责

（一）各部门负责人

1.负责本部门记录管理工作的组织实施，确保本部门记录管理的规范性和有效性。

2.确定本部门记录的分类、保管期限和处置方式，并报记录管理部门备案。

3.监督本部门员工记录管理行为的合规性，对违反本制度的行为进行查处。

（二）记录管理部门

1.负责组织内部记录管理制度的制定、修订和解释工作。

2.负责组织内部记录的分类、整理、保管、利用和处置工作的指导和监督。

3.负责组织内部记录管理信息的统计、分析和报告工作。

4.负责组织内部记录管理人员的培训和考核工作。

（三）记录管理人员

1.负责具体记录的收集、整理、保管、利用和处置工作。

2.确保记录的真实性、完整性、准确性和安全性。

3.及时向记录管理部门报告记录管理工作中发现的问题和建议。

四、记录的创建与收集

（一）记录的创建

1.各部门、各岗位在履行职责过程中，应当及时、准确地创建记录。

2.记录的创建应当符合组织的相关规定和标准，确保记录的规范性和一致性。

3.记录的创建应当使用统一的记录格式和标识，便于记录的管理和利用。

（二）记录的收集

1.记录管理人员应当定期或不定期地收集各部门、各岗位的记录。

2.收集记录时，应当核对记录的完整性、准确性和安全性，对不符合要求的记录进行补充或更正。

3.收集记录时，应当做好记录的交接手续，确保记录的连续性和可追溯性。

五、记录的整理与分类

（一）记录的整理

1.记录管理人员应当对收集到的记录进行整理，包括分类、排序、编号、标注等。

2.整理记录时，应当遵循记录的形成规律和利用需求，确保记录的条理性和易查性。

3.整理记录时，应当做好记录的标识工作，便于记录的识别和利用。

（二）记录的分类

1.记录的分类应当根据记录的定义和分类进行，确保分类的准确性和一致性。

2.记录的分类应当采用统一的分类标准和方法，便于记录的管理和利用。

3.记录的分类应当定期进行审核和调整，确保分类的时效性和适用性。

六、记录的保管与安全

（一）记录的保管

1.记录的保管应当根据记录的分类、保管期限和处置方式进行，确保记录的规范性和安全性。

2.记录的保管应当采用适当的保管方法和设备，如纸质文件的档案柜、电子文件的存储设备等。

3.记录的保管应当定期进行检查和维护，确保记录的完好性和可用性。

（二）记录的安全

1.记录的安全应当包括防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等措施，确保记录的物理安全。

2.记录的安全应当包括备份、恢复、加密等措施，确保记录的电子安全。

3.记录的安全应当包括访问控制、权限管理、审计跟踪等措施，确保记录的访问安全。

七、记录的利用与共享

（一）记录的利用

1.记录的利用应当遵循合法、合规、高效的原则，确保记录的合理利用。

2.记录的利用应当符合组织的相关规定和标准，确保记录的规范性和一致性。

3.记录的利用应当做好记录的借阅、复制、传递等工作，确保记录的连续性和可追溯性。

（二）记录的共享

1.记录的共享应当遵循内部审批、外部授权的原则，确保记录的合理共享。

2.记录的共享应当符合组织的相关规定和标准，确保记录的规范性和一致性。

3.记录的共享应当做好记录的交接手续，确保记录的连续性和可追溯性。

八、记录的处置

（一）记录的处置原则

1.记录的处置应当遵循合法、合规、安全的原则，确保记录的合理处置。

2.记录的处置应当符合组织的相关规定和标准，确保记录的规范性和一致性。

3.记录的处置应当做好记录的销毁、归档等工作，确保记录的连续性和可追溯性。