公司行政管理制度(精选5篇).docxVIP

公司行政管理制度(精选5篇)

第一篇文件与印章管理细则

一、目的与适用范围

为统一公司内外部文件格式、流转路径、保管年限及印章使用权限，降低法律风险，提升行政效率，特制定本细则。适用于总部及各分支机构所有纸质、电子公文、合同、证明、介绍信、公章、财务章、法人章、合同章、业务章、电子签章等。

二、文件分类与编号规则

1.行政类：XZ-年份-序号（三位流水），如XZ-2024-001。

2.人事类：RS-年份-序号。

3.财务类：CW-年份-序号。

4.业务类：YW-年份-序号。

5.项目类：XM-项目简称首字母-年份-序号。

编号由行政部统一分配，文件起草人须在正文右上角预留3×3cm空白供盖章与编号。

三、行文格式标准

1.页面：A4纵向，页边距2.5cm，行距固定值28磅，正文仿宋_GB2312四号。

2.结构：序号“一、”“（一）”“1.”“（1）”四级，不得跳级。

3.附件：如有，须在正文末行空一行顶格写“附件：1.×××2.×××”，电子档附件命名与正文编号一致。

4.版头：首页上方1/3处插入公司VI条形栏，含LOGO、公司中英文名称、地址、电话、网址，颜色仅限企业标准蓝。

四、审批权限矩阵

1.普通通知：部门经理起草→行政部经理核稿→分管领导签发。

2.人事任免：HR起草→HR总监审核→总经理签发。

3.对外合同：经办人拟稿→法务审查→财务总监评估→总经理批准→董事长授权。

4.付款申请：经办人→部门经理→财务经理→财务总监→总经理。

所有审批须在公司OA系统完成，系统外签字仅作备份，不具效力。

五、文件流转时限

1.普通行政文件：自收文起2个工作日内拟办，5个工作日内办结。

2.合同类：法务审查3个工作日，财务评估2个工作日，总时限不超过10个工作日。

3.加急文件：须在标题括号注明“加急”，时限减半，系统红色预警。

六、印章刻制与启用

1.需求部门填写《印章刻制申请表》，附营业执照复印件、法人身份证，行政部统一送公安局备案。

2.新章启用前须在《印章留样备案表》盖骑缝章，由行政、法务、财务三方签字确认，扫描件存入加密云盘。

七、印章保管

1.公章：行政部经理保管，存放于指纹保险柜，双锁双钥匙，另一把由法务经理保管。

2.财务章：财务经理保管，与法人章分人管理。

3.合同章：法务经理保管，借用需提前4小时OA申请，注明份数、用途、归还时间。

4.业务章：各分支机构指定行政专员保管，每月25日快递回总部复核。

八、印章使用流程

1.线上：OA系统填写《用印申请单》，上传PDF版文件，审批链全部绿灯后生成二维码。

2.线下：携二维码至印章室，行政专员扫码验证，打印《用印登记表》，双方签字。

3.禁止在空白页、空白合同、空白发票、空白介绍信上用印；特殊情形需董事长短信授权，24小时内补流程。

九、电子签章

1.采用CA机构颁发的USBKey数字证书，哈希算法SHA-256，密钥长度2048bit。

2.电子合同上传至第三方存证平台，生成唯一证据编号，返回PDF包存于档案系统。

3.每季度请第三方做穿透检测，出具《电子签章有效性报告》。

十、文件归档与销毁

1.纸质：次年3月31日前完成上年度归档，行政部统一打码、装盒、上架，保存期限：永久、30年、10年、5年四档。

2.电子：双备份，本地加密硬盘+异地阿里云OSS，版本号采用“v+年月日+两位流水”。

3.销毁：届满后由行政、法务、审计三方组成销毁小组，使用碎纸机≤2×2mm颗粒，电子档采用DoD5220.22-M标准擦除，填写《销毁确认单》，视频记录保存3年。

十一、违规责任

1.私自刻章：解除劳动合同，赔偿公司全部损失，移送公安机关。

2.擅自外借：部门负责人扣发当月绩效100%，情节严重者降职。

3.文件泄密：按《保密协议》执行，追加经济赔偿，涉嫌犯罪者移交司法。

十二、常用表单

1.《文件编号申请表》

2.《用印申请单》

3.《印章借用登记表》

4.《文件销毁确认单》

5.《合同评审表》

第二篇办公用品与固定资产管理

一、目的

规范请购、验收、入库、领用、调拨、维修、报废全流程，实现“零库存、快周转、责任到人”，降低闲置率与流失率。

二、分类

1.低值易耗品：单价≤500元，寿命1年，如签字笔、便利贴。

2.