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办公设备维护保养计划表

一、适用范围与典型应用场景

本计划表适用于各类企事业单位、学校、机关、医疗机构等拥有办公设备的组织，旨在通过系统化的维护保养，延长设备使用寿命、降低故障率、保障日常办公效率。典型应用场景包括：

新设备投入使用前：建立基础维护档案，明保证养周期与责任人；

设备使用满1年或进入高负荷运行阶段：评估设备现状，调整维护策略；

年度办公工作规划中：将设备维护纳入年度预算与管理计划；

设备故障频发或办公效率明显下降时：通过规范保养排查潜在问题，恢复设备功能。

二、计划制定与执行全流程

（一）全面梳理办公设备资产

操作目标：建立设备台账，明确设备基础信息，为后续维护提供依据。

具体步骤：

盘点范围：涵盖所有办公设备，包括计算机、打印机、复印机、投影仪、扫描仪、碎纸机、空调、饮水机等（可根据实际需求增删设备类型）。

登记信息：记录每台设备的设备名称、型号规格、序列号、购买日期、启用日期、所属部门、当前责任人等信息，可通过Excel或资产管理系统建档。

贴标管理：为每台设备粘贴唯一资产标签（含编号或序列号），便于快速识别与核对。

（二）评估设备现状与使用需求

操作目标：根据设备类型、使用频率、历史故障等，确定维护优先级与保养周期。

具体步骤：

分类评估：

高频设备：如部门打印机、公用计算机（每日使用超4小时），需缩短维护周期；

中频设备：如个人办公电脑、投影仪（每周使用3-4次），采用常规周期；

低频设备：如备用复印机、碎纸机（每月使用不足2次），可适当延长周期。

分析历史数据：调取近1年设备故障记录，统计常见问题（如打印机卡纸、电脑散热不良等），针对性制定维护措施。

重要性分级：将设备分为“核心设备”（如服务器、部门主打印机）、“辅助设备”（如扫描仪、饮水机），核心设备需增加维护频次与深度。

（三）制定维护保养内容与周期

操作目标：明确不同设备的维护类型、具体操作及时间节点，保证维护工作标准化。

具体步骤：

维护类型划分：

日常保养：每日/每周由使用人完成，简单清洁与状态检查；

定期维护：每月/每季度/每年由专业技术人员或指定责任人完成，深度检查与部件更换；

故障维修：设备出现故障时，及时报修并记录处理过程。

明确维护内容（以常见设备为例）：

计算机：日常清理键盘灰尘、屏幕指纹；定期检查系统运行状态、清理内部灰尘、检测硬件功能；

打印机：日常更换墨盒/硒鼓、清理纸屑；定期清洁打印头、检查齿轮磨损、更换老化的搓纸轮；

空调：日常清洗过滤网；定期检查制冷剂压力、清理蒸发器、测试运行噪音。

设定维护周期：根据设备评估结果，制定《设备维护周期表》（参考下表），明确各项维护的具体时间。

（四）分配责任人与沟通机制

操作目标：保证维护工作有人落实，问题及时反馈。

具体步骤：

明确责任分工：

使用人：负责日常保养（如清洁、简单检查），发觉异常及时上报；

部门负责人：监督本部门设备维护执行情况，协调资源配合定期维护；

IT/行政部：负责定期维护、故障维修及技术指导，建立维护档案。

建立沟通渠道：通过OA系统、工作群或纸质报修单，畅通故障反馈与维护进度查询路径，明确响应时限（如一般故障24小时内处理，重大故障2小时内到场）。

（五）记录与反馈维护过程

操作目标：留存维护记录，为后续优化计划提供数据支持。

具体步骤：

填写维护记录：每次维护后，由执行人填写《办公设备维护保养记录表》（详见模板），内容包括维护日期、设备信息、维护内容、结果、执行人等。

定期汇总分析：每月/每季度由IT/行政部汇总维护记录，统计故障率、常见问题类型、维护成本等，形成《设备维护分析报告》。

动态调整计划：根据分析结果，对高故障设备增加维护频次，对老化严重的设备提出更换建议，持续优化维护计划。

三、办公设备维护保养计划表（模板）

（一）设备维护周期表（示例）

设备类型

设备名称

型号规格

维护类型

维护周期

主要维护内容

责任人

计算机

部门公用电脑

ThinkPadT14

日常保养

每日下班前

清理键盘灰尘、关闭电源

使用人*小张

定期维护

每季度末

清理内部灰尘、检测硬盘健康度

IT部*工

打印机

部门激光打印机

HPM404dn

日常保养

每次打印后

清理纸屑、检查墨盒余量

使用人*

定期维护

每半年

清洁打印头、更换搓纸轮

IT部*王工

空调

办公室空调

格力KFR-35

日常保养

每周

清洗过滤网、检查出风口是否通畅

使用人*赵五

定期维护

每年入夏前

检查制冷剂、测试制热功能

外部维修商

（二）办公设备维护保养记录表（模板）

序号

设备名称

型号规格

序列号

所属部门

维护类型

维护日期

维护内容简述

执行人

维护结果（正常/异常及处理）

备注

1

部门打印机

HPM404dn

CN56

市场部

定期维护

2024-03-31

清洁打印头、更换