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采购申请审批流程模板成本控制利器

一、适用范围与典型应用场景

日常运营采购：如办公用品、生产耗材、后勤物资等常规物资的采购申请，保证支出与实际需求匹配；

专项项目采购：如设备更新、工程材料、服务外包等项目类采购，通过流程管控避免预算超支；

预算内外采购：区分预算内采购（需核对预算科目余额）和预算外采购（需额外说明必要性及资金来源）；

紧急与非紧急采购：明确紧急采购的简化流程与常规采购的标准化流程，平衡效率与风控。

二、采购审批流程操作步骤详解

核心目标：通过“需求提报-预算核验-必要性审核-价格比价-分级审批-执行跟踪”的闭环流程，实现采购成本的事前预防、事中控制、事后追溯。

步骤1：采购申请发起（申请人）

操作内容：申请人根据实际需求，填写《采购申请审批单》（模板见第三部分），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、采购理由（如“替换报废设备”“补充库存不足”等）、预算科目（如“办公费-耗材”“制造费用-备件”）及资金来源（如“年度预算内”“专项拨款”）。

成本控制要点：预估单价需参考历史采购数据或市场公允价，避免虚高；采购理由需清晰、具体，杜绝“为采购而采购”的盲目性。

步骤2：部门初审（部门负责人）

操作内容：部门负责人审核采购需求的必要性和合理性，重点确认：

采购物品/服务是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁代替购买）；

数量是否符合实际使用需求，是否存在过量采购；

预算科目是否准确，预算内采购需核对科目余额是否充足。

输出结果：通过则流转至下一环节；不通过则注明理由退回申请人修改。

步骤3：复核（采购部/财务部）

操作内容：

采购部：审核采购方式的合规性（如是否需招标、询价、比价）、供应商选择的合理性（如优先选择合作良好、价格优的合格供应商）；

财务部：重点审核预算匹配度（预估总价是否超预算科目余额）、成本效益（大额采购需提供成本分析，如“新设备预计降低能耗%”）。

成本控制要点：对单笔采购金额超过[企业设定阈值，如5000元]的，要求提供至少2家供应商的书面报价单作为比价依据。

步骤4：分级审批（管理层）

操作内容：根据采购金额分级审批，明确审批权限：

小额采购（如≤5000元）：由采购部经理审批；

中额采购（如5000-50000元）：由分管副总审批；

大额采购（如＞50000元）：由总经理/决策委员会审批，必要时需提交董事会审议。

审批重点：管理层从战略层面审核采购事项是否符合公司发展规划，是否影响整体成本目标。

步骤5：采购执行与跟踪（采购部）

操作内容：审批通过后，采购部根据审批结果执行采购，保证实际采购内容（名称、规格、数量、价格）与审批单一致；采购完成后，将合同、订单、供应商发票等资料同步归档。

成本控制要点：若实际采购价超过预估价10%以上，需重新提交审批说明原因（如市场价格波动、规格升级等）。

步骤6：费用报销与复盘（财务部/采购部）

操作内容：采购部凭审批单、合同、发票等单据申请报销；财务部核对单据一致性后付款；采购部定期（如每月/每季度）汇总采购数据，分析成本波动原因，提出优化建议（如调整供应商、优化采购批次等）。

三、采购申请审批单模板（成本控制版）

采购申请单号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

*某某

采购物品/服务名称

（填写具体名称，如“A4打印纸”“型号机床维修服务”）

规格型号

（如“80g/500张”“含人工及备件”）

数量

单位

（如“箱”“台”“次”）

预估单价

（元）

预估总价

（元）

预算科目

（如“管理费用-办公费”）

预算金额

（元）

采购理由

（详细说明必要性，如“Q3库存不足，需补充生产用耗材；现有设备故障频发，需紧急维修以保障生产进度”）

成本控制措施

（如“已对比3家供应商报价，最低价低于市场均价5%；本次采购为批量采购，可享受8折优惠”）

供应商信息

（可选，如“供应商名称：公司；联系人：某某；联系方式：-*”）

部门初审意见

签字

*某某

审核意见：1.需求必要性：□合理□需调整（说明：______）2.预算匹配度：□充足□不足（说明：______）3.数量合理性：□合理□超量（说明：______）

采购部复核意见

签字

*某某

审核意见：1.采购方式：□比价□招标□单一来源（说明：______）2.供应商选择：□符合要求□需重新筛选（说明：______）3.预估价格合理性：□合理□偏高（说明：______）

财务部复核意见

签字

*某某

审核意见：1.预算科目准确性：□准确□需调整（说明：______）2.成本效益分析：□通过□需补充说明（说明：______）3.付款方式：□符合财务制度□需调整（说明：______）

审批意见

（分级填写，如≤5000元由采购经理审批