企业人事管理档案信息表模板.docVIP

一、适用场景

本档案信息表适用于企业人力资源管理部门对员工全生命周期信息的系统化管理，具体场景包括：新员工入职建档、在职员工信息变更维护、人事档案年度核查、员工异动（晋升/调岗/离职）记录更新、以及内部人事信息查阅与统计等。通过标准化信息采集与存储，保证人事数据的完整性、准确性与安全性，为企业人力资源规划、薪酬管理、职业发展评估等提供数据支撑。

二、操作流程指南

1.信息收集与核对

新员工入职：人力资源部向员工收集入职材料（证件号码复印件、学历学位证明、体检报告等），核对材料信息与员工实际信息是否一致，保证无遗漏或错误。

在职员工信息变更：员工如发生联系方式、住址、学历等关键信息变更，需提交书面变更申请及证明材料，HR专员核对后更新档案。

2.档案信息填写

依据本模板表格逐项填写，保证信息真实、完整、字迹清晰（电子档需统一格式，避免使用特殊符号）。

基本信息栏中“姓名”需与证件号码一致，“证件号码号”需核对无误；教育背景、工作经历等信息需按时间倒序排列（最近的在前）。

3.审核与确认

HR专员填写完成后，交由部门负责人及人力资源部经理交叉审核，重点检查信息逻辑性（如入职时间与工作经历衔接、学历与岗位匹配度等）及完整性。

审核通过后，员工本人需在“员工确认”栏签字（电子档可备注“员工已确认”），保证信息无异议。

4.档案归档与存储

纸质档案需装入统一档案袋，标注员工姓名及工号，存放于专用档案柜，按部门或工号分类排序；电子档案需加密存储，定期备份，防止数据丢失。

档案调阅需经人力资源部负责人审批，填写《档案查阅登记表》，记录查阅人、时间、用途及归还情况，保证档案安全。

5.定期更新与维护

每年度末开展档案核查，核对在职员工信息是否与实际情况一致（如合同到期日、培训记录等）。

对离职员工档案，需在离职手续办结后30日内完成信息封存，标注“离职”及离职日期，单独存放保管（保管期限按企业档案管理规定执行）。

三、企业人事管理档案信息表模板

（一）基本信息

项目

内容

项目

内容

姓名

*某

性别

□男□女

出生日期

年月日

民族

证件号码号

*（仅后四位显示）

婚姻状况

□未婚□已婚□其他

入职日期

年月日

转正日期

年月日

工号

所属部门

现任岗位

岗位级别

劳动合同类型

□固定期限□无固定期限

合同期限

自年月日至年月日

联系方式

*

紧急联系人

紧急联系人电话

*

现居住地址

（二）教育背景

起止时间

学校名称

专业名称

学历

学位

证明材料编号

年月-年月

□高中

年月-年月

□大专

□学士

年月-年月

□本科

□硕士

（三）工作经历

起止时间

公司名称

所属部门

担任职务

工作内容简述

证明人

联系方式

年月-年月

*

年月-年月

*

（四）企业内培训与考核记录

培训/考核时间

培训/考核项目名称

主办部门

结果/等级

证书编号（如有）

年月

年月

（五）奖惩记录

日期

奖惩类型（□奖励□处分）

事由简述

审批部门

处理结果

备注

年月

□奖励

年月

□处分

（六）其他信息

项目

内容

项目

内容

社保公积金账号

*

银行卡号

（开户行：）

职业资格证书

（如：会计师、工程师等）

技能等级

□初级□中级□高级

备注

（如：兼职、特殊岗位资质等）

四、使用提示

信息真实性：所有栏位内容需真实反映员工实际情况，严禁虚构或隐瞒关键信息（如学历、工作经历等），虚假信息将影响员工权益及企业合规性。

动态更新：员工信息发生变化时（如联系方式、岗位调整等），需在15个工作日内提交更新申请，保证档案信息与实际同步。

保密管理：人事档案属企业机密，仅人力资源部授权人员可查阅，严禁泄露员工隐私信息（如证件号码号、家庭住址等），违者按企业制度追责。

格式规范：填写时需使用简体中文，日期格式统一为“年/月/日”，电子档字体为宋体五号，行间距1.5倍，保证清晰易读。

离职员工处理：离职员工档案需在离职手续办结后单独归档，保留期限不少于法定最低要求（通常为离职后2年），涉及劳动争议的档案需延长保留至争议解决完毕。