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财务电算化操作规范手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范本单位财务电算化工作，保证会计信息处理和存储的合法、安全、准确、完整，提高会计工作效率和财务管理水平，依据国家相关会计法律法规及财政部门关于会计电算化工作的管理规定，结合本单位实际情况，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于单位内所有涉及财务电算化系统操作的人员，包括财务部门全体人员及其他经授权使用财务系统的相关人员。凡使用本单位财务电算化系统进行会计核算、财务管理及相关业务处理的，均须遵守本规范。

1.3基本原则

财务电算化操作应遵循合法性、准确性、安全性、及时性、规范性原则。操作人员须严格按照岗位职责和业务流程进行操作，确保会计数据的真实可靠和会计信息的有效利用。

第二章岗位设置与职责权限

2.1岗位设置

根据会计电算化工作的特点和内部控制要求，财务部门应合理设置电算化岗位，一般可包括：系统管理员、账套主管、凭证录入员、凭证审核员、记账员、报表编制员、出纳员、数据管理员等。各岗位可根据实际情况进行合并或调整，但必须符合不相容岗位分离原则。

2.2职责划分

各岗位人员应明确其在财务电算化系统中的职责范围：

系统管理员：负责财务电算化系统的日常运行维护、用户权限分配与管理、系统安全设置、软硬件故障协调处理等。

账套主管：负责所管辖账套的参数设置、年度账管理、结账工作的监督，以及对所辖账套会计数据的准确性、完整性负责。

凭证录入员：根据原始凭证准确、及时地在系统中录入会计凭证，并对录入数据的真实性、合法性和完整性负责。

凭证审核员：对录入的会计凭证进行严格审核，确保凭证内容与原始凭证一致，会计科目运用正确，借贷平衡，手续完备。

记账员：在凭证审核通过后，执行记账操作，并负责账务数据的查询和核对。

报表编制员：根据账簿数据及报表编制要求，准确生成各类会计报表，并进行必要的审核。

出纳员：负责现金、银行存款业务的录入、核对，以及与银行对账等工作。

数据管理员：负责会计数据的定期备份、归档与保管，确保数据安全。

2.3权限管理

财务电算化系统应严格执行权限分离制度。系统管理员根据岗位职责为每个用户分配唯一的操作账号和相应的操作权限，严禁越权操作。用户密码应定期更换，确保安全保密，不得转借或泄露给他人。账套主管负责本账套内用户权限的具体分配和日常监督。

第三章系统初始化与日常操作规范

3.1系统初始化

系统初始化工作是财务电算化的基础，应由系统管理员和账套主管共同完成。初始化内容包括：账套建立、会计科目设置、初始余额录入、凭证类别设置、外币种类及汇率设置、结算方式定义等。初始余额录入完毕后，须进行试算平衡，并经财务负责人审核确认后方可启用系统。

3.2凭证处理

3.2.1凭证录入

录入员应根据审核无误的原始凭证，在系统中逐笔录入会计凭证。录入时应确保摘要简明扼要，科目运用准确，借贷金额相等，附件张数完整。对于需要进行辅助核算的科目，须同时录入相关辅助信息。录入完毕后，录入员应进行自检，无误后提交审核。

3.2.2凭证审核

审核员应认真核对录入凭证与原始凭证的一致性，重点检查凭证日期、摘要、科目、金额、附件及相关审批手续是否齐全、合规。审核发现错误的凭证，应退回录入员修改；审核通过的凭证，方可进行记账处理。审核员不得审核本人录入的凭证。

3.2.3凭证修改与作废

已录入但未审核的凭证，由录入员直接修改；已审核未记账的凭证，须由审核员取消审核后，再由录入员修改。已记账的凭证，不得直接修改或删除，应采用红字冲销法或补充登记法进行更正，并在摘要中注明原凭证号及更正原因。

3.3账务查询与期末处理

3.3.1账务查询

操作人员可根据工作需要，在权限范围内查询相关账簿数据，如总账、明细账、日记账等。查询结果不得随意打印、复制或传播。

3.3.2对账与结账

月末终了，应进行账证核对、账账核对、账实核对。核对无误后，由账套主管或指定人员进行结账操作。结账前，须确保所有本期业务已处理完毕，相关凭证已全部记账。结账后，系统进入下一会计期间，一般情况下不得反结账，特殊情况需经财务负责人批准，并由系统管理员执行。

3.4会计报表管理

会计报表应根据国家统一会计制度及单位内部管理要求，利用系统预设报表模板或自定义报表功能生成。报表编制完成后，报表编制员应进行数据核对，确保报表数据与账簿数据一致，表内、表间逻辑关系正确。生成的会计报表须经财务负责人审核签字后方可对外提供或上报。报表数据应妥善保存，便于后续查阅。

第四章固定资产与工资核算管理（根据实际情况选择）

4.1固定资产管理

若系统包含固定资产模块，应规范固定资产的增加、减少、折旧计提、盘点等操作。资产录入时应准确填写资产名称、规格型号、原值、使用部门、使用年限、折旧方法等信息。每月按时计提折旧，并生成折