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发文审批单填写规范与管理流程

一、引言

发文审批单作为组织内部公文流转与管理的核心载体，其规范填写与高效流转直接关系到公文质量、办文效率及组织决策的严肃性与权威性。为进一步加强内部管理，确保公文处理的规范化、制度化和科学化，明确各环节职责，特制定本规范与流程。本文件旨在为各部门及相关人员提供清晰的操作指引，以提升整体公文管理水平。

二、发文审批单的基本要素

标准的发文审批单应包含以下核心要素，以全面反映文件的产生背景、内容概要及流转过程：

1.文件标题：准确概括文件核心内容的规范化名称。

2.文件编号：由文书管理部门统一编制或按规定规则生成的唯一标识。

3.主送机关：文件的主要受理单位或个人。

4.抄送机关：需要知晓文件内容的其他单位或个人。

5.密级：根据文件内容涉密程度确定的等级（如公开、内部、秘密、机密、绝密）。

6.紧急程度：根据文件办理时限要求确定的等级（如平件、加急、特急）。

7.拟稿部门/拟稿人：负责起草文件的部门名称及具体拟稿人。

8.拟稿日期：文件起草完成的日期。

9.内容摘要：对文件核心内容的简要说明。

10.附件：随文附带的其他材料清单。

11.审批意见栏：包括部门负责人审核意见、相关职能部门会签意见、分管领导审核意见、单位主要领导签发意见等。

12.发文机关：正式对外或对内发文的机关名称。

13.成文日期：文件法定生效的日期。

三、发文审批单填写规范

（一）文件标题

文件标题应准确、简明、扼要，能够概括文件的主要内容和行文目的。避免使用含糊不清、过于笼统或堆砌修饰性词语的标题。标题中一般不使用标点符号，特殊情况除外。例如，“关于进一步加强XX工作的通知”，而非“关于那个XX事情我们要再加强一下的那个通知”。

（二）文件编号

文件编号应按照本单位公文管理规定的统一规则进行编制或填写。通常由单位代字、年份、顺序号组成。未经编号的文件不得正式印发。拟稿人无需自行编号，一般由文书管理部门在审核或签发后统一赋予。

（三）主送机关与抄送机关

1.主送机关：应明确、具体，是负责办理、答复或执行文件内容的主要机关。根据文件内容和隶属关系确定，一般只写一个主送机关，如需同时送多个机关，应分清主次，主送机关排列在前。

2.抄送机关：是需要了解文件内容或协助办理相关事宜的机关。抄送应本着精简、必要的原则，避免滥抄滥送。抄送机关名称应使用全称或规范化简称。

（四）密级与紧急程度

1.密级：根据国家保密法律法规及本单位保密规定，由拟稿人提出初步意见，经部门负责人审核后确定。密级分为绝密、机密、秘密三级，标注于文件首页左上角。非涉密文件无需标注。

2.紧急程度：根据文件的紧急程度和办理时限要求，标注“特急”、“加急”或“平件”。紧急文件应在标题右上角标注，并在审批单中注明。

（五）拟稿部门/拟稿人及日期

1.拟稿部门：填写具体负责起草该文件的部门全称。

2.拟稿人：填写文件起草人的真实姓名，并确保联系方式畅通，以便在审批过程中就相关问题进行沟通。

3.拟稿日期：填写文件最终起草完成并提交审批的日期，一般为年、月、日全称。

（六）内容摘要

简明扼要地概括文件的核心内容、主要观点、目的依据和希望达成的效果。摘要应精炼，字数不宜过多，能让审批人快速了解文件主旨。避免直接复制文件正文大段内容。

（七）附件

如有附件，应在审批单中逐一列明附件的标题和份数。附件是对正文内容的补充说明或支撑材料，其法律效力与正文等同。若无附件，则填写“无”。

（八）审批意见栏

1.拟稿人意见：简要说明文件起草的背景、依据、主要内容及需审批的事项，表明“请审核”或“请审阅”等明确态度。

2.部门负责人审核意见：对文件内容的政治性、政策性、准确性、合规性、完整性及格式规范性进行审核。同意则签署姓名、日期，并可注明“同意报请XX领导审批”；如有修改意见，应明确指出修改内容和理由；不同意则签署具体意见和理由。

3.会签意见：涉及其他部门职责范围的文件，需请相关部门会签。会签部门应认真研究文件内容，签署明确的会签意见、姓名和日期。如有不同意见，应与拟稿部门协商，协商不一致的，应在会签意见中注明。

4.分管领导审核意见：对分管领域内的文件进行审核，重点关注文件内容的必要性、可行性、政策把握及与相关工作的协调性。同意则签署姓名、日期；如有修改意见，应指示拟稿部门修改完善。

5.主要领导签发意见：单位主要负责人对文件进行最终审定并签署是否同意印发的意见。同意印发的，签署姓名、日期，并可注明“发”、“同意印发”等；不同意的，签署具体指示。

四、发文审批管理流程

（一）拟稿与提交

1.拟稿人根据工作需要起草文件初稿，并填写发文审批单。

2.文件初稿及审批单经本部门负责人审核通过后，