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产品说明书内容编辑与校对检查清单

一、适用范围与应用场景

本清单适用于各类产品说明书的编写、修订及最终审核环节，具体场景包括但不限于：

新产品上市前说明书的首次编制与校对；

旧版说明书因产品功能迭代、法规更新进行的修订版校对；

多语言版本说明书的翻译一致性校对；

客户反馈问题（如描述歧义、操作指引不清）后的说明书优化校对；

企业内部合规性审查前的内容预校对。

二、编辑与校对全流程操作步骤

（一）前期准备：明确需求与资料整合

需求确认

与产品、研发、法务部门沟通，明确产品核心功能、使用场景、目标用户（如普通消费者/专业技术人员）、适用法规（如GB5296.1《消费品使用说明》系列标准、欧盟CE认证要求等）。

确认说明书类型（如基础版、快速入门指南、详细技术手册），确定内容侧重点（如安全警示优先或操作步骤详细化）。

资料收集与整理

收集产品技术参数、设计图纸、测试报告、认证证书、安全风险评估表等原始资料。

整理旧版说明书（如有）及客户反馈问题清单，标注需修订的内容。

（二）内容框架搭建：逻辑结构化设计

标准章节划分

按产品特性及通用规范搭建通常包括：

封面（产品名称、型号、商标、生产企业信息）；

目录（章节标题及页码）；

产品概述（功能特点、适用范围、包装清单）；

安全警示（高风险操作、禁止行为、注意事项）；

规格参数（尺寸、重量、电源、功能指标等）；

安装与准备（开箱检查、组件说明、初始设置步骤）；

使用方法（操作流程、功能按键说明、常见场景应用）；

故障排除（问题现象、可能原因、解决措施）；

保养与维护（清洁方法、存放环境、更换周期）；

售后服务（保修政策、联系方式、配件购买渠道）；

附录（术语解释、电路图、合规声明等）。

逻辑顺序检查

保证章节排列符合用户认知逻辑（如先安全后使用，先简单后复杂），避免内容交叉重复。

（三）初稿撰写：内容准确性与规范性填充

核心内容撰写

按框架逐章节撰写，保证技术参数与产品实物一致（如型号“ABC-2024”不可误写为“ABC-2042”），功能描述与研发文档匹配（如“支持蓝牙5.3”需确认是否为实际配置）。

安全警示内容需单独成章，用“警告！”“注意！”等醒目标识，明确风险等级（如可能导致人身伤害的标注“危险”，可能导致设备损坏的标注“警告”）。

语言表达规范

使用简洁、易懂的中文，避免歧义表述（如“轻按开关”需明确“持续按压3秒”或“短按1次”）；

专业术语首次出现时加注解释（如“IP65防护等级（防尘、防喷水）”）；

统一称谓（如统一使用“用户”而非“消费者”“客户”混用）。

（四）内部校对：多维度自查与交叉审核

第一轮：内容完整性校对

检查是否覆盖所有必需章节（如法规要求的“安全警示”“售后服务”不可缺失）；

核对包装清单与实物组件是否一致（如“含电源适配器×1”需确认包装内实际数量）；

确认故障排除章节是否覆盖常见问题（如无法开机、连接失败等高频故障）。

第二轮：格式与一致性校对

统一字体、字号、行距（如标题用黑体三号，用宋体五号，1.5倍行距）；

检查图表编号与引用是否对应（如图1-1与中“如图1-1所示”一致）；

保证单位符号规范（如“mm”而非“毫米”，“V”而非“伏”），数字格式统一（如“2024年3月”而非“2024/03”）。

第三轮：用户视角可读性校对

以目标用户身份模拟操作，检查步骤是否清晰（如“步骤3：连接电源”是否需补充“电源适配器需插入产品接口A”）；

验证图文对应性（如安装步骤配图需与文字描述一致，避免配图缺失或错误）。

（五）合规性审查：法规与标准符合性验证

法规条款核对

对照《消费品使用说明总则》（GB5296.1）、《机械产品使用说明书编写规则》（GB/T9969）等国家标准，检查内容是否覆盖强制要求（如需标注“产品执行标准号”“生产日期”）；

特殊产品需额外审核行业规范（如医疗器械需符合《医疗器械说明书和标签管理规定》，电子产品需符合RoHS环保指令）。

知识产权与信息准确性

确认商标、专利信息已获得授权（如“?”商标符号需标注注册号）；

核对企业名称、地址、联系方式与营业执照一致，售后服务电话需为实际可用号码（此处仅作示例，实际填写需替换为真实联系方式）。

（六）终稿审核与发布：定稿确认与归档

多部门联签

由产品经理、研发工程师、法务专员、质量负责人依次审核，确认内容无误后在《说明书发布审批表》签字（审核人：产品经理、研发工程师、法务专员、质量负责人）。

版本管理

定稿文件命名格式为“产品名称_型号_V版本号_日期”（如“智能音箱_XY200_V2.1），保存源文件（如Word）及PDF终稿，并归档至企业文档管理系统。

发布与追溯

印刷版说明书需与终稿PDF核对颜色、排版；线上发布版本需锁定内容，避免随意修改；保留修订记