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财务部门报销流程指南

前言

为规范公司财务管理，明确报销流程，提高报销效率，确保各项费用支出的合规性、真实性与合理性，特制定本指南。本指南适用于公司全体员工，旨在帮助大家清晰了解报销的各个环节及注意事项，共同维护公司财务秩序。

一、报销前的准备与规范

报销是一项严谨的财务工作，前期的充分准备是确保报销顺利进行的基础。

（一）原始凭证的获取与审核

原始凭证是报销业务的基石，其真实性、合法性与完整性直接关系到报销的顺利与否。员工在发生费用支出时，应主动向对方索取符合规定的原始凭证，主要为发票。

1.发票基本要求：

*必须是国家税务部门监制的正规发票，印有清晰的发票监制章。

*发票抬头需准确填写公司全称及统一社会信用代码，不得有误。

*发票内容应详实、准确，注明具体商品名称、规格、数量、单价、金额等，避免开具笼统的“办公用品”、“日用品”等名称（若因特殊情况无法开具明细，需附盖有对方单位公章的购物清单）。

*发票金额大小写必须一致，字迹清晰，无涂改、挖补痕迹。

*发票需加盖开票单位的发票专用章，印章清晰完整。

2.其他凭证：除发票外，根据费用性质可能还需提供其他辅助证明材料，如：

*差旅费中的机票行程单、登机牌、酒店水单、交通票据等，需能与出差事由、时间、地点相对应。

*业务招待费需附经审批的《业务招待申请单》（如有规定），并简要注明招待对象、事由、人数等。

*采购类支出若涉及大额或长期合作供应商，可能需要附采购合同复印件。

（二）费用的合规性与预算控制

员工应在公司规定的费用报销范围内发生支出，严禁报销与公司业务无关的个人费用。各项费用支出应符合公司相关制度规定的标准，如差旅费补贴标准、业务招待费标准等。对于有预算控制的项目，报销金额不得超出预算额度。

（三）报销单的规范填写

1.选用正确表单：根据费用性质选择合适的报销单类型，如《差旅费报销单》、《费用报销单》等。

2.填写完整清晰：报销单各项内容（如报销部门、日期、报销人、费用事由、附件张数、金额等）均需填写完整、字迹清晰、不得涂改。

3.费用归类合理：将性质相同或相近的费用归集填写，便于财务审核与账务处理。

4.金额计算准确：各项费用金额计算无误，合计金额大小写一致。

5.附件粘贴整齐：将原始凭证（发票、行程单等）按照从小到大、从左到右的顺序整齐粘贴在报销单背面或粘贴单上，避免杂乱、重叠，确保凭证完好无损。

二、报销单的提交与审批

规范填写并整理好报销单据后，即可进入提交与审批环节。

（一）提交报销单

报销人将填写完整、附件齐全的报销单，按照公司规定的审批流程，提交给直接上级进行审核。

（二）逐级审批流程

1.部门负责人审核：直接上级（或部门负责人）对报销业务的真实性、费用的合理性以及报销单填写的完整性进行初步审核。审核通过后，签字确认并转至下一审批环节。

2.相关职能部门审核（如需）：对于特定类型的费用或超出一定标准的支出，可能需要经过相关职能部门（如行政部、法务部等）的审核。

3.财务部门审核：财务部门是报销业务的专业审核部门，主要审核以下内容：

*原始凭证的合规性、合法性、完整性及真伪性。

*报销金额计算的准确性。

*费用支出是否符合公司财务制度及相关政策规定。

*审批流程是否完整、合规。

财务审核过程中，如发现问题，将及时与报销人沟通，要求补充说明或更正。审核无误后，签字确认并提交至有权审批人审批。

4.总经理（或授权审批人）审批：根据公司授权审批制度，由总经理或其授权的高级管理人员对报销单进行最终审批。

三、报销款项的支付与到账

（一）财务付款处理

经过最终审批通过的报销单，将由财务部门负责付款处理。财务部门通常会定期（如每周固定时间）集中处理报销款项的支付。

（二）支付方式与到账时间

公司一般采用银行转账的方式支付报销款项，将款项直接汇入报销人提供的本人名下银行账户。请报销人确保在报销单上提供准确无误的银行账户信息（开户行、户名、账号）。

银行转账通常在财务付款操作后的1-3个工作日内到账，具体到账时间可能受银行处理周期影响。

四、特别注意事项

1.报销时效性：为保证财务核算的及时性与准确性，各项费用应在发生后的规定期限内（通常为一个月内，特殊情况除外）及时办理报销手续，避免跨年度报销（年末费用除外）。

2.禁止虚假报销：严禁任何形式的虚假报销、虚报冒领行为。一经发现，公司将依据相关规定严肃处理，情节严重者将追究法律责任。

3.沟通与咨询：员工在报销过程中如有任何疑问，应及时与本部门负责人或财务部门沟通咨询，以确保报销工作的顺利进行。

4.票据保管：在报销款项未到账前，报销人应妥善保管好原始凭证的复印件，以备不时之需。

结语

规范、高