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固定资产管理及盘点流程标准化工具

一、适用场景与目标

本工具适用于各类企业、事业单位及组织机构的固定资产全生命周期管理，涵盖资产新增、入库、日常维护、定期盘点、调拨、报废等核心环节。通过标准化流程，实现固定资产“账实相符、责任到人、流程规范、高效管理”的目标，降低资产流失风险，提升资产使用效率，为财务核算、审计合规及决策支持提供准确数据支撑。

二、标准化操作流程

（一）资产新增与入库管理

目标：保证新增资产信息准确、入库流程规范，为后续管理奠定基础。

步骤：

资产申购与审批

使用部门根据业务需求填写《固定资产申购单》，注明资产名称、规格型号、数量、预估金额、用途及使用人等信息。

按审批权限逐级审核（如部门负责人→行政部门→财务负责人→总经理），审批通过后启动采购。

资产验收与信息登记

资产到货后，由行政部门联合使用部门、财务部门共同验收，核对资产实物与申购单信息是否一致（如型号、数量、配置等），验收合格后填写《固定资产验收单》。

行政部门根据验收单，在固定资产管理系统中创建资产档案，唯一“资产编号”（规则：部门代码+年份+流水号，如“SCB2024001”），并录入以下信息：名称、规格型号、购置日期、原值、供应商、使用部门、责任人、存放地点等。

资产标签粘贴与入库

行政部门打印资产标签（包含资产编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置（如机身、底部等不易磨损处），保证标签与系统信息绑定。

更新固定资产台账（电子+纸质），将资产状态标记为“在用”，并通知使用人领用。

（二）资产日常维护与责任管理

目标：明确资产使用责任，规范维护流程，延长资产使用寿命。

步骤：

责任到人

资产领用时，由使用人签字确认《固定资产领用单》，明保证管责任；使用部门变更时，需办理调拨手续，更新使用部门及责任人信息。

定期维护

使用部门按资产类型制定维护计划（如办公设备每季度清洁检查、生产设备每月保养），填写《固定资产维护记录表》，记录维护日期、内容、执行人及结果。

行政部门每月汇总维护记录，对异常情况（如设备频繁故障）协调维修或报废处理。

状态变更管理

资产因维修、封存、报废等原因状态变更时，使用部门需及时提交《固定资产状态变更申请》，经行政部门审核后，在系统中更新资产状态（如“维修中”“封存”“待报废”），并同步更新台账。

（三）固定资产定期盘点

目标：核对资产实物与系统数据，保证账实一致，及时发觉并解决差异问题。

步骤：

盘点准备

时间安排：每年至少组织1次全面盘点（建议12月底），季度末进行抽检（抽检率不低于30%）；新增或调拨资产较多时，可增加临时盘点。

人员分组：由行政部门牵头，联合财务部门、使用部门成立盘点小组，每组2-3人（1人清点实物、1人记录核对、1人监督），明确分工及职责。

资料准备：打印最新《固定资产台账》（按部门分类）、盘点标签、《固定资产盘点表》（含资产编号、名称、规格型号、账面数量、实盘数量、存放地点、差异备注等字段），并准备盘点工具（如扫码枪、拍照设备等）。

现场盘点

实物清点：盘点小组按部门逐项清点资产，核对资产编号、名称、规格型号与台账信息是否一致，使用扫码枪扫描标签获取编号（如系统支持），避免人工记录错误。

数量确认：对在用、维修中、封存等状态的资产分别清点，实盘数量与账面数量一致的，在盘点表“实盘数量”栏填写“√”；存在差异的，注明差异数量（盘盈/盘亏）、初步原因（如标签丢失、已报废未销账等），并由盘点人、监督人签字确认。

特殊情况处理：对无法找到的资产，需向使用人及部门负责人核实情况，记录详细说明；对盘盈资产（无台账记录），需查明来源（如捐赠、自制），填写《盘盈资产申报表》，按审批流程后补录信息。

差异分析与处理

盘点结束后3个工作日内，行政部门汇总《固定资产盘点表》，对比账面与实盘数据，编制《固定资产盘点差异报告》，分析差异原因（如管理疏漏、流程漏洞、信息录入错误等）。

针对盘亏资产，由责任部门提交《盘亏说明》，经行政部门、财务部门联合核查后，按审批权限报批（如总经理办公会审批），批准后进行账务核销；针对盘盈资产，按“资产新增流程”补录信息，纳入统一管理。

结果确认与档案归档

行政部门将《固定资产盘点表》《盘点差异报告》《审批文件》等资料整理归档，更新固定资产台账及系统数据，保证账实一致。

盘点结果向全公司通报，对管理规范、账实相符的部门给予表扬，对因责任缺失导致资产流失的，按制度追究相关人员责任。

（四）资产调拨与报废管理

目标：规范资产转移及退出流程，保证资产处置合规。

步骤：

内部调拨

因部门职能调整或资产优化配置需调拨时，调入部门填写《固定资产调拨申请单》，注明调入/调出部门、资产编号、名称、数量、调拨原因，经调出部门及行政部门审核后，办理资产交接，双方签字确认，更新系统及台账信息。

资产报废

使用部门