跨部门项目沟通会议纪要记录表.docVIP

跨部门项目沟通会议纪要记录表（通用模板）

一、适用场景

本模板适用于企业内部跨部门协作项目的各类沟通会议，包括但不限于：

项目启动会（明确目标、分工、计划）

阶段性进度同步会（汇报进展、协调资源、解决问题）

跨部门问题协调会（针对卡点、争议事项达成共识）

项目评审会（阶段性成果验收、风险复盘）

项目总结会（成果梳理、经验沉淀）

通过标准化记录会议内容，保证跨部门信息传递准确、责任分工明确、后续执行可追溯，避免因沟通不畅导致项目延误或目标偏差。

二、使用步骤

步骤一：会前准备

明确会议目的与议程：会议发起人（通常为项目负责人）需提前1-2天确定会议核心目标（如“明确Q3产品上线资源分工”），并梳理会议议程（建议不超过5项议题，每项明确讨论时长），同步给所有参会部门。

收集背景资料：整理与会议议题相关的项目文档（如项目计划书、进度报表、问题清单等），提前发送给参会人员，保证各方对背景信息有充分知晓。

确认参会人员及分工：根据议题内容，邀请相关部门负责人或核心执行人参与（如技术部门需开发负责人、市场部门需需求对接人），并明确记录人（建议由项目组助理或指定人员担任）。

准备会议模板：提前打印或电子化打开本纪要模板，记录人熟悉表格结构，重点标注需填写的核心字段（如“行动项负责人”“截止时间”）。

步骤二：会中记录

记录会议基本信息：会议开始后，5分钟内完成“会议基本信息”栏填写，包括会议名称（建议格式：项目名称+会议类型+日期，如“系统开发项目-需求评审会）、时间、地点（线上需注明会议工具，如“腾讯会议”）、主持人、记录人、参会人员（按部门列出，如“技术部：开发负责人、测试工程师；市场部：产品经理*”）。

逐项记录议程讨论内容：按照会议议程顺序，记录每个议题的“讨论内容”，重点标注各方观点分歧、共识点及未解决问题（例：议题“功能开发优先级”，记录“技术部建议优先开发用户模块（理由：影响后续接口联调），市场部建议优先开发支付模块（理由：客户需求紧急），未达成一致，需提交项目负责人*裁决”）。

区分“讨论过程”与“决议结论”：避免将讨论细节与最终决议混淆，“讨论与决议”栏仅记录最终确定的结论（如“决议：支付模块优先开发，用户模块顺延至下一阶段，由项目负责人*协调资源”）。

详细记录行动项：对会议中明确的待办事项，逐条填写“行动项”栏，保证包含“任务描述”（具体做什么）、“负责人”（明确到人，如“技术部开发负责人*”）、“部门”（负责人所属部门）、“截止时间”（具体日期，如完成原型设计”），避免使用“尽快”“尽快完成”等模糊表述。

步骤三：会后整理

核对信息准确性：会议结束后1小时内，记录人需快速回顾会议内容，补充遗漏的关键信息（如未记录的参会人员、决议细节），并向主持人及关键参会人员（如行动项负责人）确认纪要内容，保证无重大偏差。

格式化输出与标注：整理后的纪要需保持结构清晰，对重点内容（如决议、行动项）可加粗或使用不同颜色字体区分，并在“分发范围”栏明确抄送对象（如项目组全体成员、各部门负责人、公司管理层*）。

更新项目进度跟踪表：将纪要中的“行动项”同步更新至项目进度跟踪表（如Excel或项目管理工具），标注“待办”“进行中”“已完成”状态，便于后续跟进。

步骤四：分发与归档

及时分发：确认无误的会议纪要需在会议结束后24小时内通过企业邮箱或协同工具（如钉钉、企业）发送给所有参会人员及抄送对象，并附上“请确认收到，如有异议2小时内反馈”的提示。

规范归档：纪要原件（含电子版及签字版）需按项目名称+日期分类存档至公司共享服务器或项目管理平台，保存期限与项目周期一致（项目结束后至少保留2年），保证后续查阅可追溯。

三、会议纪要模板

跨部门项目沟通会议纪要

一、会议基本信息

项目名称

会议类型

会议日期

电商平台升级项目

进度同步会

2024年5月20日

会议时间

会议地点

主持人

14:00-15:30

3号会议室

项目负责人*

记录人

参会部门及人员

缺席人员及原因

项目助理*

技术部：开发负责人、测试工程师；市场部：产品经理、运营专员；设计部：UI负责人*

无

二、会议议程与讨论内容

序号

议题

讨论内容

1

Q3功能开发进度汇报

技术部：用户模块已完成80%，预计5月25日提测；支付模块因第三方接口对接延迟，需延期3天。市场部：支付模块需在6月1日前上线，否则影响618活动推广。

2

设计稿确认

设计部：首页改版稿已完成，市场部反馈“色彩搭配与品牌调性不符”，需调整主色调。市场部*：要求5月22日前提供3版备选方案。

3

跨部门资源协调

技术部：开发人手不足，需市场部抽调1名需求专员协助测试用例编写。市场部：同意派专员支持，5月21日开始对接。

三、讨论与决议

序号

核心讨论点

达成的决议/结论