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在华举办国际会议经费管理办法

为进一步规范在华举办国际会议的经费管理，提高资金使用效益，确保会议顺利进行，特制定本办法。本办法适用于所有在华举办的国际会议，包括但不限于学术会议、商务会议、文化交流活动等。

一、经费预算编制

1.1会议主办单位应根据会议的性质、规模、时间等因素，编制详细的经费预算。预算应包括会议的各项支出项目，如场地租赁费、设备租赁费、专家劳务费、会议资料费、宣传费、接待费、差旅费等。

1.2预算编制应遵循实事求是、量入为出的原则，确保各项支出合理、必要。预算编制过程中，应充分考虑会议的预期效益，避免不必要的开支。

1.3预算编制完成后，应由主办单位内部审核，并报上级主管部门审批。未经批准的预算不得执行。

二、经费来源

2.1会议经费来源主要包括主办单位的自有资金、赞助收入、政府资助、社会捐赠等。

2.2主办单位应积极争取政府资助和社会捐赠，以减轻会议经费压力。对于政府资助和社会捐赠，应严格按照相关法律法规进行管理和使用。

2.3赞助收入应明确赞助者的权益，确保赞助者的权益得到保障。赞助收入的使用应遵循公开、透明的原则，接受监督。

三、经费使用管理

3.1会议经费的使用应严格按照预算执行，不得超预算支出。如确需调整预算，应提交书面报告，经主办单位内部审核，并报上级主管部门批准。

3.2会议经费的使用应遵循以下原则：

（1）节约原则：会议经费的使用应厉行节约，避免浪费。

（2）效益原则：会议经费的使用应注重效益，确保会议取得预期效果。

（3）公开原则：会议经费的使用应公开透明，接受监督。

3.3会议经费的使用应设立专门账户，实行专款专用。会议结束后，应将经费使用情况报上级主管部门审批。

3.4会议经费的使用应严格遵守国家有关财务制度，确保资金安全、合规使用。不得将会议经费用于与会议无关的支出。

四、经费报销管理

4.1会议经费的报销应按照国家有关财务制度执行。报销凭证应真实、合法、完整。

4.2会议经费的报销应经过主办单位内部审核，并报上级主管部门审批。未经批准的报销不得办理。

4.3会议经费的报销应设立专门台账，详细记录各项支出情况。会议结束后，应将报销台账报上级主管部门备案。

五、经费监督与审计

5.1会议经费的使用应接受主办单位内部审计和上级主管部门的监督。主办单位应定期对会议经费的使用情况进行检查，发现问题及时整改。

5.2会议经费的使用应接受外部审计。每年结束后，应委托独立的审计机构对会议经费的使用情况进行审计，并出具审计报告。

5.3对于违反本办法规定，擅自使用会议经费的，应追究相关责任人的责任。情节严重的，应依法给予行政处分。

六、附则

6.1本办法由主办单位负责解释。

6.2本办法自发布之日起施行。原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

6.3主办单位应根据本办法，结合实际情况，制定具体的实施细则。

通过以上管理办法，可以确保在华举办国际会议的经费管理规范、高效、透明，为会议的顺利进行提供有力保障。同时，也有助于提高资金使用效益，促进会议的可持续发展。