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职业病档案管理实务指南

职业病档案管理是用人单位职业健康管理工作的核心组成部分，是保障劳动者职业健康权益、履行法定义务、应对职业健康检查与职业病诊断鉴定的重要依据。科学、规范、系统地管理职业病档案，对于提升企业职业健康管理水平、防范法律风险、维护和谐劳动关系具有不可替代的作用。本指南旨在结合实际工作需求，提供一套务实、可操作的职业病档案管理方法与路径。

一、档案的建立与归档范围：夯实管理基础

职业病档案的建立应遵循“真实、准确、完整、规范”的原则，确保每一份档案都能客观反映劳动者职业健康状况及用人单位职业健康管理的全过程。

（一）归档对象

档案归档对象应覆盖所有接触职业病危害因素的劳动者，包括：

1.上岗前、在岗期间、离岗时以及应急情况下的职业健康检查人员；

2.曾接触职业病危害因素，现已调离或退休的人员；

3.被诊断为职业病或疑似职业病的人员。

（二）归档材料范围

职业病档案材料应至少包含以下内容：

1.劳动者个人职业健康档案：

*劳动者基本信息（姓名、性别、出生日期、身份证复印件、联系方式、工种/岗位、用工形式、入职日期、离岗日期等）；

*职业健康检查结果报告（上岗前、在岗期间、离岗时）；

*职业健康检查机构出具的健康评价意见；

*疑似职业病、职业病诊断证明书、职业病鉴定书复印件；

*职业病诊疗记录、康复情况等资料；

*劳动者职业健康监护档案变动、转移记录。

2.用人单位职业健康管理档案：

*用人单位基本情况（单位名称、地址、法定代表人、联系方式、行业类别、主要产品、职业病危害因素种类等）；

*职业病危害因素定期检测、评价报告及其整改情况记录；

*职业健康培训考核记录（包括负责人、管理人员、劳动者）；

*职业病危害告知记录（合同告知、作业场所公告等）；

*个体防护用品发放与使用记录；

*职业病危害事故应急预案、演练记录及事故处理报告；

*其他与职业健康管理相关的文件和记录。

二、档案的内容构成与规范

（一）个人职业健康档案

建议采用“一人一档”的方式，为每位接触职业病危害因素的劳动者建立独立档案。档案封面应注明劳动者姓名、工号、所在部门/岗位及建档日期。档案内材料应按时间顺序或材料类别有序排列，并可辅以目录索引，便于查阅。

（二）用人单位职业健康管理档案

可按年度或管理类别（如检测评价类、培训类、告知类等）进行组卷归档。每卷应有明确的卷名、卷内目录和页码，确保材料的系统性和可追溯性。

三、档案的日常管理与维护

（一）档案保管

1.存放环境：应设置专门的档案柜或档案室，保持干燥、通风、避光、防火、防虫、防盗、防高温、防鼠咬，配备必要的防护设施。

2.专人负责：明确档案管理责任人，负责档案的收集、整理、保管、借阅、移交和销毁等工作。档案管理人员应具备良好的责任心和基本的档案管理知识。

（二）档案查阅与借阅

1.建立严格的档案查阅、借阅制度。因工作需要查阅或复制档案时，须经相关负责人批准，并履行登记手续，注明查阅人、查阅事由、查阅时间、借阅期限等。

2.查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。复制档案材料须经档案管理人员同意，并由其核对无误后加盖档案管理章。

3.劳动者本人要求查阅或复制本人职业健康档案的，用人单位应予以提供。

（三）档案保密

严格遵守国家有关保密法律法规，保护劳动者个人隐私和健康信息，不得擅自泄露档案内容。

（四）档案更新

用人单位应及时将劳动者职业健康检查结果、职业病诊断与鉴定结论、职业危害因素检测评价结果等新材料归入相应档案，确保档案内容的动态更新和完整。

四、档案的保管期限与销毁

（一）保管期限

1.劳动者职业健康监护档案：应从劳动者离职之日起至少保存一定年限。对于已诊断为职业病的劳动者，其档案应永久保存。

2.用人单位职业健康管理档案：应根据其重要性和相关规定确定保管期限，一般应至少保存一定年限。

（二）档案销毁

对于达到保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁前需由档案管理部门提出销毁意见，报单位负责人批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录，注明销毁档案的名称、数量、时间、地点及监销人姓名。严禁随意丢弃或擅自销毁档案材料。

五、档案的信息化管理

有条件的用人单位可逐步推行职业病档案的信息化管理。通过建立电子档案管理系统，实现档案的数字化录入、存储、检索、统计和备份，提高管理效率和安全性。电子档案的建立和管理应符合国家相关电子文件归档与电子档案管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。同时，电子档案与纸质档案具有同等效力，应做好数据备份和保密工作，防止信息丢失或泄露。

六、责任与监督

用人单位是职业病档案管理的责任主体，应将职业病档案管理