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企业合同管理与审核流程工具指南

一、适用场景与价值体现

本工具适用于各类企业日常合同全生命周期管理，尤其适合以下场景：

业务拓展场景：当市场部与客户签订销售合同、采购部与供应商签订供货合同时通过标准化流程保证合同条款合规、权责清晰；

跨部门协作场景：涉及法务、财务、业务部门等多方参与的合同审核，通过工具明确各环节职责，避免推诿或遗漏；

风险控制场景：针对大额合同、长期合作合同或涉外合同，通过多级审核机制降低法律风险、财务风险及履约风险；

合规管理场景：满足企业内控要求及外部监管（如《民法典》《公司法》等）对合同规范性的需求，保证合同文本合法有效。

通过使用本工具，企业可实现合同流程标准化、审批透明化、风险可控化，提升合同管理效率30%以上，减少因合同条款模糊导致的纠纷。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与起草

发起申请：业务部门根据合作需求，在合同管理系统中发起“合同申请”，填写合同基本信息（如合同名称、合作方、合同类型、预计金额、关键需求等），并合作方提供的初步合作意向书或技术参数文件。

起草合同：业务部门结合合作方意向及企业标准模板，起草合同。若涉及非标合同（如定制化服务、独家代理等），需同步说明“非标条款原因”，并附法律依据或市场调研数据支持。

内部初审：业务部门负责人对合同的业务可行性、合作方资质（如营业执照、信用报告等）进行初步审核，确认无误后提交至法务部门。

（二）法务部门审核

合规性审查：法务部门重点审核合同主体是否适格（如合作方是否具备相应经营资质）、条款是否合法（如是否违反法律强制性规定）、权利义务是否对等（如违约责任、争议解决方式是否明确）。

风险点标注：对合同中的潜在风险（如付款周期过长、知识产权归属模糊、不可抗力条款不明确等）进行标注，并提出修改建议（如建议增加“质量保证金条款”“争议提交仲裁解决”等）。

反馈与修订：若审核不通过，法务部门在系统中退回合同并注明退回原因；业务部门根据意见修订后重新提交，直至法务审核通过。

（三）财务部门审核

财务条款核对：财务部门审核合同中的金额、付款方式（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）、税费承担、发票类型（如增值税专用发票）等是否符合企业财务制度及预算要求。

风险评估：对大额合同（如超过年度预算10%）或长期合同（如超过1年），评估合作方的支付能力及企业资金流风险，必要时建议增加“履约保函”或“分期付款”条款。

审核确认：财务条款无异议后，在系统中确认“财务审核通过”；若有异议，同步反馈至业务部门协商调整。

（四）管理层审批

分级审批：根据合同金额及重要性，由不同层级管理层审批（如：10万元以下部门总监审批，10万-50万元分管副总审批，50万元以上总经理审批）。

最终决策：管理层重点审核合同的战略匹配度（是否符合企业年度经营目标）、资源投入合理性（如人力、成本是否可控）及整体风险收益比，审批通过后加盖合同专用章。

（五）合同签署与归档

用印管理：合同签署需在系统中提交“用印申请”，注明合同编号、签署份数、签署人等信息，经行政部门核对审批内容与系统记录一致后，加盖企业合同专用章（严禁在空白合同上用印）。

签署交付：业务部门根据合同约定份数，将签署完成的合同正本交付合作方，留存副本及扫描件，并在系统中更新“合同签署状态”为“已生效”。

归档管理：行政部门将合同正本、审批单、附件等资料统一归档，建立合同台账（按合同编号、名称、签署日期、合作方等分类），电子档案备份至企业服务器，保存期限不少于合同终止后5年。

三、核心工具模板清单

表1：合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

合作方名称

合作方统一社会信用代码

合同类型（□采购□销售□服务□租赁□其他）

合同金额（元）

合同期限

签署日期

业务负责人

法务审核人

财务审核人

审批人

合同状态（□起草中□审核中□已生效□已终止）

示例：HT-2024-001

设备采购合同

科技有限公司□采购

500,000

2024.01.01-2024.12.31

2024.01.15

*明

*华

*磊

*总

□已生效

表2：合同审核意见表

审核环节

审核人

审核日期

审核意见（请勾选并说明）

处理结果

业务初审

*明

2024.01.05

□通过□不通过（原因：合作方信用报告未）

退回补充材料

法务审核

*华

2024.01.08

□通过□不通过（原因：违约责任条款不明确，建议增加“逾期付款按日万分之五支付违约金”）

修订后重新提交

财务审核

*磊

2024.01.10

□通过□不通过（原因：预付款比例超过30%，建议调整为20%）

协商调整为20%

管理层审批

*总

2024.01.12

□通过□不通过（原因：符合年度采购预算，同意签署）

审批通过

表3：合同履行跟踪表

合同编号

履行节点