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采购需求清单与审批标准表单使用指南

一、表单适用范围与典型应用场景

本表单适用于企业内部各部门因工作需要提出采购需求时的标准化申报与审批流程，旨在规范采购行为、明确责任分工、提升采购效率。典型应用场景包括但不限于：

行政部门日常办公用品（如纸张、文具）批量采购；

技术部门研发用设备、仪器或软件采购；

市场部门活动物料、宣传材料采购；

生产部门原材料、零部件补充采购；

其他符合公司规定的非生产性或生产性物资/服务采购。

二、全流程操作步骤详解

1.需求发起与信息填写

操作主体：需求部门申请人（如小王、李经理）

具体步骤：

申请人根据部门实际需求，登录公司采购管理系统或《采购需求清单与审批标准表单》，逐项填写完整信息，包括：

基础信息：物品/服务名称、规格型号（需明确技术参数，如“电脑CPU：i5-12400，内存：16GB”）、数量、单位（台/件/套等）；

预算信息：预估单价（含运费、税费等）、总价（单价×数量）；

用途说明：简述采购目的及使用场景（如“用于2024年Q3市场推广活动物料制作”）；

紧急程度：勾选“紧急/常规/非紧急”（紧急需求需标注原因，如“项目上线急需，需3个工作日内到货”）；

附件材料：如技术参数要求、供应商报价单（至少3家比价）、过往采购记录（若有）等，需一并或附后。

填写完毕后，检查信息完整性，保证无遗漏、无歧义，提交至部门负责人审核。

2.部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人（如张主管、陈总监）

审核要点：

核对采购需求的必要性：是否为部门工作开展必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

审核预算的合理性：预估单价是否与市场行情一致，总价是否在部门年度预算范围内；

确认紧急程度的真实性：紧急需求是否符合公司“紧急采购”定义，避免滥用紧急流程。

审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意提交采购部”；若审核不通过，需注明驳回理由（如“预算超支，建议调整数量”），退回申请人修改。

3.采购部复核与合规性审查

操作主体：采购部专员（如赵专员）

复核内容：

需求合规性：采购物品/服务是否符合公司《采购管理办法》规定（如是否属于集中采购目录、是否需要公开招标）；

预算匹配性：需求总预算是否在采购部审批权限内（如单次采购≤5万元由采购部审批，＞5万元需提交分管领导）；

供应商资质：若已提供供应商报价，需核查供应商是否为公司合格供应商库内单位，资质是否有效（如营业执照、相关行业许可证）；

历史采购记录：查询是否有近期同类采购，对比价格差异（如价格波动超10%，需要求申请人补充说明）。

复核通过后，在“采购部意见”栏签字；若需调整（如更换供应商、降低预算），与需求部门沟通后修改，重新提交审核。

4.财务部预算与资金审核

操作主体：财务部专员（如钱会计）

审核重点：

预算余额：核对采购需求是否对应部门剩余可用预算，避免超预算采购；

资金支付方式：是否符合公司财务规定（如大额采购需采用银行转账，禁止现金支付）；

成本合理性：从财务角度评估单价、总价是否合理，是否存在虚高报价。

审核通过后，在“财务部意见”栏签字并加盖“预算审核通过”章；若预算不足，需标注“建议调整预算或分批采购”。

5.分管领导/总经理审批

操作主体：分管采购/财务的副总经理或总经理（如孙总）

审批权限：

单次采购金额≤5万元：由分管领导审批；

单次采购金额＞5万元或特殊物品（如进口设备、定制化服务）：需提交总经理审批。

审批依据：根据采购重要性、预算额度、部门需求紧急程度综合判断，重点把控大额、高频采购的合理性。

审批通过后，在“分管领导/总经理意见”栏签字，表单流转至采购部执行采购；若驳回，注明理由并终止流程。

6.采购执行与归档

操作主体：采购部、需求部门、行政部

后续操作：

采购部根据审批通过表单，按照公司采购流程（如询比价、招标、签订合同）执行采购，保证“三比”（比质、比价、比服务）；

物资到货后，需求部门需验收并签字确认，在“验收结果”栏填写“合格/不合格”，不合格物资需及时反馈采购部处理；

行政部（或采购部）将审批通过表单、供应商合同、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年，以备审计或查询。

三、采购需求清单与审批标准表单模板

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

数量

单位

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

紧急程度

需求部门

申请人

申请日期

部门负责人意见

采购部意见

财务部意见

分管领导/总经理意见

验收结果

验收人

验收日期

备注

1

办公打印机

惠普LaserJetProM404dn

2

台

3,500

7,000

行政部日常文件打印

常规

行政部

*小王

2024-05-20

同意提交

同意，比价后采购

预算充足

同意（孙总）

合格

*李主管

2024-05-25

附