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销售合同审核及管理流程表

一、适用范围与核心价值

本流程表适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务人员，用于规范销售合同从发起、审核、签署到归档的全生命周期管理。通过标准化流程，可保证合同条款合规、权责清晰，降低履约风险，提高合同处理效率，保障企业与客户的合法权益。

二、全流程操作步骤详解

（1）合同发起与资料准备

责任人：销售经理*

操作内容：

根据客户需求及谈判结果，起草销售合同初稿，明确合同标的（产品/服务名称、规格、数量）、价格条款（单价、总价、付款方式）、交付时间、质量标准、违约责任等核心要素；

收集并整理客户资质材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等）、双方沟通记录（如邮件、会议纪要）、报价单等附件，保证资料完整、真实；

在企业合同管理系统（或指定工具）中创建合同编号，填写《合同发起表》，附合同初稿及所有附件，提交至法务部门进行初步审核。

关键点：合同内容需与客户最终确认一致，避免歧义；客户资质材料需核实有效性（如营业执照是否在有效期内）。

（2）法务部门初步审核

责任人：法务专员*

操作内容：

审核合同条款的合法性、合规性，重点检查：

标的物是否符合法律法规要求（如特殊行业需具备资质）；

权利义务条款是否对等，是否存在单方面限制企业权利的条款；

违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）是否明确、合理；

保密条款、知识产权条款等是否完整；

对合同初稿提出修改意见，标注需调整的具体条款及修改理由，反馈至销售经理；

若条款存在法律风险（如显失公平、违反强制性规定），需书面说明并建议暂缓签署。

关键点：审核需依据《民法典》《公司法》等相关法律法规及企业内部合同管理制度，保证条款无法律漏洞。

（3）财务部门专项审核

责任人：财务主管*

操作内容：

审核合同中的财务条款，重点检查：

价格构成是否清晰（是否含税、运费等费用）；

付款方式（如预付款比例、尾款支付条件）、收款账户信息是否准确；

涉及的税务处理（如税率、发票类型）是否符合财务制度；

合同金额是否超出预算（如需），是否经相关审批；

对财务条款提出修改意见（如调整付款节点、明确发票开具要求），反馈至销售经理；

确认财务审核通过后，在《合同审核表》中签字确认。

关键点：需关注现金流风险，避免因付款条款设置不当导致企业资金压力。

（4）业务部门复核确认

责任人：销售总监*

操作内容：

结合法务、财务部门的审核意见，与客户沟通调整合同条款，保证业务需求与合规要求达成一致；

复核合同内容是否与实际谈判结果一致，重点核对标的、数量、交付时间等业务核心条款；

确认无误后，在《合同审核表》中签字，提交至总经理（或分管领导）进行最终审批。

关键点：业务部门需对合同内容的可实现性负责，避免因条款无法执行导致履约纠纷。

（5）最终审批与签署

责任人：总经理*（或授权审批人）

操作内容：

审核合同的整体条款、金额、战略符合性及风险可控性；

审批通过后，在《合同审批表》中签署意见；

销售部门根据审批通过后的合同文本，与客户安排签署（可采用纸质签署或电子签署，保证签署方式合法有效）；

签署完成后，收回客户签署的合同原件（或获取电子签署文件），并在合同管理系统中更新合同状态为“已签署”。

关键点：最终审批人需对合同结果负责，重大合同（如金额超过万元）可增加集体审议环节。

（6）合同归档与后续管理

责任人：行政专员（或法务专员）

操作内容：

对已签署合同进行分类归档：

纸质合同：按合同编号顺序整理，装入档案袋，标注合同名称、签署日期、存放位置；

电子合同：至企业合同管理平台，设置查阅权限，保证数据安全；

建立《合同台账》，记录合同编号、名称、签约双方、金额、签署日期、履行期限、负责人等信息，动态更新合同履行进度；

定期提醒业务部门跟踪合同履行情况（如交付时间、回款节点），对逾期未履行或存在风险的合同，及时上报并处理。

关键点：归档资料需完整（含合同文本、附件、审批记录等），保存期限符合企业档案管理规定（通常至少5年，重大合同可长期保存）。

三、合同管理模板表格

（1）销售合同基本信息表

合同编号

合同名称

签订日期

签约地点

甲方（销售方）

乙方（客户方）

单位名称

单位名称

统一社会信用代码

统一社会信用代码

法定代表人

法定代表人

地址及联系方式

地址及联系方式

合同核心条款

标的物名称/规格

数量

单价（元）

总价（元）

付款方式

□预付%□分期付款（具体节点：______）□货到付款□其他：______

违约责任

甲方违约：____________________乙方违约：____________________

争议解决方式

□协商解决□提交______仲裁委员会仲裁□向甲方所在地人民法院提起诉讼

附件清单

1.附件1：__________________