综合部门沟通协作会议记录模板.docVIP

适用情境与价值

会议全流程操作指引

一、会前准备：明确目标与信息同步

确定会议核心目的

根据部门工作计划或突发协调需求，明确本次会议需解决的核心问题（如“Q3部门流程优化方案讨论”“跨小组项目资源分配协调”等），避免议题发散。

若涉及多项议题，按优先级排序，保证核心议题有充足讨论时间。

收集议题与背景材料

提前3天向参会人员收集需讨论的议题，并同步背景说明（如“客户投诉率上升问题分析”“新员工入职流程优化建议”等），附相关数据或文档供会前预览。

议题整理后，由会议主持人确认最终议程，避免临时增加无关议题。

通知参会人员与准备会务

通过部门沟通工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含时间、地点（或线上会议）、议程、参会人员名单及需提前阅读的材料。

提前测试线上会议设备（如麦克风、屏幕共享），保证会议顺利进行；线下会议需预定会议室、准备投影仪、会议签到表等。

二、会中记录：聚焦重点与成果固化

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场，明确会议目的、时长及预期成果，提醒参会人员聚焦议题，避免偏离主题。

快速回顾上次会议决议事项的落实情况（如有），确认本次议程是否需调整。

逐项议题讨论与记录（核心环节）

按议程顺序逐项讨论，每个议题指定1-2名主要汇报人（如“由*组长汇报当前项目进展”），其他人员补充发言。

记录人需同步记录以下关键信息：

议题核心讨论点（如“客户投诉主要集中在响应速度”“新流程需增加HR部门审核环节”）；

不同观点的简要说明（如“建议优先优化线上渠道，认为需同步加强线下培训”）；

达成的共识或分歧点（如“共识：优先解决响应速度问题；分歧：是否需要增加临时编制”）。

主持人需控制讨论节奏，避免某一议题占用过多时间，对未达成共识的议题，明确后续处理方式（如“会后由与进一步沟通，下次会议反馈结果”）。

决议事项与行动项确认（10-15分钟）

对每个已讨论议题，明确最终决议（如“确定客户投诉响应流程优化方案，由*牵头修订”）；

逐项列出行动项，包含：具体任务、负责人、完成时限、所需支持（如“任务：整理客户投诉TOP3问题清单；负责人：*；完成时限：X月X日；支持：提供历史投诉数据”）。

行动项需经全体参会人员确认，避免责任模糊或时限不合理。

会议总结与后续安排（5分钟）

主持人总结会议核心成果（决议事项、行动项），明确下次会议时间（如有）及需准备的材料；

提醒记录人及时整理会议记录，并按约定时间分发。

三、会后跟进：落实行动与闭环管理

整理与审核会议记录

会议结束后24小时内，记录人根据会议笔记整理初稿，保证内容准确（特别是决议事项和行动项的负责人、时限）；

将初稿发送给主持人及关键参会人员审核，确认无误后定稿。

分发与存档会议记录

定稿后1个工作日内，通过部门沟通工具发送给全体参会人员及相关部门，并抄送部门负责人；

将会议记录（含附件）存至部门共享文档库（如企业云盘），按“年份-月份-会议主题”分类命名，方便后续查阅。

跟踪行动项落实情况

行动项负责人需在完成时限前1天反馈进展，若无法按时完成，需提前说明原因并调整时限；

会议主持人或指定人员（如部门助理）每周跟进行动项落实情况，在下次会议前汇总报告，保证形成“会议-行动-反馈-闭环”的管理流程。

会议记录模板结构

会议基本信息

会议主题

（如：综合部门Q3工作协调会）

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（如：301会议室/线上会议）

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、（注明缺席人员及原因，如：*因出差缺席）

列席人员

（如：相关业务组代表*）

会议议程与讨论记录

议程1：[议题名称，如：Q3部门重点工作计划分解]?汇报人：*?主要内容：[简述汇报核心信息，如：Q3重点推进3项工作：制度修订、流程优化、团队建设]?讨论要点：[记录关键讨论内容，如：1.制度修订需优先考勤制度，由*牵头；2.流程优化需联合业务组共同参与]?决议事项：[明确最终结论，如：确定Q3重点工作清单，责任到人]?行动项：?-任务：制定Q3重点工作详细计划表?-负责人：*?-完成时限：X月X日?-所需支持：提供历史工作数据

议程2：[议题名称，如：跨小组项目资源协调]?汇报人：*?主要内容：[简述汇报核心信息，如：A项目需协调2名设计人员，支持周期2周]?讨论要点：[记录关键讨论内容，如：1.设计组当前工作量饱和，需优先保障B项目；2.可从市场组临时抽调1人协助]?决议事项：[明确最终结论，如：A项目由设计组与市场组共同支持，设计组主要负责核心输出]?行动项：?-任务：明确A项目人员分工及时间节点?-负责人：、?-完成时限：X月X日?-所需支持：协调组协调人员排期

其他