企业合同审批及存档管理系统.docVIP

企业合同审批及存档管理系统工具模板

一、系统应用场景概述

本系统适用于各类企业（尤其是中小型及成长型企业）的合同全生命周期管理，重点解决合同审批流程繁琐、跨部门协作效率低、纸质存档易丢失、历史合同查询困难等痛点。具体应用场景包括：

合同起草与审批：业务部门发起合同需求，法务、财务、分管领导等多级线上审批，减少线下纸质传递时间；

合同存储与追溯：电子化存档合同文本及附件，支持按合同编号、签订日期、合作方等条件快速检索；

履约监控与提醒：跟踪合同履行进度，自动预警到期日、付款节点等关键时间，避免违约风险；

数据统计与分析：合同类型分布、审批时长、金额汇总等报表，辅助管理层决策。

二、合同审批存档全流程操作步骤

合同发起与信息录入

操作人：业务部门经办人（如小明）

操作内容：

（1）登录系统“合同发起”模块，选择合同类型（如“采购合同”“服务合同”）；

（2）填写合同基础信息：合同编号（系统自动或按规则手动编制）、合同名称、合作方全称、签订日期、合同金额、币种、履行期限、主要条款摘要等；

（3）合同附件：包括合同文本（需为PDF/Word格式，加盖公章的扫描件）、合作方资质文件、技术参数、报价单等；

（4）选择审批流程：根据合同金额、类型勾选审批节点（如“部门负责人→法务审核→财务审核→总经理审批”），确认提交。

多级审批流程执行

审批节点及操作说明：

部门负责人审核：

操作人：业务部门负责人（如李经理）

审核内容：合同业务需求的合理性、金额与预算匹配度、附件完整性；

操作：通过/驳回（驳回需填写具体原因，经办人修改后重新提交）。

法务审核：

操作人：法务专员（如王律师）

审核内容：合同条款合法性、合规性，权利义务对等性，违约责任约定，知识产权条款等；

操作：通过/提出修改意见（在系统“法务意见”栏填写，经办人根据意见修订合同文本后重新提交）。

财务审核：

操作人：财务部（如会计）

审核内容：合同金额与财务预算、付款方式、发票类型、税务条款一致性；

操作：通过/驳回（涉及金额超预算需附审批说明）。

总经理/分管领导审批：

操作人：总经理或分管副总（如赵总）

审核内容：重大合同的战略合规性、金额审批权限、核心条款最终确认；

操作：通过/否决（否决需说明理由，流程终止并通知经办人）。

合同用印与生效

操作人：行政部/综合管理部（如行政主管刘姐）

操作内容：

（1）审批通过后，系统自动“用印申请单”，经办人打印并附已审批的合同文本；

（2）行政部核对合同内容与审批流程一致性，确认无误后加盖企业公章/合同专用章；

（3）用印完成后，在系统内盖章后的合同扫描件，标记“已生效”，同步更新合同状态。

归档存储与信息更新

操作人：档案管理员（如档案员小李）

操作内容：

（1）将生效合同文本、附件、审批记录统一整理为“合同档案包”，按“合同编号+年份”命名；

（2）至系统“电子档案库”，关联合同基础信息，保证文本与系统数据一致；

（3）纸质合同原件（如有）存入企业档案室，档案盒标注合同编号及名称，与电子档案形成双备份。

履约跟踪与查询

履约跟踪：

业务部门负责人每月更新合同履行进度（如“已交付部分货款”“验收中”），系统自动关联至合同台账；

设置关键节点提醒（如“付款截止日前7天”“质保期到期前30天”），通过系统消息或邮件通知相关负责人。

合同查询：

支持按“合同编号”“合作方名称”“签订日期区间”“合同状态（待审批/生效/履行中/已终止）”等条件组合查询；

查看结果包含合同摘要、审批流程记录、附件、履约进度等详细信息，支持导出Excel/PDF报表。

三、常用合同管理模板示例

模板1：合同审批单（系统内置表单）

字段名称

填写说明

示例

合同编号

系统自动或按“部门-年份-序号”规则编制

CG-2024-001

合同名称

简明扼要反映合同核心内容

办公设备采购合同

合作方全称

与营业执照一致的名称

科技有限公司

合同金额

大小写一致，含税/不含税需注明

人民币伍万元整（￥50,000.00，含税）

合同类型

单选：采购/销售/服务/租赁/技术/其他

采购

履行期限

起止日期

2024年3月1日至2024年12月31日

主要条款摘要

核心权利义务、交付标准、付款方式等

交货期：30天；付款方式：验收后30天付清

附件清单

列出文件名称及份数

1.合同文本（PDF）；2.报价单（PDF）

发起部门

业务部门全称

采购部

发起人

经办人姓名

小明

审批流程（可勾选）

□部门负责人→□法务→□财务→□总经理

勾选：部门负责人→法务→财务→总经理

各环节审核意见

系统自动留空，审批时填写

（系统自动记录各节点意见及时间）

模板2：合同归档信息表

合同编号

归档日期

合同名称

合作方

存储位置（电子/纸质）

保管人

借阅记录

到期日

CG-202