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合同管理审批流程及模板库
一、适用业务场景
本流程及模板库适用于企业各类合同的规范化管理，覆盖业务合作全生命周期，具体场景包括但不限于：
采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等合作场景；
销售/服务类合同：产品销售、技术服务、咨询顾问等业务场景；
合作类合同：联合研发、市场推广、渠道合作等协作场景；
租赁/物业类合同：办公场所租赁、仓储场地租赁等物业管理场景；
其他专项合同：保密协议、劳动合同（需结合HR专项流程）、知识产权协议等。
通过标准化流程管理，保证合同条款合规、审批权责清晰、风险可控，提升合同签订效率与履约质量。
二、标准化操作流程详解
（一）合同发起与需求确认
发起人：业务部门根据合作需求（如采购申请、客户订单等），填写《合同审批申请表》（见模板1），明确合同类型、合作方基本信息、核心需求（如标的、数量、金额、履行期限等）。
部门负责人审核：发起人直属部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认是否符合业务规划及预算要求，签字批准后进入下一环节。
法务/业务对接：法务部门或指定业务对接人根据需求，初步判断合同适用的法律框架及核心条款要点（如付款方式、违约责任等），与发起人沟通确认方向。
（二）合同起草与内容审核
起草人：业务部门或法务部门根据确认的需求，使用《合同模板》（见模板2）起草合同文本，明确以下核心内容：
双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；
合同标的、数量、质量标准、价款及支付方式；
履行期限、地点、方式及验收标准；
双方权利义务、保密条款、违约责任、争议解决方式；
合同生效条件、变更解除条款及附件清单。
法务审核：法务部门对合同条款的合规性（如是否符合法律法规、公司制度）、逻辑性（如条款是否存在矛盾）、风险点（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）进行审核，出具《合同审核意见表》（见模板3），提出修改建议。
业务部门复核：起草人根据法务意见修改合同文本，业务部门对修改后的商务条款（如价格、交付标准）再次确认，保证与需求一致。
（三）内部审批流程
根据合同金额、类型及风险等级，实行分级审批，具体权限如下（示例）：
审批层级
适用条件
审批责任人
部门级审批
金额≤5万元，常规业务合同
部门负责人+分管领导
公司级审批
5万元＜金额≤50万元，重要业务合同
部门负责人+分管领导+总经理
特殊事项审批
金额＞50万元，或涉及重大合作/风险合同
部门负责人+分管领导+总经理+董事会（如需）
操作要求：
审批人需在《合同审批意见表》中明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的明确意见，并说明理由；
若审批环节被退回，发起人需根据意见整改后重新提交审批，保证所有环节审批通过后方可进入签署环节。
（四）对方主体确认与合同签署
合作方资质审核：业务部门需验证合作方主体资格，包括但不限于：
营业执照（最新年检版本）、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）；
法定代表人证件号码明及授权委托书（若由代理人签署）；
信用报告（通过“信用中国”等官方渠道查询，保证无重大失信记录）。
合同文本确认：将最终审批通过的合同文本发送给合作方，双方就条款达成一致，必要时可组织会议沟通细节，形成《合同沟通纪要》作为附件。
签署方式：
纸质合同：双方加盖公章或合同专用章（需预留公章样本），法定代表人或授权代理人签字；
电子合同：通过符合《电子签名法》的第三方电子签约平台签署，保证合同效力。
（五）合同用印与备案
用印申请：合同签署后，由行政或法务部门根据审批完成的《合同审批申请表》《合同审核意见表》及签署完毕的合同文本，填写《合同用印申请单》，明确用印份数、用途。
用印审批：根据公司用印管理制度，由授权负责人审批用印，保证用印材料齐全、审批流程完整。
档案备案：用印后，合同正本（或电子副本）由行政部统一归档，同步更新《合同台账》（见模板4），记录合同编号、名称、签署日期、履行期限、归档位置等信息，保证可追溯。
（六）履行跟踪与归档管理
履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，负责跟踪合同执行情况（如交付进度、付款节点），填写《合同履行跟踪表》（见模板5），及时向法务及管理层反馈履行中的问题（如对方违约、需求变更）。
变更/解除管理：若合同需变更或解除，需履行与原合同审批流程一致的内部审批程序，签订《合同变更协议》或《合同解除协议》，并更新台账及档案。
档案借阅：合同档案需严格借阅管理，因业务需要借阅的，由部门负责人签字批准，借阅期限不超过7个工作日，保证档案完整。
三、常用模板工具包
模板1：合同审批申请表
合同编号
合同名称
合同类型（采购/销售等）
合作方名称
合作方统一社会信用代码
申请部门
申请人
联系方式
申请日期
合同主要内容及金额：
（标的、数量、金额、履行期限等，可附页）
部门负责人意见：
签字
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