合同签订工作流程.docxVIP

合同签订工作流程

作为在企业法务岗位摸爬滚打近十年的“老合同人”，我太明白一份合同从无到有的过程里藏了多少学问。曾见过因为一个条款表述不清导致几百万损失的案例，也经历过为一个付款节点来回拉锯半个月的谈判。今天我就以“第一视角”，把这套从实践里打磨出来的合同签订流程掰开揉碎讲清楚——这不是冷冰冰的步骤清单，而是能帮你避坑、提效、守住企业权益的“实战指南”。

一、前期准备：把问题消灭在起草前

很多新手容易犯的错，就是急着提笔写合同，结果写到一半发现需求没对齐、资质有问题，甚至对方主体都不合法。我常跟团队说：“前期准备多花1小时，后期返工能省10小时。”这一步的核心就俩字——“确认”。

（1）确认合同需求：和业务部门“对作业”

每次接到合同需求，我第一件事就是拉着业务同事开个小会。记得去年帮销售部审一份设备采购合同时，业务说“要确保交付后3个月内完成调试”，可最初的需求单上只写了“交付验收”。我问：“调试算不算验收的一部分？延迟调试怎么算违约金？”结果一聊才知道，客户要求调试不合格要扣10%尾款——这些细节如果前期没确认，合同里漏掉了，后期执行肯定闹纠纷。

具体怎么做？我会带个笔记本，逐条问：合同目的是什么（比如是买设备、雇服务还是合作研发）？核心交易条件有哪些（数量、金额、交付时间）？对方有什么特殊要求（比如分期付款比例、质保期延长）？还要特别注意“隐含需求”，比如业务说“希望长期合作”，可能意味着要加“优先续约权”条款。

（2）梳理合同条款：先搭骨架再填肉

确认完需求，我会翻出公司的合同模板库。我们公司按业务类型分了20多类模板，比如采购类、服务类、知识产权类，每个模板里都标好了“必填条款”和“可选条款”。比如采购合同的必填条款包括标的物名称/规格/数量、单价/总价、交付地点/方式、验收标准、付款方式、违约责任；可选条款可能有“包装要求”“运输保险”等。

这时候要特别注意“特殊场景”。比如去年和某国企签的环保设备合同，对方要求“所有技术参数需符合最新国标”，可模板里只写了“符合行业标准”。我赶紧查了最新的《环境保护设备技术要求》，把具体国标编号加进去，还补了“如国标更新，以发布后30日内更新条款”的动态调整机制——这就是模板不能照搬的原因，得根据实际情况“打补丁”。

（3）审查对方资质：别和“空壳公司”签合同

这一步是“防坑重点”。我遇到过最离谱的情况：对方拿着伪造的营业执照来签合同，结果付款后货没收到，一查发现公司早被吊销了。所以我的习惯是“三查三看”：

查主体资格：通过国家企业信用信息公示系统查营业执照是否在有效期，经营范围是否包含合同涉及的业务（比如卖医疗器械得有经营许可）。

查信用记录：用天眼查、企查查看有没有失信被执行人、欠税、股权冻结等风险。去年有个合作方，查出来有5条未履行的法院判决，我们直接终止了谈判。

查签约权限：如果对方是法定代表人签字，核对身份证；如果是授权代表，必须索要加盖公章的《授权委托书》，注意看授权期限和范围（比如“仅负责本次合同谈判”就不能签字）。

二、合同起草：字斟句酌，把风险锁进条款里

前期准备做扎实了，起草阶段就像“按图建楼”。但这绝不是简单的文字堆砌——我改过最夸张的合同，20页里有12处“甲方”“乙方”写反，3处金额大小写不一致，这种低级错误会让企业分分钟丢了主动权。

（1）谁来起草？尽量争取“我方主导”

这是我总结的“潜规则”：谁起草合同，谁就掌握条款的主动权。比如我们和小供应商签采购合同时，坚持用己方模板，能把付款条件设成“验收合格后30日付款”；但如果是和行业龙头谈合作，对方要求用他们的模板，这时候就得更仔细地逐条核对，重点改那些“一边倒”的条款（比如“乙方违约需赔100%合同额，甲方违约仅赔5%”）。

（2）关键条款怎么写？把“模糊空间”堵死

合同里最容易出问题的就是这几个“重灾区”，我逐个说：

标的物条款：必须写全称+规格型号+技术参数。比如不能只写“办公电脑”，得写“联想ThinkPadX1Carbon2023款，i7-1360P处理器，16G内存，512GSSD”——曾有供应商拿低配电脑充数，就因为合同里没写具体型号，最后打了半年官司才解决。

付款条款：分期的时间节点、比例、条件要明确。比如“合同签订后付30%，到货验收后付50%，质保期满后付20%”，这里的“验收”得定义清楚是“甲方书面确认”还是“第三方检测”，避免“到货即视为验收”这种模糊表述。

违约责任：别用“按法律规定承担责任”这种空话！要具体。比如“乙方延迟交货，每逾期1日，按合同总额0.1%支付违约金；逾期超过15日，甲方有权解除合同并要求赔偿实际损失”——数值和场景越具体，后期维权越容易。

争议解决：尽量争取“甲方所在地法院管辖”，如果对方不同意，退而求其次选“仲裁”（仲裁一裁终局，比诉讼快），但要写