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上市公司年度股东大会筹备方案

年度股东大会是上市公司治理结构中的关键环节，是股东行使权利、参与公司重大决策的重要平台。一份周密、专业的筹备方案是保障大会顺利召开、各项议程高效推进、股东意愿充分表达的基石。本方案旨在提供一套系统性的筹备思路与操作指引，以期协助上市公司圆满完成年度股东大会的各项任务。

一、筹备方案的核心要素与原则

年度股东大会的筹备工作，应始终围绕以下核心要素与原则展开，确保会议的合法性、规范性与有效性：

1.合规性优先：严格遵守《公司法》、《证券法》、中国证监会相关规定、交易所上市规则及公司章程的要求，确保会议召集程序、表决方式、决议内容合法有效。

2.股东利益导向：充分尊重和保障全体股东，特别是中小股东的知情权、参与权、质询权和表决权。

3.周密细致：筹备工作千头万绪，需对每一个环节进行细致规划，预判可能出现的问题并制定应对措施。

4.信息透明：确保会议通知、议案内容、会议材料等信息的真实、准确、完整、及时、公平披露。

5.高效务实：在确保规范的前提下，力求提高筹备工作效率，优化会议流程，确保会议聚焦核心议题。

二、筹备工作的阶段划分与主要内容

年度股东大会的筹备是一项系统工程，通常可划分为以下几个关键阶段，各阶段工作既相对独立，又相互衔接。

（一）筹备启动阶段：明确目标，组建团队

1.确定会议目标与初步议程：

*董事会应初步明确本次年度股东大会的核心目标，例如审议年度财务报告、选举董事监事、批准利润分配方案等。

*结合公司年度经营情况及未来发展规划，初步梳理需提交股东大会审议的议案清单。

2.成立筹备工作小组：

*由公司董事会秘书牵头，成员应包括来自董事会办公室、证券部、财务部、法务部、行政部、投资者关系部等相关部门的骨干人员。

*明确各成员的职责分工，如议案统筹、文件起草、会务组织、信息披露、股东联络、安保后勤等。

3.制定详细工作时间表（倒计时表）：

*根据《公司法》及公司章程关于股东大会通知期限的规定，倒排工期，明确各关键节点的完成时限，包括议案征集与审核、会议材料定稿、通知发布、会场布置、会议召开、决议公告等。

（二）文件准备与议案完善阶段：夯实基础，确保质量

1.议案的征集与初步审核：

*董事会秘书负责汇总董事会、监事会拟提交股东大会审议的议案。

*关注股东（特别是持股比例符合规定的股东）提出的临时提案，按照相关规定进行处理和公告。

*对所有议案的合法性、合规性、必要性及可行性进行初步审核，确保议案内容符合法律法规及公司章程规定，数据准确，论证充分。

2.会议文件的起草与审定：

*核心文件：包括股东大会会议议程、会议通知、股东大会议事规则（如有修订）、各项议案及其说明、董事候选人及监事候选人简历与审核意见、独立董事述职报告、财务会计报告（经审计）、利润分配预案、募集资金使用情况报告等。

*辅助文件：包括签到表、授权委托书样本、表决票、计票规则、会议记录模板、法律意见书模板等。

*所有文件需经过筹备小组内部审核、法务部合规审查，并提交公司管理层、董事会、监事会审议通过。涉及重大事项的议案，可能还需经过保荐机构（如适用）的核查。

3.确保信息披露的准确性与及时性：

*会议通知及相关议案、文件的内容必须真实、准确、完整，不得有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。

*严格按照监管要求的格式和时限，通过指定媒体和交易所平台进行公告。

（三）通知与公告阶段：广而告之，保障参与

1.确定通知对象与范围：

*包括截至股权登记日下午收市时在中国证券登记结算有限责任公司登记在册的全体股东。

*同时，应通知公司董事、监事、高级管理人员、见证律师及其他需要列席会议的人员。

2.选择通知方式：

*通常包括公告通知（法定方式）、书面通知（针对部分股东，如机构股东或持股比例较高的个人股东，根据公司章程或股东要求）、电子邮件通知（在股东同意的前提下）等。

*确保通知能够有效送达股东，特别是对于中小股东，需提供便捷的参会指引。

3.发布会议通知与补充公告（如需要）：

*会议通知应载明会议的时间、地点、审议事项、参会人员资格、会议登记方法、联系方式、表决方式（现场投票与网络投票，如适用）等关键信息。

*若会议通知发出后需变更会议时间、地点或增加、变更议案，应及时发布补充公告并重新计算通知期限。

（四）会务组织与现场准备阶段：细致入微，万无一失

1.会场选择与布置：

*选择交通便利、设施齐全、容量适宜、安保条件良好的会议场所。

*会场布置应庄重、规范，体现上市公司形象。包括但不限于：主席台设置、股东席位安排、会议背景板（含公司LOGO、会议名称）、横幅、指