会议纪要制作与执行模板.docVIP

一、适用场景说明

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确会议框架

确认会议核心信息

提前与会议组织者（如经理、主管）沟通，明确会议主题（如“Q3产品上线进度推进会”）、目标（如“对齐研发、测试、市场三端时间节点，解决资源瓶颈”）、预计时长及是否需要输出纪要。

若为常规例会，可提前固定模板框架（如周例会包含“上周进度回顾、本周计划、问题同步”三部分）。

梳理参会人员与议程

收集参会人员名单（含主持人、记录人），标注核心决策人（如总监、负责人）及列席人员（如专员、助理）。

获取会议议程（至少提前1小时），按议程顺序预留纪要记录模块（如“议程1：研发进度汇报；议程2：市场推广方案讨论”），避免遗漏关键环节。

准备记录工具

电子版：使用Word/在线协作文档（如飞书文档、腾讯文档），提前创建模板支持实时编辑与多人协作。

纸质版：准备会议记录表（含时间、地点、参会人、议程、讨论要点等栏目），搭配笔（建议多色笔区分“讨论内容”与“决议事项”）。

（二）会中记录：聚焦关键信息

精准捕捉核心内容

时间与地点：准确记录会议开始/结束时间（如“2024年5月20日14:00-16:30”）、地点（如“公司3楼第一会议室”/“线上会议-腾讯会议号*”）。

参会人员：按“主持人、记录人、参会人、列席人”分类列出，缺席人员需注明原因（如“*经理（因出差请假）”）。

议程与讨论要点：按议程顺序记录，重点标注：

各环节汇报内容（如“*主管：研发当前完成度70%，测试模块延迟2天，原因：第三方接口对接故障”）；

意见分歧与共识（如“市场部建议推广周期提前1周，研发部评估需增加3人天资源，最终共识：优先保证测试质量，推广周期不变”）；

关键数据与结论（如“确定产品上线时间为6月15日，预算追加5万元用于应急测试”）。

区分“决议”与“待办”

决议事项：用“【决议】”标注，明确最终结论（如“【决议】同意调整上线时间为6月20日，由*总监牵头协调资源”）。

待办任务：用“【待办】”标注，包含“任务描述、负责人、截止时间、优先级（高/中/低）”，避免模糊表述（如“【待办】*专员于5月25日前完成第三方接口故障排查，提交书面报告，优先级：高”）。

（三）会后整理：规范纪要输出

核对与补充信息

会议结束后2小时内，整理会议记录，对照录音（若允许）或参会人补充说明，修正遗漏或模糊内容（如确认“*经理提到的‘预算追加’是否包含在Q3总预算内”）。

检查“决议事项”与“待办任务”是否一一对应，负责人、截止时间是否明确，避免出现“相关部门跟进”“尽快完成”等模糊表述。

撰写纪要

结构化呈现：按“会议基本信息→议程概要→讨论详情→决议事项→待办任务→附件说明”顺序组织，语言简洁客观（避免“我认为”“我觉得”等主观表述）。

重点突出：用加粗/颜色标注“决议”与“待办”，方便快速抓取关键信息（如“【决议】上线时间调整为6月20日”“【待办】*专员：5月25日前完成故障排查”）。

分发与确认

纪要初稿完成后，发送给主持人（如总监）及核心参会人确认，保证信息无误（如“请经理确认研发进度数据是否准确”）。

确认后1小时内，通过企业邮箱/即时通讯工具（如钉钉、企业）发送给所有参会人及相关部门抄送，并在公司知识库/项目管理工具（如飞书云文档、Teambition）存档，标题格式统一为“【会议纪要】[会议主题]-[日期]”（如“【会议纪要】Q3产品上线推进会）。

（四）执行跟踪：保证落地闭环

建立待办台账

从纪要中提取所有“待办任务”，录入项目管理工具（如Excel表格、Teambition），包含“任务ID、任务描述、负责人、截止时间、当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）、备注”等字段，按优先级排序。

定期跟进与提醒

责任人：每日查看待办任务，提前1天通过即时通讯工具提醒相关人员（如“*专员，明天是故障排查截止日，请及时提交报告”）。

记录人：每周例会前更新待办状态，在会议中通报“已完成”“延期”“未开始”任务数量及原因（如“本周延期1项任务：*专员因客户临时需求冲突，延迟至5月28日提交报告”）。

闭环管理

待办任务完成后，负责人需提交成果物（如报告、文档、数据截图），记录人在台账中更新状态为“已完成”，并关联至原始纪要（如在纪要附件中添加“故障排查报告pdf”）。

对于延期任务，需在纪要中注明“延期原因”“新截止时间”及“责任人”（如“【待办】*专员：原定5月28日完成用户反馈整理，延期至6月2日，原因：需额外收集3个试点用户意见”）。

三、会议纪要标准模板

【会议基本信息】

项目

内容

会议主题

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（线下：具体会议室；线上：会议平台+会议号）

主持人

记录人

参会人员

（按“主持人、记录人、参