财务报销申请及审批流程标准化表.docVIP

财务报销申请及审批流程标准化工具

一、适用场景与目的

本标准化工具适用于企业内部员工因公开展业务活动（如差旅、办公采购、业务招待、会议组织等）产生的费用报销场景，旨在规范报销申请及审批全流程，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，提高财务处理效率，明确各环节责任，保障企业资金管理有序进行。

二、标准化操作流程

（一）费用发生与凭证准备

因公支出确认：员工需确认所发生费用与岗位职责、工作任务直接相关，符合企业费用管理规定（如差旅标准、采购预算等）。

凭证收集整理：费用发生后，及时取得合法有效的费用凭证（如消费明细单、行程单、采购清单等），凭证需注明费用发生日期、金额、事由及相关方信息，保证内容清晰、无涂改。

（二）报销申请发起

登录系统/填写表单：通过企业OA系统或财务部门指定的线下渠道，进入“财务报销”模块，或填写《财务报销申请及审批表》（模板详见第三部分）。

基础信息填写：准确录入申请人姓名、所属部门、工号、联系方式、申请日期等基本信息，保证与人事档案一致。

费用明细填报：逐项填写费用明细，包括费用类型（如差旅费、办公费、业务招待费等）、发生日期、金额、费用事由（需简明说明与业务的关联性，如“项目调研差旅费”“会议场地租赁费”等）。

（三）附件/提交

附件整理：将费用凭证、审批单（如需提前审批的事项）等附件与报销表一并整理，附件需与表单填报内容对应，数量完整。

提交申请：通过线上系统附件并提交报销申请，或线下将纸质表单及附件提交至部门负责人处。

（四）部门审核

初审职责：部门负责人（或授权审批人）对报销申请的真实性、合理性及预算符合性进行审核。

真实性：核对费用凭证与实际业务是否一致，是否存在虚假报销风险；

合理性：判断费用金额是否在标准范围内（如差旅住宿费、交通费是否超限）；

预算符合性：确认费用是否在部门年度预算内，超预算费用需说明原因。

审核结果处理：审核通过后，在“部门审核意见”栏签字确认，并提交至财务部门；审核不通过需注明原因，退回申请人修改。

（五）财务复核

复核职责：财务部门对报销申请的合规性、完整性及准确性进行全面复核：

合规性：检查费用类型是否符合企业财务制度，凭证是否合法有效（如凭证抬头、印章是否齐全）；

完整性：核对表单填写是否无遗漏，附件是否齐全且与表单一致；

准确性：计算报销金额、税费（如适用）等是否正确，是否符合费用报销标准。

复核结果处理：复核通过后，在“财务审核意见”栏签字确认，提交至下一审批环节；复核不通过需列明具体问题（如“凭证金额与表单不符”“缺少附件”等），退回申请人补充或修正。

（六）分级审批

根据费用金额及企业授权制度，由不同层级领导进行最终审批：

小额费用（如金额≤5000元）：由部门负责人及财务负责人审批通过后，即可进入报销支付环节；

大额费用（如金额＞5000元）：需在部门负责人、财务负责人审批基础上，提交至分管领导*审批；

重大费用（如金额≥20000元或特定项目支出）：需经分管领导审批后，再提交至总经理最终审批。

*注：具体金额划分及审批权限可根据企业规模及管理需求调整。

（七）报销执行与反馈

支付安排：审批通过后，财务部门在3-5个工作日内完成报销款项支付（线上支付至员工工资卡或对公账户，线下发放现金需提前说明）。

结果反馈：财务部门通过系统或邮件向申请人发送报销到账通知，申请人确认收到款项后，流程闭环。

（八）资料归档

归档责任：财务部门负责将已审批完成的报销表单、附件等资料分类整理，按月度/季度归档保存，保存期限不少于5年。

查询与审计：归档资料可供申请人及审计部门按需查询，保证费用可追溯、责任可明确。

三、财务报销申请及审批表模板

项目

内容

申请人信息

姓名：__________部门：__________工号：__________联系方式：__________

申请日期

______年______月______日

费用明细

序号

1

2

…

报销金额

小写：__________元大写：____________________元

部门审核意见

□同意报销□不同意（原因：____________________）审核人签字：__________日期：______年______月______日

财务审核意见

□同意报销□不同意（原因：____________________）审核人签字：__________日期：______年______月______日

分管领导审批

□同意报销□不同意（原因：____________________）审批人签字：__________日期：______年______月______日

总经理审批

□同意报销□不同意（原因：____________________）审批人签字：__________日