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采购成本控制及审批标准化流程模板

一、适用范围与核心目标

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与部门初审

操作内容：

需求部门根据业务需求填写《采购申请单》，详细注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、预估单价、预算金额、用途说明、到货日期及供应商偏好（如有）。

部门负责人对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行初审，重点核查：

需求是否符合部门年度工作计划；

预估单价是否偏离历史采购价或市场均价（可参考历史采购数据库）；

是否存在可替代的内部资源或更优方案。

初审通过后，需求部门将《采购申请单》及附件（如技术参数、比价依据等）提交至采购部门。

责任人：需求申请人→部门负责人

输出成果：《采购申请单》（部门负责人签字版）

（二）采购方案制定与多源询价

操作内容：

采购部门收到申请后，1个工作日内完成需求复核，重点确认：

物料/服务规格描述是否清晰，避免模糊表述；

预算金额是否在采购权限范围内（超出权限需启动升级审批）。

根据物料特性制定采购方案：

标准化物料：优先从合格供应商名录中选择，不少于3家供应商询价；

定制化物料：要求供应商提供详细技术方案及报价，必要时组织技术部门共同评审；

紧急采购（需注明紧急原因）：可适当缩短询价时间，但不得少于2家供应商对比。

询价过程需留存书面记录（含邮件、报价单截图等），形成《询价对比表》，内容应包含：供应商名称、报价、交货周期、质量承诺、付款条件、售后服务等关键信息。

责任人：采购专员→采购部门负责人

输出成果：《询价对比表》（含供应商报价明细）

（三）供应商选择与分级审批

操作内容：

采购部门结合《询价对比表》，从价格、质量、交期、资质（如营业执照、相关行业认证）等维度进行综合评估，推荐1-2家候选供应商，填写《供应商评估表》并附推荐理由。

按采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购部门负责人审批；

5000元＜金额≤2万元：采购部门负责人→财务部门负责人；

金额＞2万元：采购部门负责人→财务部门负责人→分管副总→总经理。

审批过程中，若涉及单一来源采购（如专利产品、独家授权），需附《单一来源采购说明表》，详细说明理由并经总经理特批。

责任人：采购部门→财务部门→管理层

输出成果：《供应商评估表》《审批流转单》（完整签字版）

（四）合同签订与执行跟踪

操作内容：

审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同，合同需明确：

物料/服务规格、数量、单价及总金额；

质量标准、验收方法及违约责任；

交货时间、地点、方式及风险转移节点；

付款条件、票据要求及争议解决方式。

合同签订后，采购部门将复印件分发至需求部门、财务部门及档案室，原件存档。

采购专员跟踪合同执行进度，保证供应商按约定交货，如有延迟（超48小时）需及时上报采购部门负责人并启动应急方案。

责任人：采购专员→法务部门（如需）→管理层

输出成果：采购合同（签字盖章版）、《合同执行跟踪表》

（五）到货验收与差异处理

操作内容：

物料到货后，需求部门联合采购部门、质检部门（如需）共同验收，对照采购合同及《采购申请单》核对：

数量是否一致；

规格型号、外观质量是否符合要求；

随机文件（合格证、说明书等）是否齐全。

验收合格后，三方在《到货验收单》签字确认；验收不合格的，需填写《不合格品处理单》，注明不合格原因，要求供应商在3个工作日内整改或更换，整改后重新验收。

验收过程中发觉数量短缺或质量问题的，采购部门需及时与供应商沟通，必要时启动索赔流程。

责任人：需求部门→采购部门→质检部门

输出成果：《到货验收单》或《不合格品处理单》

（六）款项支付与档案归档

操作内容：

财务部门收到《到货验收单》、采购合同、发票（合规票据）及《付款申请单》后，5个工作日内完成审核，重点核查：

付款金额与合同、验收单是否一致；

票据类型、税率是否符合财务规定；

审批流程是否完整。

审核通过后，按企业财务制度安排付款，付款方式需与合同约定一致。

采购部门负责整理本次采购全流程资料（含申请单、询价表、评估表、合同、验收单、付款凭证等），按“一单一档”原则归档保存，保存期限不少于3年。

责任人：财务部门→采购部门

输出成果：《付款申请单》、采购档案（电子+纸质）

三、关键流程配套表单

（一）采购申请单

序号

物料/服务名称

规格型号

需求数量

预估单价（元）

预算金额（元）

用途说明

申请人

部门

日期

1

示例：A4打印纸

80g

10箱

25

250

办公日常

*小张

行政部

2023-10-01

备注

需附供应商报价单（如有）

（二）询价对比表

序号

供应商名称

报价（元）

交货周期（天）

质量承诺

付款条件

联系人

联系方式

1

办公用品公司

240

3

符合国标

货到付款

*李经理

2

YY商贸有限公司

250

2

包换3个月

现款现货

*王总

139