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公司日常财务管理操作指南流程文件优化改进版

一、适用范围与目标

本指南适用于公司各部门日常财务管理相关操作，涵盖费用支出、预算管控、资金申请、账务核对等核心场景，旨在规范财务操作流程、提升工作效率、明确责任分工，保证公司资金使用合规、透明、高效，为经营决策提供准确财务数据支持。

二、日常财务管理核心操作流程

（一）日常费用报销流程

适用场景：员工因公支出（如办公费、差旅费、业务招待费等）的报销处理。

操作步骤：

费用发生与单据准备

员工在费用发生前确认支出符合公司预算及费用标准，如需提前借款，需通过“资金申请流程”办理。

费用发生后，收集合规票据（如税务凭证、行程单、费用明细清单等），在票据背面注明费用事由、发生日期、所属部门及申请人姓名。

填写报销申请单

登录公司财务系统，进入“费用报销”模块，完整填写《费用报销申请表》，包含：报销类型、费用明细（金额、用途、对应票据号）、预算科目、申请人姓名、所属部门、联系方式等信息。

附件：将票据扫描件或清晰照片与报销单一并，保证附件与申请表内容一致。

部门初审

申请人将报销单及纸质附件提交至部门主管*，部门主管需核对：

（1）费用是否在部门预算额度内；

（2）支出事由是否与部门业务相关；

（3）票据是否合规、齐全（如票据抬头、金额、公章等要素完整）。

初审通过后，部门主管在系统及纸质单据上签字确认，提交至财务部。

财务部审核

财务专员*收到报销单后，1个工作日内完成审核：

（1）票据真实性、合法性核查（如税务发票可通过税务平台验证）；

（2）费用标准是否符合公司《费用管理制度》（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

（3）预算科目使用是否准确，超预算费用需提交额外说明。

审核通过后，财务专员在系统中标记“审核通过”；若存在问题，注明退回原因并反馈至申请人及部门主管。

资金支付

财务部每月固定日期（如每月10日、25日）汇总审核通过报销单，提交至财务负责人*审批。

审批通过后，财务部通过银行转账方式将款项支付至申请人指定账户，支付完成后在系统中更新支付状态，并通过邮件通知申请人。

单据归档

纸质报销单及票据由财务部统一整理，按月度、部门分类归档，保存期限不少于5年；电子单据备份至公司服务器，保证数据安全。

（二）月度预算编制与执行流程

适用场景：各部门月度费用预算的申报、审批、执行及调整。

操作步骤：

预算申报

每月25日前，各部门根据下月业务计划，填写《月度预算申报表》，包含：预算科目（如人员薪酬、办公费、市场费等）、预算金额、测算依据（如业务量、历史数据等）、负责人姓名。

部门负责人审核申报数据合理性后，提交至财务部。

预算汇总与平衡

财务部汇总各部门预算，结合公司整体经营目标（如营收目标、成本控制要求），进行预算平衡：

（1）对比历史同期数据，分析预算增减合理性；

（2）对超历史或异常增长预算，要求部门补充说明；

（3）编制公司整体预算草案，提交至管理层*审议。

预算审批与下达

管理层召开预算审议会，对预算草案进行讨论调整，最终审批通过后，财务部于每月30日前将正式预算下达至各部门，并通过系统锁定预算额度。

预算执行监控

财务部每日更新预算执行台账，各部门可通过系统查询本部门预算使用进度。

当某科目预算使用率达80%时，系统自动预警，部门需提交《预算使用说明》，财务部重点关注；当预算使用率达100%时，暂停该科目新增支出（特殊紧急事项需提交预算调整申请）。

预算调整

因市场变化、业务调整等需变更预算时，部门需提前3个工作日提交《预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额、对业务的影响，经部门负责人、财务负责人、管理层审批后，更新预算额度。

（三）资金支付审批流程

适用场景：对外采购、服务付款、费用报销等资金支付业务的审批。

操作步骤：

支付申请发起

申请人根据合同或协议条款，填写《资金支付申请表》，注明：收款方全称、银行账号、开户行、支付金额、支付事由、合同编号、对应预算科目等信息，并合同扫描件、发票等附件。

业务部门审核

业务部门主管*审核支付事由与合同约定是否一致，金额是否准确，确认无误后签字提交。

财务部复核

财务专员复核：收款方信息与合同、发票是否一致；支付金额是否在预算内；审批流程是否完整。复核通过后提交至财务负责人。

大额支付审批

单笔支付金额超过5万元（含）的，需额外提交至总经理*审批；超过10万元（含）的，需提交至管理层集体审议。

支付执行与记录

审批通过后，出纳*通过网银或银行柜台办理支付，支付后及时在《资金支付台账》中登记支付时间、凭证号、流水号等信息，保证资金流向可追溯。

三、标准化表格模板

（一）费用报销申请表

序号

费用明细

金额（元）

发票号码

发票日期

费用用途

预算科目

1

办公用品采购

500.00

5678

2023-10-01

购买打印纸、笔

办公费