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团队协同沟通记录及跟进标准化模板

一、适用工作场景

本模板适用于需要多人协作、信息同步及任务闭环管理的各类团队工作场景，包括但不限于：

项目启动与规划：明确项目目标、分工、时间节点及风险预案；

跨部门协作会议：协调资源、解决职责交叉问题、推进跨团队任务；

问题复盘与改进：分析项目/工作中出现的偏差，制定整改措施；

日常任务同步：每日/每周例会中同步进度、blockers及下一步计划；

客户/需求方沟通：记录需求细节、反馈意见及后续跟进事项。

二、标准化操作流程

（一）沟通前：明确目标与准备

确定沟通核心目的

明确本次沟通需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决*项目进度滞后问题”），避免主题发散。

提前1-2小时发出会议通知，包含目的、时间、参与人、议程及需提前准备的资料（如数据报表、方案草稿）。

确认参与人及分工

必要参与人：决策者（如经理）、执行者（如主管、专员）、相关方（如部门接口人）；

可选参与人：记录人（建议固定专人，保证信息完整）、观察者（如实习生，需提前说明不参与决策）。

准备沟通材料

提前共享背景资料（如项目文档、问题清单），让参与人熟悉议题；

准备可视化工具（如思维导图、甘特图），辅助高效讨论。

（二）沟通中：实时记录与共识确认

结构化记录核心信息

按模板表格实时记录，重点捕捉“讨论要点”“决议事项”“待办事项”，避免遗漏关键信息；

对争议点或待确认事项标注“需经理确认”“需部门补充数据”，会后及时跟进。

同步理解与共识确认

每完成一个议题讨论，由主持人复述结论（如“关于需求，大家确认优先级为P1，由团队负责本周五前输出初稿”）；

待办事项需当场明确责任人、截止时间，避免“模糊分配”（如“负责跟进”改为“（产品专员）负责协调开发资源，6月15日前反馈排期”）。

（三）沟通后：整理分发与任务跟进

24小时内整理并分发记录

记录人根据会议内容，1个工作日内完成记录整理，标注“已确认”决议及“待办”事项；

通过邮件/协同工具（如企业钉钉）分发至所有参与人，抄送相关方，并附“请确认是否有遗漏，24小时内反馈”。

建立任务跟踪机制

将待办事项同步至团队任务管理系统（如Jira、Teambition），设置“责任人-截止时间-状态”三要素；

每日站会/每周例会优先回顾逾期未完成任务，分析原因（如资源不足、需求变更），及时调整计划。

（四）归档与复盘

定期归档记录

按项目/月份分类存储沟通记录（如“2024年6月-项目A沟通记录”），保留电子版及关键决策附件；

重要节点（如项目里程碑完成后）进行复盘，分析沟通效率及问题闭环率，优化流程。

三、沟通记录及跟进模板表单

团队协同沟通记录表

基本信息

内容

沟通主题

（例：Q3产品迭代需求评审会）

日期/时间

（例：2024年6月10日14:00-15:30）

地点/形式

（例：3号会议室/线上腾讯会议）

参与人

（例：经理（决策）、主管（产品）、工（开发）、专员（设计））

记录人

（例：*助理）

沟通内容

议题1：核心需求优先级

-讨论要点：客户提出新增“数据导出”功能，原计划优先级为P3，现客户要求提升至P1；-决议事项：经理确认“数据导出”功能优先级调整为P1，与“用户登录”功能并行开发；-待办事项：主管（产品）6月12日前输出功能详细PRD，*工（开发）6月13日前评估工时。

议题2：*项目进度滞后

-讨论要点：项目因第三方接口调试延迟2天，原定6月15日上线可能延期；-决议事项：经理协调第三方优先支持，工（开发）6月14日前完成接口联调，主管（产品）同步客户延期风险；-待办事项：专员（设计）6月12日前完成验收测试用例，主管（产品）6月15日前向客户提交延期说明。

待办事项跟踪

序号

待办内容

1

输出“数据导出”功能详细PRD

2

评估“数据导出”功能工时

3

向客户提交*项目延期说明

后续行动

-下次会议（6月17日）重点检查“数据导出”PRD及工时评估结果；-专员每日17:00在群内同步项目接口调试进度。

四、使用关键注意事项

1.记录及时性与准确性

沟通中避免依赖“记忆记录”，建议使用录音（需提前告知参与人）或实时文档协作工具（如飞书文档），会后1小时内整理初稿，减少信息遗漏；

对关键数据（如时间、数字、责任人）需二次确认，避免笔误（如“截止6月15日”误写为“6月5日”）。

2.责任与截止时间明确化

待办事项必须指定唯一责任人，避免“集体负责”导致无人跟进；

截止时间需具体到日期，避免“尽快”“本周内”等模糊表述，特殊情况需说明原因（如“需等待*部门反馈，预计6月20日”）。

3.信息同步与闭环管理

涉及跨部门的待办事项，需抄送部门负责人，保证资源支持；

任务完成后，责任人需在记录表中更新状态并附结果（如“已完成：PRD