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跨部门项目合作协议与分工规划模板

适用场景与背景说明

协议制定与执行全流程指南

第一步：明确项目目标与核心需求

责任主体：项目发起部门（如产品部、市场部）牵头，联合核心参与部门共同确认。

操作要点：

梳理项目背景（如“提升用户活跃度”“优化供应链效率”），明确项目核心目标（需符合SMART原则：具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制）；

列出关键交付物（如“用户活跃度提升30%”“供应链响应时间缩短至48小时”）；

识别项目成功的关键依赖（如“研发部需在X月X日前完成原型开发”“市场部需同步提供用户调研数据”）。

第二步：组建跨部门项目团队与架构

责任主体：项目发起部门协调人力资源部及各参与部门。

操作要点：

确定项目负责人（建议由发起部门负责人或资深经理担任，具备跨部门协调资源的能力）；

明确各部门参与人员（含角色：决策层、执行层、支持层），如“市场部：经理（项目负责人）、专员（用户调研）；研发部：工程师（技术负责人）、助理（测试支持）”；

建立沟通机制（如每周例会、月度复盘会、紧急事项群聊），明确沟通频率、参与人及输出物（例会需输出《项目进展同步表》）。

第三步：细化部门职责与分工边界

责任主体：项目负责人组织各部门负责人共同讨论，明确职责清单。

操作要点：

采用“RACI矩阵”原则（负责R、审批A、咨询C、知会I）划分职责，避免重叠或遗漏；

明确各部门在项目各阶段（启动、规划、执行、监控、收尾）的具体任务，如“启动阶段：市场部负责用户需求调研，研发部负责技术可行性分析”；

界定协作边界，明确“谁提需求、谁对接、谁验收”，例如“市场部向研发部提功能需求，指定专员对接，研发部完成后由市场部经理验收”。

第四步：制定资源投入与支持计划

责任主体：各部门负责人确认本部门资源投入，项目负责人汇总协调。

操作要点：

列出人力投入（含全职/兼职人员、工时占比）、预算支持（如市场活动经费、研发设备采购）、其他资源（如数据权限、第三方工具账号）；

明确资源到位时间，如“研发部需在X月X日前调配2名全职工程师，X月X日前完成开发环境搭建”；

约定资源冲突优先级（如“若多个项目争夺同一人力，由项目负责人协调，报分管领导审批”）。

第五步：拟定协议文本与评审修订

责任主体：项目负责人起草协议，各部门负责人及法务（如需）评审。

操作要点：

协议内容需包含：项目基本信息（名称、目标、周期）、部门职责分工、资源投入计划、沟通机制、风险应对条款、成果交付标准、违约责任（如“未按节点交付需承担责任”）、协议生效与终止条件；

组织评审会，各部门确认职责、资源无异议后签字（需部门负责人签字并加盖部门公章，或电子签章）；

协议一式多份（各部门留存一份，项目管理办公室备案一份）。

第六步：签署协议与执行监控

责任主体：项目负责人推动协议签署，全程监控项目进展。

操作要点：

协议签署后3个工作日内召开项目启动会，明确各方权责及下一步计划；

严格按照《时间节点计划表》推进，每周更新《项目风险跟踪表》，识别潜在风险（如资源延迟、需求变更）并制定应对措施；

月度输出《项目执行报告》，向分管领导及各部门同步进展、问题及解决方案。

第七步：项目收尾与复盘归档

责任主体：项目负责人组织各部门完成收尾工作，输出复盘报告。

操作要点：

对照协议约定的交付物，组织各部门验收（如“市场部验收用户活跃度数据，研发部验收系统功能”）；

召开复盘会，总结成功经验（如“跨部门沟通机制高效”）及待改进点（如“需求变更流程需更规范”）；

整理项目文档（协议、会议纪要、进度报告、验收报告等），归档至企业知识库或项目管理系统。

核心模板表格清单

表1：项目基本信息表

项目名称

项目编号

项目周期（起始日-截止日）

项目负责人

联系方式

核心目标

关键交付物

成功标准

项目发起部门

参与部门

表2：部门职责分工表（RACI矩阵）

阶段

任务名称

市场部（R/A/C/I）

研发部（R/A/C/I）

销售部（R/A/C/I）

财务部（R/A/C/I）

负责人

完成时限

启动阶段

用户需求调研

R

C

I

I

*专员

X月X日

执行阶段

功能开发

C

R

I

I

*工程师

X月X日

收尾阶段

成果验收

A

R

C

I

*经理

X月X日

表3：时间节点与交付物计划表

阶段

关键节点

交付物名称

负责部门

负责人

完成标准

检查人

规划

需求确认

《需求规格说明书》

市场部

*经理

需求无歧义，各方签字确认

项目负责人

执行

原型开发完成

产品原型图

研发部

*工程师

覆盖80%核心功能

*专员

收尾

项目总结报告

《项目复盘报告》

项目负责人

*经理

包含经验教训及改进建议

分管领导

表4：资源需求与支持表

部门

资源类型

具体需求（如人力/预算/工具）

数量/金额

到位时间

负责人

备注（如优先级）

研发部