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企业资产采购成本控制标准化模板

适用业务场景

生产设备购置：如新增生产线设备、大型机械、仪器仪表等固定资产采购；

办公设备更新：如电脑、打印机、办公家具等低值易耗品批量采购；

IT系统升级：如服务器、软件授权、网络安全设备等信息化资产采购；

原材料/备件采购：如生产所需关键原材料、设备维修备件等大宗物资采购。

通过标准化流程管控，保证采购成本合理、预算执行到位，同时兼顾资产质量与使用效率。

标准化操作流程

一、需求提出与初审

操作内容：

使用部门根据业务发展或资产更新需求，填写《资产采购需求申请表》，明确资产名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间及预算金额（需参考历史采购数据或市场询价初步估算）；

部门负责人对需求的必要性及合理性进行审核，重点确认“是否必须采购”“是否可复用现有资产”“预算是否在部门年度预算范围内”；

审核通过后，提交至采购部及财务部备案。

负责人：需求部门负责人、采购部专员*经理

输出成果：《资产采购需求申请表》（部门签字版）

二、预算编制与审批

操作内容：

采购部结合需求申请，参考市场价格信息（至少收集3家供应商初步报价）、历史采购成本数据，编制《采购预算明细表》，明确采购总预算、分项成本（如设备费、运输费、安装费等）；

财务部对预算的合规性（是否符合公司财务制度）、合理性（是否偏离市场价格均值）进行审核，必要时要求采购部补充市场调研数据；

预算金额≤5万元，由财务主管主管审批；5万＜预算金额≤20万元，由财务总监总审批；预算金额＞20万元，需提交总经理办公会审议。

负责人：采购部专员经理、财务部主管主管

输出成果：《采购预算明细表》（财务部审批版）

三、供应商筛选与评估

操作内容：

采购部通过公开招标、邀请招标、询价采购等方式筛选供应商，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业授权书等）、产品报价单、售后服务方案；

建立《供应商评估表》，从“资质合规性（20%）”“报价合理性（30%）”“产品质量（25%）”“交付能力（15%）”“售后服务（10%）”五个维度评分（满分100分），筛选得分≥80分的供应商进入候选名单；

对于单一来源采购（如专利产品），需填写《单一来源采购说明表》，说明唯一供应商的理由，经采购总监*总审批。

负责人：采购部专员*经理、需求部门代表

输出成果：《供应商评估表》《候选供应商名单》《单一来源采购说明表》（如适用）

四、成本分析与比价

操作内容：

采购部组织候选供应商进行二次报价，或邀请至少3家供应商参与现场/线上比价；

制作《采购成本分析表》，对比各供应商的“设备单价”“总价”“运输成本”“安装调试费”“质保期”“付款周期”等关键指标，计算“综合单位成本”（考虑资产使用寿命、维护费用等因素）；

需求部门参与技术参数确认，保证选型满足功能需求，采购部优先选择“综合成本最低且符合技术要求”的供应商，若最低价供应商未通过评估，需书面说明理由。

负责人：采购部专员经理、需求部门技术负责人工、财务部成本会计*会计

输出成果：《采购成本分析表》《比价结果报告》

五、采购执行与合同签订

操作内容：

采购部与选定供应商签订《资产采购合同》，明确采购资产信息（名称、规格、数量、质量标准）、价格及支付方式（如“预付款30%到货验收合格后付60%，质保期满付10%”）、交付时间与地点、违约责任（如延迟交付的违约金比例）、质保条款（至少1年免费保修）等；

合同需经法务部审核（重点条款：知识产权、保密义务、争议解决方式），审核通过后由双方授权代表签字盖章；

采购部将合同复印件提交财务部、需求部门备案，作为后续付款、验收的依据。

负责人：采购部专员经理、法务部专员专员、供应商授权代表

输出成果：《资产采购合同》（签字盖章版）

六、验收与成本核算

操作内容：

资产到货后，需求部门联合采购部、质检部（如有）进行现场验收，核对资产名称、规格、数量是否与合同一致，检查外观是否完好、技术参数是否达标，填写《资产验收单》；

验收合格后，采购部向供应商支付尾款（需附发票、验收单、合同等付款凭证）；

财务部根据实际采购成本（含设备费、运输费、安装费等）更新《采购成本台账》，对比预算金额，分析“成本差异”（节约/超支原因），如超支需说明是否经审批。

负责人：需求部门负责人、采购部专员经理、质检部专员员、财务部会计*会计

输出成果：《资产验收单》《采购成本台账》《成本差异分析报告》

七、归档与复盘

操作内容：

采购部整理本次采购全流程资料（需求申请、预算表、供应商评估表、合同、验收单、付款凭证等），按“采购项目-日期”分类归档，保存期限不少于5年；

每季度末，采购部联合财务部召开成本控制复盘会，分析季度采购成本数据，总结“高成本项目”的优化方向（如调整供应商策略、优化采购批量等），形成《采购成本控制改进计划