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行政事务审批流程高效处理指南

一、常见适用场景

行政事务审批流程广泛应用于企业日常运营中的各类事项，具体包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具、耗材、设备配件等申购与审批；

员工差旅管理：因公出差（含市内/跨市、国内/国际）的交通、住宿、补贴申请；

场地与资源使用：会议室、工位、车辆等内部资源的预约与调配；

费用报销：办公费用、招待费用、活动费用等合规支出报销；

合同与协议审批：供应商合作、服务外包等行政类合同的签订审核；

固定资产管理：电脑、家具等固定资产的申购、调拨、报废审批。

二、标准化处理步骤

行政事务审批需遵循“明确需求、逐级审核、高效流转、闭环管理”的原则，具体步骤

步骤一：申请发起——规范提交申请材料

操作主体：事项申请人（如部门员工、行政专员）；

操作内容：

根据事项类型填写《行政事务审批申请表》（详见模板表格），保证信息完整，包括：申请人基本信息、事项事由、明细清单（如物品名称/差旅行程/费用明细）、预算金额、附件材料（如报价单、出差通知、合同草案等）；

线上提交：通过企业OA系统、审批软件等申请表及附件，填写审批链（依次选择审核人、审批人）；

线下提交：打印纸质申请表（需手写签名），附附件材料提交至行政部前台，由行政专员协助录入系统。

关键要求：事项描述清晰，预算金额与实际需求匹配，附件材料真实有效（如采购需提供至少2家供应商比价单，差旅需附会议通知/任务说明）。

步骤二：部门初审——审核需求合理性与合规性

操作主体：申请人所在部门负责人；

操作内容：

审核申请事项的必要性：是否符合部门工作计划，是否为非替代性支出（如办公物资是否为日常必需，差旅是否与业务直接相关）；

审核材料完整性：申请表填写是否规范，附件是否齐全（如报销类需提供发票原件、费用明细清单）；

审核预算合理性：金额是否在部门预算范围内，是否存在超预算情况（若超预算需说明原因并附调整申请）。

时限要求：1个工作日内完成审核，通过则流转至下一环节，不通过则注明原因退回申请人修改。

步骤三：跨部门会签（如需）——协调多方资源与职责

操作主体：相关协作部门（如财务部、IT部、法务部等）；

触发条件：

涉及费用支出的需财务部审核预算及合规性；

涉及IT设备采购的需IT部审核技术参数与配置；

涉及合同协议的需法务部审核条款合法性；

涉及场地车辆调配的需行政部核实资源可用性。

操作内容：各会签部门在1个工作日内完成专业审核，签署明确意见（“同意”“需补充材料”“不同意”），并反馈至审批系统。

步骤四：领导终审——明确决策与授权

操作主体：根据事项金额与重要性划分审批权限（示例）：

金额≤5000元：部门负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：分管行政副总审批；

金额＞20000元：总经理审批。

操作内容：审批人重点审核事项的战略匹配度（是否符合公司发展方向）、成本效益（如采购性价比是否最优）、风险可控性（如合同条款是否存在履约风险）。审批通过后，系统自动审批编号；不通过则注明原因并退回至申请人或初审部门。

步骤五：结果反馈与执行——同步进度并落地

操作主体：行政部/申请人；

操作内容：

行政部在审批通过后1个工作日内通过系统/邮件通知申请人，并同步执行安排（如采购订单下达、会议室预留、车辆调度）；

申请人需在收到通知后按审批结果执行（如差旅需按审批标准乘坐交通工具，采购需在指定供应商处下单）；

执行过程中若需变更（如差旅行程调整、采购数量增减），需重新提交变更申请并按原流程审批。

步骤六：归档管理——留存完整记录

操作主体：行政部/档案管理部门；

操作内容：

线上审批：系统自动归档电子申请表、审批记录、附件材料，保存期限不少于3年；

线下审批：行政部将纸质申请表、附件、审批单整理成册，按年度分类编号存档，保证可追溯（如需查阅，由申请人提交书面申请，经部门负责人同意后调取）。

三、通用审批申请表示例

行政事务审批申请表

申请编号

申请人姓名

部门

工号

申请日期

*某

行政部

A56

2023-10-08

事项类型□采购□差旅□会议室□报销□合同□其他：________

事项详情

（根据类型填写，示例：采购类）物品名称：办公用A4纸规格：70g500张/包数量：20包预估单价：35元/包预算总额：700元用途：部门日常打印需求

附件清单

□报价单（供应商1：文具，报价700元；供应商2：YY办公，报价680元）□库存核查表（当前库存5包，需补充15包）

审批流程

部门审核人：经理（签字/日期：________）财务部会签：主管（签字/日期：________）分管领导：副总（签字/日期：________）行政部确认：专员（签字/日期：________）

备注

优先选择报价较低的YY供应商，要求10月15日前送达

四、关键注意事项与优化建议