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超市供货商管理及验收流程手册

前言

本手册旨在规范超市供货商的选择、合作及商品验收环节的操作流程，确保所采购商品的质量安全、供应稳定，并优化供应链效率，降低运营风险。本手册适用于超市采购部门、收货部门及相关管理岗位人员，并作为日常工作的指导性文件。各相关人员应认真学习、严格执行。

第一章供货商管理

1.1供货商准入与评估

供货商的准入是保障商品质量与供应稳定性的第一道关口，必须建立严格的筛选机制。

1.1.1供货商资质要求

所有潜在供货商必须提供合法有效的经营资质文件，包括但不限于营业执照、相关行业生产或经营许可证、品牌授权书（如为代理商）等。对于涉及食品类的供货商，还需提供食品生产许可证或食品经营许可证，以及供应商的食品安全管理制度文件。进口商品供货商还需提供报关单、出入境检验检疫证明等文件。

1.1.2商品资质审核

供货商所提供的商品需具备完整的资质证明，如产品合格证、质量检验报告（特别是针对食品、化妆品等有特殊要求的商品）、商标注册证等。对于有保质期的商品，需提供明确的生产日期和保质期说明。

1.1.3实地考察与综合评估

对于重要品类或新引入的供货商，采购部门应组织相关人员（可包括质量、运营部门代表）进行实地考察。考察内容包括供货商的生产或仓储环境、生产工艺、质量控制体系、管理水平、供货能力及社会责任履行情况等。结合资质审核、样品测试结果（如有必要）、价格竞争力、付款条件、配送能力及售后服务承诺等多方面因素进行综合评估，形成评估报告。

1.1.4合作协议签订

通过评估的供货商，需签订正式的购销合作协议。协议内容应明确双方权利与义务，包括商品名称、规格、数量、质量标准、价格、结算方式、交货期、验收标准、违约责任、售后服务、合同期限及终止条件等关键要素。

1.2供货商日常管理与关系维护

建立长期稳定的合作关系是供应链高效运作的基础，需进行精细化的日常管理。

1.2.1信息档案管理

为每个合格供货商建立详细的信息档案，记录其基本资质、联系方式、合作商品明细、历史交易记录、质量反馈、履约情况等信息，并定期更新。档案应妥善保管，便于查询与追溯。

1.2.2沟通与协调机制

定期与供货商进行沟通，包括业务对接、市场信息共享、问题反馈与解决等。可通过月度/季度例会、邮件、电话等多种方式保持顺畅联系，及时处理合作中出现的各类问题。

1.2.3供货能力监控

密切关注供货商的生产稳定性、库存状况及物流配送能力，确保其能满足超市的订货需求，避免出现断供或延迟交货的情况。对于可能影响供货的因素（如节假日、原材料波动），应提前沟通并制定应对预案。

1.3供货商绩效评估与优化

定期对供货商的表现进行评估，是持续改进供应链质量和效率的重要手段。

1.3.1评估指标体系

建立科学的供货商绩效评估指标体系，通常应包括：

*质量表现：商品抽检合格率、客诉率、退货率等。

*交付表现：准时交货率、订单满足率。

*价格竞争力：价格水平、调价合理性、成本控制能力。

*服务水平：订单响应速度、问题处理效率、配合度。

*创新能力：新品推荐、市场信息提供等。

1.3.2评估周期与方法

评估周期可根据商品特性和合作重要性设定为月度、季度或年度。评估方法可采用定量与定性相结合，由采购部门牵头，会同收货、销售、客服等相关部门收集数据并进行综合评分。

1.3.3评估结果应用

根据评估结果，对供货商进行分级管理。对于表现优秀的供货商，可考虑增加合作份额、给予更优惠的结算条件或优先合作权；对于表现不佳的供货商，应发出整改通知，要求其在规定期限内改进。若多次整改无效，应考虑暂停合作或终止合作关系，并重新寻找合格供货商。

第二章商品验收流程

商品验收是确保进入超市的商品符合质量标准和订单要求的关键环节，必须严格执行，杜绝不合格商品流入。

2.1验收准备与依据

验收人员应在商品到达前做好充分准备，并明确验收依据。

2.1.1订单信息核对

收货部门应提前获取采购订单（或送货单），核对订单编号、供货商信息、商品名称、规格、型号、数量、单价、交货日期等信息，确保与即将送达的商品一致。

2.1.2验收工具与人员准备

准备好必要的验收工具，如电子秤、卷尺、温度计（针对需温控的商品）、开箱工具等，并确保工具在有效期内且计量准确。安排具备相应资质和经验的验收人员，明确验收岗位职责。

2.1.3验收区域清理

确保验收区域干净、整洁、有序，有足够的空间进行商品的堆放、检查和操作。对于有特殊存储要求的商品（如冷藏、冷冻品），应确保相应的存储设施已准备就绪。

2.2验收实施流程

验收应按照规定的流程和标准进行，确保全面、细致、准确。

2.2.1到货确认与单据核对

供货商送货到指定地点后，验收人员首先应核对送货车辆信息、供货商代表身份，并索取