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会议纪要编写与执行流程工具
一、适用范围
本工具适用于企业内部各类工作会议的纪要编写与后续执行管理，包括但不限于项目例会、部门协调会、专题研讨会、决策评审会等。通过标准化流程保证会议内容准确记录、决议事项清晰落地，提升会议效率与执行效果。
二、会议纪要全流程操作步骤
（一）会前：筹备与准备
明确会议核心目标
会议发起人需提前明确会议主题、预期达成的目标（如决策、讨论、同步进展等），并告知参会人员，保证会议方向聚焦。
收集并分发会议资料
提前收集与会议议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等，通过内部系统或邮件发送给参会人员，预留充足时间供其预研，提升会议讨论效率。
准备会议纪要模板
根据会议类型（如决策类、讨论类、进度同步类）提前准备纪要模板（参考本文模板表格部分），明确需记录的关键要素（如决议事项、行动项、负责人等），避免记录遗漏。
确认会议基本信息
确认会议时间、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人）、议程安排等，提前1天发送会议通知，保证参会人员知晓并安排工作。
（二）会中：记录与确认
记录会议基本信息
按模板要求实时记录会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题等基础信息，保证要素完整。
记录讨论要点与争议点
围绕会议议程，逐项记录各议题的讨论过程：重点记录不同观点、关键数据、支撑依据，以及存在的争议焦点（如“关于方案，A部门认为成本过高，B部门认为效率提升显著，需进一步测算”）。
明确决议事项与行动项
对会议达成的共识或决策，需清晰记录决议内容、决策依据；对需后续落实的事项，必须明确“行动项描述、负责人、协助人（如有）、截止时间”，避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“2024年X月X日前完成方案初稿”）。
关键信息当场确认
记录人需在会议结束前，与主持人共同核对决议事项、行动项等关键信息，保证记录准确无误，避免因理解偏差导致后续执行问题。
（三）会后：整理与分发
整理会议纪要初稿
会议结束后2个工作日内，记录人根据会中记录整理纪要初稿，内容需客观、简洁，突出重点（避免口语化表述，如“我觉得”改为“与会人员认为”），并按模板格式规范排版。
审核与定稿
初稿完成后，提交主持人审核，重点核对决议事项、行动项的准确性；涉及多部门协作的，可发送相关部门负责人会签，确认无异议后形成定稿。
分发与归档
定稿后1个工作日内，通过内部系统或邮件将会议纪要分发给所有参会人员及需知晓的部门，同时抄送相关领导；分发时明确“请各负责人按行动项要求推进工作，部门负责汇总进度”。纪要电子版需按“会议名称-日期”分类归档，保存期限不少于3年。
（四）执行：跟踪与反馈
建立行动项跟踪台账
以会议纪要为基础，建立《行动项跟踪表》（模板见下文），明确各行动项的负责人、截止时间、当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）、完成情况说明，由指定部门（如项目组/行政部）每周更新进度。
定期跟进进度
负责跟踪的部门需在行动项截止日前3天提醒负责人；对跨周期任务（如超过1周），每周通过简短会议或书面形式同步进展，保证问题及时发觉并解决。
反馈与总结
行动项完成后，负责人需在跟踪表中更新完成情况，并附相关成果（如报告、方案等）；对于未按时完成的，需说明原因及计划完成时间。每月/每季度对行动项完成率进行统计分析，形成执行报告，为后续会议优化提供依据。
三、会议纪要模板表格
（一）会议纪要模板
会议基本信息
会议名称
项目需求评审会
会议编号
XJ-2024-003
日期
2024年X月X日
时间
14:00-16:00
地点
公司3楼会议室A（线上会议：腾讯会议X）
主持人
*经理
记录人
*专员
参会人员
总监、主管、工程师、代表（共8人）
缺席人员
*（市场部，因出差）
会议主题
讨论项目V1.2版本需求优先级及开发排期
会议议程与讨论内容
议题一：需求优先级排序
1.*工程师介绍用户调研结果，提出“支付功能优化”为最高优先级；
2.*主管认为“订单流程简化”需同步推进，双方就用户痛点展开讨论；
3.决议：按“支付功能优化订单流程简化界面改版”顺序优先开发。
决议事项
1.需求文档确认
产品部于X月X日前完成《项目V1.2需求说明书》终稿，发开发组评审。
2.技术可行性评估
开发组于X月X日前输出支付功能优化技术方案，重点评估兼容性风险。
行动项跟踪
任务描述
负责人
协助人
截止时间
完成状态
备注
1.1需求文档终稿
完成《项目V1.2需求说明书》
*主管
*专员
2024–
未开始
需补充用户案例数据
2.1技术方案输出
支付功能优化技术方案
*工程师
*
2024–
进行中
已完成架构设计
会议总结|本次会议明确了需求优先级及下一步工作计划，请各负责人按行动项要求推进，产品部需于下周五前同步
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