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员工离职面谈及交接工作手册

前言

人才流动是现代企业组织发展中不可避免的现象。规范、专业地处理员工离职过程，不仅关乎离职员工的职业体验与企业声誉，更对企业知识传承、业务连续性及团队稳定性具有深远影响。本手册旨在为人力资源部门及各级管理者提供一套系统、实用的员工离职面谈及工作交接操作指引，以期实现离职管理的规范化、人性化与效能化，助力企业在人才流动中持续优化管理，保持组织活力。

第一章总则

1.1目的与意义

本手册的制定，旨在：

*规范离职面谈流程，客观了解员工离职真实原因，为企业管理改进提供一手依据。

*确保离职员工工作交接的完整性与准确性，最大限度降低因人员变动对业务造成的冲击。

*维护和谐的劳资关系，展现企业人文关怀，提升在职员工归属感。

*积累人才管理数据，优化人才保留策略，提升企业整体竞争力。

1.2适用范围

本手册适用于公司全体员工的离职管理过程，包括主动离职、协商解除劳动合同等情形。特殊情况下的离职处理（如辞退、开除），除遵守相关法律法规外，可参照本手册中交接部分的原则执行。

1.3基本原则

*保密原则：离职面谈中获取的个人信息及员工对公司的评价意见，未经允许不得随意泄露。

*客观中立原则：面谈者应保持中立态度，不预设立场，鼓励员工畅所欲言。

*尊重理解原则：尊重员工的离职决定，理解其个人职业发展诉求，避免对立情绪。

*及时高效原则：离职面谈及工作交接应在规定时限内迅速、有效地完成。

*书面确认原则：离职面谈记录、工作交接清单等关键环节均需形成书面文件，并由相关方签字确认。

1.4职责分工

*人力资源部：负责本手册的制定、修订与解释；组织并指导离职面谈；审核离职交接清单；办理离职相关手续；分析离职数据并提出改进建议。

*离职员工所在部门负责人/直接上级：作为工作交接的第一责任人，负责监督、指导离职员工完成工作交接；确认交接内容的完整性与准确性；参与或协助人力资源部进行离职面谈。

*离职员工：主动配合完成离职面谈；按照要求全面、细致地进行工作交接，确保信息、资料、物品等无遗漏。

第二章离职面谈

2.1面谈准备

*信息收集：人力资源部在接到员工离职申请后，应首先收集该员工的基本信息、职位信息、入职时间、工作表现、历史奖惩记录等。

*预约安排：与离职员工协商确定面谈时间、地点，确保环境安静、私密，避免干扰。建议面谈时间不少于半小时。同时，提前与该员工的直接上级沟通，了解其对员工离职的看法及可能的信息补充。

*拟定提纲：根据员工的具体情况，准备面谈提纲，明确需要了解的核心问题，如离职原因、对公司及部门管理的看法、工作体验、改进建议等。

2.2面谈实施

*开场与氛围营造：面谈开始时，应以平和、尊重的态度欢迎员工，简要说明面谈目的，强调谈话的保密性，努力营造开放、坦诚的沟通氛围，鼓励员工真实表达。

*离职原因探究：这是面谈的核心环节。通过开放式问题引导员工深入阐述离职的直接原因和根本原因。避免简单的“是/否”类问题，多使用“为什么选择这个时机？”“是什么让您做出这个决定？”“在过去的工作中，哪些方面让您感到满意/不满意？”等。

*工作体验与反馈：了解员工在工作中的真实感受，包括对工作内容、职责权限、团队协作、直接上级管理风格、绩效考核、薪酬福利、职业发展通道、企业文化、公司政策等方面的看法和建议。

*对公司的建议：鼓励员工就公司管理、流程优化、制度建设、文化建设等方面提出建设性意见。

*职业发展与未来规划：了解员工的职业发展方向和新工作的情况，表达对员工未来的祝福。

*注意事项：面谈过程中，面谈者应专注倾听，适时记录，不打断、不辩解、不评判。对员工提出的负面意见，要保持冷静，避免情绪化反应。对于敏感问题，如涉及具体个人评价，应引导其对事不对人。

2.3面谈记录与分析

*即时记录：面谈结束后，应立即整理面谈笔记，确保信息的准确性和完整性。记录应客观反映员工的原话和主要观点。

*内容分析：人力资源部定期对离职面谈记录进行汇总、分类、分析，识别离职原因的共性与个性，提炼员工反馈的关键问题和改进建议。关注高频出现的问题，如薪酬竞争力、晋升瓶颈、管理方式等。

*报告与应用：将分析结果形成离职分析报告，适时向管理层汇报。对于员工提出的合理建议，应推动相关部门研究改进；对于反映的管理问题，应作为组织优化和人才保留策略调整的重要依据。

2.4结果反馈与跟进

*信息共享：对于涉及部门管理或特定岗位的问题，人力资源部应与相关部门负责人进行沟通反馈，共同探讨改进方案。

*改进措施：针对面谈中发现的系统性问题，公司应制定并实施相应的改进措施，并跟踪改进效果。

*保持联系：对于表现优秀或有潜力的离职员工，可以考虑将其纳入公司人才库，保持适当联系，为未来可能的合作（如返聘、业务合作