会议管理流程及表单模板.docVIP

会议管理标准化工具包

一、适用范围与典型场景

本工具包适用于企业内部各类会议的规范化管理，包括但不限于：部门周例会、项目推进会、跨部门协调会、季度总结会、专题研讨会等。通过统一流程和表单，保证会议目标明确、过程高效、结果可追溯，尤其适合需要多人协作、明确责任分工的工作场景，帮助团队减少无效沟通，提升决策效率。

二、标准化操作流程

（一）会议筹备阶段

明确会议目标与必要性

发起人需提前确认会议是否不可替代，避免“为开会而开会”。例如：需解决跨部门协作障碍、明确项目关键节点、或需集体决策重要事项时，方可发起会议。

确定会议核心目标（如“评审Q3营销方案”“明确新产品上线分工”），并在会议通知中清晰传达。

制定会议方案

确定会议基本信息：主题（简洁聚焦，如“项目进度同步会”）、时间（避开工作高峰期，优先选周二至周四上午9:00-11:00或下午2:00-4:00）、时长（建议控制在60-90分钟，超时需提前说明）、地点（会议室或线上会议，线上需提前测试设备）。

拟定参会人员：明确主持人、记录人、核心决策人及列席人员（非必需人员可会后同步纪要）。

准备会议材料：提前1-2天将议程、背景资料、待讨论问题清单等发送给参会人（材料需标注重点，如“需决策项”“需反馈项”）。

发出会议通知

通过企业协作工具（如钉钉、企业）或邮件发送通知，内容需包含：会议主题、时间、地点/、参会人、议程（含各环节预计时长）、会议目标、需提前准备的材料。

示例：

主题：项目V1.2版本需求评审会

时间：2023年10月26日（周四）14:00-16:00

地点：3楼会议室A

参会人：产品部经理、研发部组长、测试部专员、市场部代表

议程：14:00-14:10项目背景回顾（经理）；14:10-14:50需求清单评审（组长）；14:50-15:30风险与资源协调（全员）；15:30-16:00决策与下一步行动（主持人）

（二）会议执行阶段

会前准备

主持人提前10分钟到达会议室，检查投影、麦克风、会议记录本等设备；线上会议提前5分钟测试音视频，发送会议提醒。

记录人提前打印签到表、议程表，准备好会议纪要模板。

会议开场

主持人准时开场，重申会议目标、议程及时长控制要求（如“本次会议聚焦需求评审，每个环节超时将提醒”）。

简要介绍新增或临时变动信息（如“因经理临时出差，由代理主持”）。

会议进行中

严格按议程推进，引导参会人围绕议题发言，避免偏离主题（如“关于功能的讨论，建议放在会后单独沟通，当前先聚焦需求优先级”）。

记录人实时记录关键信息：讨论要点（不同观点需标注发言人）、决议事项（明确“同意”“暂缓”“需进一步调研”）、行动项（含负责人、完成时间）。

需决策事项当场明确结论，避免“会后研究”模糊表述（如“需求优先级按P1-P2排序，P1需求由*负责10月30日前输出技术方案”）。

会议结束

主持人总结会议成果：回顾决议事项、行动项及负责人，确认无遗漏后宣布散会。

记录人收集补充信息（如参会人未及时反馈的要点），整理会议纪要初稿。

（三）会议收尾阶段

纪要与分发

会议结束后24小时内，记录人完成会议纪要，内容需包含：会议基本信息、议程执行情况、关键讨论摘要、决议事项、行动项（表格形式，含负责人、截止时间、输出物）。

纪要通过主持人审核后，在1个工作日内发送给所有参会人及相关干系人，并抄送部门存档。

行动项跟踪

记录人建立“行动项跟踪表”，每周更新进度，提前2天提醒负责人截止时间。

主持人在下次会议开场时，优先回顾上次会议行动项完成情况，对逾期项说明原因并明确补救措施。

资料归档

将会议通知、签到表、纪要、相关材料等整理归档（电子档按“年份-月份-会议主题”命名，存放于共享文件夹），保存期限不少于1年。

三、核心表单模板

表1：会议申请表

项目

内容说明

示例

会议主题

简洁明确，不超过20字

Q3销售目标分解会

会议目的

需解决的核心问题或达成的目标

明确各区域销售指标及考核标准

时间

起止时间（精确到分钟）

2023-10-2709:30-11:00

地点/形式

线下会议室或线上平台

线上（腾讯会议，会议号：X–）

参会人员

部门+姓名（含主持人、记录人）

销售部总监、华东区经理、财务部*专员

议程

按顺序列出议题及预计时长

1.上季度销售数据回顾（15分钟）2.Q3目标分解（30分钟）3.资源协调（15分钟）

所需材料

需参会人提前准备的文件

上季度销售数据报表、Q3目标草案

申请人

部门+姓名

销售部*经理

审批人

部门负责人（如涉及跨部门决策，需更高层级审批）

运营总监*总监

表2：会议签到表

日期

会议主题

参会人员（部门+姓名）

签到时间

备注（如迟到/请假）

2023-10-26

项目进度同步会

研发部*组长

14:05

因客户会议迟到