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行政文件归档与资料管理制度工具

一、适用工作场景与情境

本工具适用于企业或组织在日常行政工作中形成的各类正式文件（如会议纪要、通知、报告、合同、制度文本等）从形成、流转到最终归档及后续利用的全过程管理，具体包括：

各部门在日常办公中产生的需长期或短期保存的行政文件；

年度或半年度文件集中归档阶段对全年行政资料的系统性整理与存储；

因审计、检查、业务协作或内部决策需要调取历史行政资料时的查阅与使用管理；

超过保管期限的行政文件进行鉴定与规范处置的流程控制。

二、标准化操作流程指引

（一）文件形成与初步分类

文件形成：各部门经办人（如经理、专员）在完成行政文件（如《关于事项的通知》《会议纪要》）起草后，需经部门负责人审核确认内容准确、格式规范，并标注文件形成日期（如2024年5月20日）。

初步分类：经办人根据文件内容属性，将其纳入预设的行政文件分类体系，主要分为以下类别：

综合管理类：包括公司级通知、制度文件、工作计划、总结、会议纪要等；

人事管理类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利相关文件（不含敏感个人信息）；

财务管理类：包括预算、费用报销、资产登记等非涉密财务单据及说明；

业务协作类：包括对外合作协议、客户函件、项目往来文件等；

其他类：未纳入上述类别但需保存的临时性或专项文件。

同时根据文件保密程度标注密级（内部、秘密、机密），其中内部文件占比约90%，秘密及以上文件需单独标注。

（二）文件整理与编号规范

文件整理：

纸质文件：去除订书针、回形针等金属物，对破损、褶皱文件进行修补或裱糊，按“时间顺序”或“重要程度”排序（如年度文件按月份排序，月度文件按日期排序）；

电子文件：统一转换为PDF格式（如需编辑保留可另存源文件），命名规则为“部门代码+年份+文件类别+流水号”（如“ZHR2024ZL001”，其中“ZHR”为综合部代码，“ZL”为综合管理类）。

文件编号：

采用“部门代码-年份-文件类别代码-流水号”六位编码规则，示例：

部门代码：综合部（ZHR）、人事部（RSB）、财务部（CWY）；

文件类别代码：综合管理类（ZL）、人事管理类（RL）、财务管理类（CW）；

流水号：按当年文件形成顺序从001开始编号（如ZHR2024ZL001为综合部2024年第1份综合管理类文件）。

（三）归档存储与登记管理

归档方式：

纸质文件：使用统一规格的无酸档案盒（长×宽×高=30cm×21cm×5cm），每盒不超过50页，档案盒正面标注“部门+年份+文件类别+起止流水号”（如“综合部2024年综合管理类ZL001-ZL020”），侧面标注盒内文件关键词；

电子文件：存储于指定服务器或云盘的“行政档案-年度-部门”文件夹中，按文件编号命名，并建立电子目录与纸质文件索引关联。

归档登记：

经办人完成整理后，填写《行政文件归档登记表》（见表1），注明归档日期、文件编号、名称、页数、载体类型（纸质/电子）、档案盒编号（纸质档）或存储路径（电子档），经部门负责人审核后提交档案管理员（*）存档。

（四）借阅利用与归还管理

借阅申请：因工作需要借阅文件时，借阅人（如主管、员工）需填写《行政文件借阅申请表》（见表2），注明借阅文件编号及名称、借阅原因、用途、预计归还日期（一般不超过5个工作日），并经所在部门负责人审批。

借阅登记：档案管理员审批通过后，按借阅日期登记借阅信息，纸质档需当面核对文件完整性并签字确认，电子档通过权限控制（仅可在线查看，禁止）。

归还检查：借阅期满后，借阅人需及时归还文件，档案管理员检查纸质档是否污损、缺页，电子档是否未外传，确认无误后在《借阅申请表》上标注“归还日期”并签字。

（五）鉴定与销毁管理

定期鉴定：每年12月底，由档案管理员牵头，组织部门负责人、法务专员（*）组成鉴定小组，对到期文件（保管期限参考表3）进行价值评估，区分“继续保存”和“无需保存”两类。

销毁审批：对无需保存的文件，填写《行政文件销毁审批表》（见表4），注明文件编号、名称、形成日期、销毁原因，经部门负责人、分管领导（*）审批后，方可执行销毁。

销毁执行：纸质档采用碎纸机销毁（需2人监销，、），电子档彻底删除存储记录并覆盖原文件，销毁后在《销毁审批表》上记录销毁日期、监销人签字，保证可追溯。

三、配套管理表单模板

表1：行政文件归档登记表

归档日期

文件编号

文件名称

形成部门

页数

载体类型（□纸质/□电子）

档案盒编号/存储路径

归档人

审核人

2024-05-21

ZHR2024ZL001

关于2024年端午节放假的通知

综合部

2

纸质

ZHR2024ZL-001

张*

李*

2024-05-22

RSB2024RL005

2024年第二季度员工培训计划

人事部

8

电子

D:L005.pdf

王*

刘*

表2：行