公司活动场地预订与布置工具.docVIP

公司日常活动场地预订与布置工具指南

一、适用活动类型与场景

本工具适用于公司内部各类常规活动的场地预订与布置统筹，涵盖以下场景：

会议类：部门周例会、月度总结会、项目研讨会等；

培训类：新员工入职培训、技能提升讲座、外部讲师分享会等；

团建类：部门团建、年会、节日庆祝（如中秋、春节联欢）等；

接待类：客户交流会、合作伙伴洽谈会、行业小型沙龙等。

通过标准化流程，保证场地资源高效利用，活动布置符合主题需求，提升活动体验。

二、场地预订与布置全流程操作指南

1.活动需求发起与审批

操作主体：活动负责人（如部门主管、项目组长）

操作步骤：

（1）明确活动基本信息：活动名称、类型、预计参与人数、计划时间（精确到小时）、核心目标（如培训、庆祝、沟通）；

（2）填写《活动需求申请表》（见模板1），详细说明场地需求（如容纳人数、必备设施：投影仪、白板、麦克风等）及布置要求（如背景板主题、桌椅摆放形式、是否需要绿植/鲜花等）；

（3）提交至部门负责人审批，审批通过后同步抄送行政部门对接人。

2.场地资源查询与预订

操作主体：行政部门对接人

操作步骤：

（1）根据活动需求，查询公司可用场地（如总部会议室A、培训中心B、多功能厅C等），核对场地容量、设施状态及空闲时间；

（2）若现有场地无法满足需求，协调外部场地资源（如合作酒店会议厅、共享办公空间），并提前确认场地租赁费用及附加服务；

（3）与场地管理部门（或外部场地方）确认预订细节，填写《场地预订确认表》（见模板2），明确使用时段、设施清单、费用承担方及违约责任；

（4）将预订结果同步至活动负责人，双方签字确认后视为预订成功。

3.布置方案制定与资源协调

操作主体：活动负责人、行政部门对接人

操作步骤：

（1）活动负责人根据活动主题制定布置方案（如团建活动需轻松活泼的氛围，研讨会需简洁正式的布局）；

（2）行政部门对接人根据方案协调资源：

物料采购/租赁：如背景板设计制作、桌椅摆放形式（剧院式、课桌式、圆桌式）、装饰物料（气球、横幅、绿植）、设备调试（投影、音响、灯光）；

人员安排：若需专业布置团队，提前对接供应商；若内部布置，明确分工（如负责物料搬运，负责设备调试）；

（3）填写《布置任务清单表》（见模板3），细化各项任务的责任人、完成时限及所需资源，保证无遗漏。

4.活动前场地检查与布置执行

操作主体：活动负责人、行政部门对接人、布置团队

操作步骤：

（1）活动前1天，三方共同到场检查场地：确认设施完好（如投影仪是否能正常开机、麦克风是否有杂音）、场地清洁度、电源接口数量等；

（2）按照《布置任务清单表》执行布置：

桌椅摆放：根据活动形式调整间距，预留主通道（宽度不低于1.2米）；

物料安装：背景板安装牢固，装饰物料固定稳妥（避免高空坠物）；

设备调试：提前1小时完成音响、投影等设备联调，测试话筒音量及PPT播放效果；

（3）布置完成后，拍摄场地照片留存，与活动负责人确认最终效果，如有调整需在活动前2小时完成。

5.活动期间场地支持与应急处理

操作主体：行政部门对接人、现场支持人员

操作步骤：

（1）活动开始前30分钟，现场支持人员到位，检查场地设施状态，保证空调、灯光等正常运行；

（2）活动期间，全程留守，及时处理突发情况（如设备故障：启用备用设备或联系技术人员；物料损坏：协调补充物料；人数临时增加：协调加座或调整场地布局）；

（3）活动结束后，引导参会人员有序离场，提醒活动负责人清理个人物品。

6.场地复原与反馈优化

操作主体：活动负责人、行政部门对接人

操作步骤：

（1）活动结束后2小时内，组织人员复原场地：桌椅归位、垃圾清理、设备关闭、租赁物料归还；

（2）活动负责人填写《场地使用反馈表》（见模板4），反馈场地使用体验（如设施便捷性、布置满意度、问题改进建议）；

（3）行政部门对接人汇总反馈，与场地管理部门沟通优化方案（如增加高频使用设施、调整场地开放时间），同步更新《场地预订与布置操作手册》。

三、常用表格模板

模板1：活动需求申请表

活动名称

申请部门

活动类型

□会议□培训□团建□接待

预计参与人数

活动负责人

*

联系方式

计划时间

年月日时-时

活动地点（意向）

场地需求

□容纳50人以下□容纳50-100人□容纳100人以上必备设施：□投影仪□白板□麦克风□舞台□茶歇区

布置需求

□背景板（尺寸：______）□桌椅形式：□剧院式□课桌式□圆桌式□装饰：□气球□横幅□绿植□其他：______

特殊要求

（如：需提前调试灯光、设置签到处等）

部门负责人审批

签字：________日期：______

模板2：场地预订确认表

预订编号

预订日期

活动名称

预订部门

预订人

*

联系方式

使用日期

年月日

使用时