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行政办公文档格式与排版标准化规范
一、规范目的与核心价值
行政办公文档是企业内外信息传递、决策执行、档案管理的重要载体，统一的格式与排版能显著提升文档的专业性、可读性，保证信息传递准确高效，同时便于跨部门协作与长期归档。本规范旨在通过标准化操作，减少格式混乱、信息遗漏等问题，降低沟通成本，强化企业品牌形象的统一性。
二、适用范围与典型场景
本规范适用于公司内部及对外行政办公类文档，涵盖以下典型场景：
日常事务处理：通知、通报、会议纪要、工作计划与总结；
审批流程：请示、报告、函件、申请表；
对外沟通：合作函、邀请函、公函、对外报送材料；
档案管理：需长期保存的制度文件、合同附件、年度报告等。
三、标准化操作流程详解
（一）第一步：明确文档类型与核心要素
根据文档用途确定类型（如“通知”“报告”“会议纪要”），并梳理核心要素：
准确概括文档主题，如“关于2024年中秋节放假安排的通知”；
主送/抄送对象：明确接收部门或人员，如“各部门：”“抄送：总经理办公室”；
包含事由、具体事项、执行要求等；
附件（如有）：列出附件名称及数量；
落款：发文部门全称及日期。
（二）第二步：设置基础页面格式
纸张与页边距：统一采用A4纸张（210mm×297mm），页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（便于装订）；
页眉页脚：
页眉：左侧为公司全称（如“集团有限公司”），右侧为文档类型（如“通知”“报告”），字体为宋体小五号，居中对齐；
页脚：页码居中，格式为“第X页共Y页”（如“第1页共3页”），字体为宋体小五号。
（三）第三步：规范字体与字号
根据文档层级设置字体与字号，保证视觉层次清晰：
内容层级
字体
字号
格式要求
文档标题
方正小标宋简体
二号
居中、加粗、段前段后0.5行
一级标题（如“一、”）
黑体
三号
左对齐、加粗、段前段后0.5行
二级标题（如“（一）”）
楷体GB2312
三号
左对齐、加粗、段前段后0.3行
仿宋GB2312
三号
首行缩进2字符、行距28磅
附件说明
仿宋GB2312
三号
左对齐、段前0.5行
落款部门与日期
仿宋GB2312
三号
右对齐、间距2字符
（四）第四步：段落格式与对齐方式
段落：首行缩进2字符（全角），两端对齐，行距固定为28磅（保证行间距一致，避免过密或过疏）；
标题段落：一级标题段前距0.5行、段后距0.5行，二级标题段前距0.3行、段后距0.3行，避免标题与间距过大；
表格内文字：表格内文字采用五号仿宋GB2312，表头加粗，单元格内容居中对齐（特殊情况可左对齐或右对齐，需保持全表一致）。
（五）第五步：插入图表与附件规范
图表：
图表需按章节编号，如图1-1（第一章第一个图）、表2-3（第二章第三个表）；
图表标题位于图表下方，字体为宋体五号，格式为“图1-1X”或“表2-3X”，如“图1-12023年度部门经费支出占比”；
图表清晰无边框（必要时可添加细实线边框，线宽0.5磅）。
附件：
附件在后另起一行，标注“附件：1.X”“附件：2.X”（附件数量超过2个时用阿拉伯数字编号）；
附件标题字体字号同，附件内容需单独排版，页码续编（如共3页，附件从第4页开始）。
（六）第六步：落款与日期审核
落款部门需使用公司全称（如“行政部”而非“行政科”），右对齐，与日期间距2字符；
日期格式：中文大写（如“二〇二四年五月二十日”）或阿拉伯数字（如“2024年5月20日”），全公司统一选择一种格式（建议中文大写，更显正式）；
审核流程：拟稿人某某→部门负责人某某→行政部审核→签发人*某某（如需），保证内容准确无误。
四、文档格式要素规范表
要素类别
具体要素
规范要求
示例
文档结构
标题
方正小标宋简体二号，居中，加粗，段前段后0.5行
关于2024年度员工体检安排的通知
主送机关
仿宋GB2312三号，顶格，冒号为全角（“：”）
各部门：
仿宋GB2312三号，首行缩进2字符，行距28磅
为保障员工身体健康，公司将于2024年6月组织年度体检，具体安排
一级标题
黑体三号，左对齐，加粗，段前段后0.5行
一、体检时间
二级标题
楷体GB2312三号，左对齐，加粗，段前段后0.3行
（一）各部门体检时间
图表与附件
图表编号及标题
宋体五号，居中，格式为“图X-XX”或“表X-XX”
表3-12024年行政办公预算分配表（单位：万元）
附件说明
仿宋GB2312三号，左对齐，段前0.5行
附件：1.2024年体检人员名单
页眉页脚
页眉
宋体小五号，居中，左侧公司全称+右侧文档类型
集团有限公司通知
页码
宋体小五号，居中，格式“第X页共Y页”
第1页共3页
落款
部门名称
仿宋GB2312三号，右对齐
行政部
日期
中文大写
文档评论（0）