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销售业务洽谈记录及合同评审通用工具模板

一、适用业务场景

初步接洽阶段：销售代表与潜在客户首次沟通合作意向时，记录核心需求、双方关注点及初步共识；

深度洽谈阶段：针对具体合作方案（如产品规格、服务内容、价格体系等）进行多轮谈判时，同步记录谈判进展、分歧点及解决路径；

合同签订前：在双方达成合作意向后，组织内部对拟签订合同进行系统性评审，保证条款合规、风险可控、权责清晰。

二、标准化操作流程

（一）销售业务洽谈记录操作流程

步骤1：洽谈前准备

明确洽谈目标：本次洽谈需达成的核心成果（如确认客户预算、敲定产品型号、约定交付周期等）；

收集客户背景：梳理客户行业属性、历史合作记录（如有）、关键决策人及需求痛点；

准备合作方案：基于前期沟通，拟定初步方案（含产品/服务清单、报价、交付计划等），并准备相关资料（如产品手册、成功案例）。

步骤2：洽谈中实时记录

参与人员：记录我方销售代表（某）、客户方对接人（某）及其他与会人员（如技术、采购负责人）；

核心议题：按“客户需求—我方方案—双方讨论—初步结论”结构记录，重点标注：

客户明确提出的刚性需求（如“要求产品符合行业标准”“交付时间不晚于X月X日”）；

客户潜在需求（如“对售后服务响应速度较为关注”）；

我方承诺或让步（如“可免费提供3次操作培训”“报价在原基础上优惠X%”）；

分歧点未达成共识的内容（如“客户希望分期付款，我方要求预付30%”）。

步骤3：洽谈后整理与确认

洽谈结束后2个工作日内，记录人整理洽谈记录，保证信息准确、无遗漏；

将整理记录邮件发送给客户方对接人（某），附言“感谢您的时间，以下为本次洽谈核心内容，如无异议将作为后续合作及合同拟定的基础，请确认”；

收到客户书面确认（邮件或签字扫描件）后，将确认版洽谈记录与原始记录一并归档。

（二）合同评审操作流程

步骤1：评审启动

销售代表在收到客户签字确认的洽谈记录后，根据合作内容拟定合同初稿，提交至部门负责人；

部门负责人审核合同完整性（含基本信息、商务条款、法律条款、技术附件等），确认需参与评审的部门（如法务、财务、技术、售后等）。

步骤2：多部门并行评审

各部门根据职责分工，在3个工作日内完成专项评审，并填写《合同评审表》：

法务部：审核合同主体合法性（客户营业执照、授权委托书）、条款合规性（如违约责任、争议解决方式）、法律风险点（如“不可抗力”定义是否清晰）；

财务部：审核商务条款中的价格体系（是否符合公司定价政策）、付款方式（预付款比例、进度款节点、质保金约定）、开票信息（名称、税号等）及客户信用状况（如历史回款记录）；

技术部/产品部：审核技术附件（如产品规格、技术参数、交付标准）与洽谈记录的一致性，确认技术可行性及验收标准；

售后部：审核服务条款（如质保期限、响应时间、服务范围），保证售后资源可匹配客户需求。

步骤3：评审意见汇总与修订

销售代表汇总各部门评审意见，与客户沟通修订内容（如需），重点关注“一票否决项”（如客户主体不合法、付款方式超出公司底线）；

修订后合同再次提交至部门负责人及关键评审部门确认，直至所有无重大异议。

步骤4：评审结论与归档

部门负责人根据评审结果，出具“通过”“有条件通过”或“不通过”的结论：

“通过”：按流程提交至公司管理层签字盖章，并寄送客户；

“有条件通过”：明确需客户配合修订的条款，待客户确认后推进；

“不通过”：说明核心风险点，终止合作或重新洽谈；

合同最终版本（含评审记录、修订说明、客户确认函）由销售部统一归档，保存期限不低于合同终止后5年。

三、核心模板参考

（一）销售业务洽谈记录表

项目

内容

客户名称

公司

客户行业

制造业

洽谈时间

2023年X月X日14:00-16:30

洽谈地点

客户会议室/我司会议室

我方参与人员

销售代表某、技术支持某

客户参与人员

采购经理某、技术总监某

洽谈主题

年度采购设备合作方案洽谈

核心议题记录

1.客户需求

-需采购A型设备10台，要求技术参数不低于标准；-交付时间：X月X日前完成安装调试；-预算范围：80-90万元。

2.我方方案

-提供A型设备（符合标准），单价8.5万元/台，总价85万元；-交付时间：X月X日前，免费安装调试及操作培训；-付款方式：合同签订后预付30%，交付后付60%，质保金10%（1年）。

3.讨论分歧点

-客户希望预付比例降至20%，我方坚持30%（理由：需提前采购原材料）；-客户要求质保金延长至2年，我方按行业标准约定1年。

4.初步共识

-预付比例维持30%，质保期1年，我方赠送2次额外设备维护服务；-下周前提供设备技术参数详细确认单，客户签字后拟定合同。

待办事项

1.我方：技术部于X月X日前发送技术参数确认单；2.客户：X月X日前反馈技术参数确认单签字件。