销售订单管理模板标准格式合同条款及执行跟进表.docVIP

销售订单管理模板标准格式合同条款及执行跟踪表

引言

销售订单是企业连接客户与内部运营的核心纽带，其管理的规范性和有效性直接影响客户满意度、资金周转效率及经营风险控制。为统一销售订单全流程管理标准，明确各环节权责，提升订单执行效率，特制定本模板。本模板整合了标准合同条款与执行跟踪功能，适用于各类企业的销售订单管理场景，助力企业实现订单从签订到回款的闭环管理。

一、销售订单管理模板适用范围与核心价值

（一）适用场景

本模板适用于各类行业（如制造业、贸易业、服务业等）中涉及产品销售或服务提供的订单管理场景，具体包括但不限于：

标准化产品的批量销售订单（如快消品、工业零部件等）；

定制化产品的销售订单（如非标设备、定制服务等）；

长期合作框架协议下的分批订单执行；

涉及跨部门协同（销售、生产、仓储、财务等）的复杂订单管理。

（二）核心价值

标准化流程：统一订单信息要素与合同条款，减少因表述不清导致的纠纷；

权责明确：清晰界定销售、生产、财务等岗位在订单执行中的职责分工；

动态跟踪：通过执行跟踪表实时监控订单进度，及时发觉并解决延期、异常等问题；

风险管控：规范合同条款中的违约责任与争议解决机制，降低企业法律风险与坏账风险；

数据沉淀：积累订单历史数据，为销售预测、产能规划及客户信用评估提供依据。

二、销售订单全流程操作指南

（一）步骤一：客户需求确认与订单信息采集

操作内容：

销售代表与客户沟通，明确产品/服务具体需求，包括：产品名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交付时间、交付地点、特殊要求（如包装、运输方式）等；

确认客户信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式）；

确认价格条款（单价、总价、是否含税、折扣政策）及付款方式（预付款比例、尾款支付时间）。

责任人：销售代表

注意事项：

需求信息必须经客户书面确认（如邮件、盖章确认函），避免口头约定；

定制化产品需客户提供技术图纸或需求说明书作为合同附件；

价格与付款方式需符合企业定价政策及财务制度。

（二）步骤二：订单信息录入与合同条款拟定

操作内容：

销售代表将确认的需求信息录入企业订单管理系统（或使用本模板表格），唯一订单编号（格式建议：年份+月份+客户简称+流水号，ABC-001）；

根据订单信息，使用“销售订单标准合同条款模板”拟定合同文本，保证条款完整、表述准确；

合同中需明确双方权利义务、标的物详情、交付验收、付款违约、争议解决等核心条款。

责任人：销售代表、法务专员（如涉及复杂条款）

注意事项：

订单编号一旦不得随意修改，保证后续跟踪与数据归档的准确性；

合同条款不得与法律法规冲突，违约责任需明确计算方式（如逾期付款违约金按日万分之五计算）；

涉及企业特殊要求（如知识产权、保密义务）的，需在“其他约定”条款中补充。

（三）步骤三：合同审核与订单审批

操作内容：

销售代表将拟定好的合同及订单信息提交至部门负责人审核，重点审核需求真实性、价格合规性、交付可行性；

根据订单金额分级审批（如金额≤5万元由销售经理审批，5万＜金额≤20万元由销售总监审批，金额＞20万元由总经理审批）；

审批通过后，由法务专员（或指定人员）加盖企业合同专用章，同时将合同扫描件存档至订单管理系统。

责任人：销售部门负责人、财务负责人（涉及付款条款）、法务专员、企业高管

注意事项：

审批流程需在合同约定签订日期前完成，避免因审批延误导致订单违约；

审批过程中如需修改，由销售代表与客户沟通确认后，重新提交审批；

加盖公章的合同原件一式两份（客户一份、企业留存一份），复印件分发至生产、仓储、财务等相关部门。

（四）步骤四：订单下达与执行跟踪

操作内容：

销售代表将审批通过的订单信息及合同同步至生产部门（下达生产指令）、仓储部门（预留库存）、物流部门（安排运输）；

使用“销售订单执行跟踪表”记录订单关键节点进度，包括：生产完成时间、出库时间、物流发货时间、客户签收时间等；

各执行部门（生产、仓储、物流）需每日更新订单进度，如遇延期或异常（如原材料短缺、物流延误），需在24小时内反馈至销售代表及部门负责人。

责任人：销售代表（牵头协调）、生产计划员、仓储管理员、物流专员

注意事项：

订单执行需严格按照合同约定的交付时间推进，如需变更交付时间，需提前3个工作日书面通知客户并获取确认；

异常情况需同时说明原因、预计解决时间及对订单交付的影响，制定应急预案（如加急生产、更换物流方式）。

（五）步骤五：交付验收与客户确认

操作内容：

物流部门将货物送达约定交付地点后，由客户现场验收，核对产品数量、规格型号、外观质量、包装完好性等；

客户验收合格后，签署《产品交付验收单》（需注明验收日期、结果、联系人*及签字）；

如验收不合格，由销售代表牵头组织生产、质量部门分析原因，48小时内提