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合同审批与签订流程标准模板

一、适用业务场景

采购与供应链类：原材料采购、设备采购、服务外包（如物流、IT运维）等合同；

销售与合作类：产品销售、渠道代理、市场推广、联合研发等合作合同；

租赁与资产类：办公场地租赁、设备租赁、资产转让/处置等合同；

服务与咨询类：法律咨询、财务审计、广告设计、培训服务等专业服务合同；

其他类：赞助协议、保密协议、补充协议等具有法律约束力的书面文件。

二、流程操作步骤详解

（一）合同发起与起草

发起主体：业务部门经办人*（根据合同类型确定，如采购合同由采购部经办人发起，销售合同由销售部经办人发起）。

起草准备：

收集合作方主体资格材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明，保证合作方为合法存续的法人/其他组织）；

明确合同核心要素：合同主体（双方全称、统一社会信用代码）、合同标的（名称、规格、型号、数量/服务标准）、履行期限（开始/结束日期、关键节点）、价款及支付方式（金额、币种、账户信息、支付条件）、违约责任（具体赔偿标准、争议解决方式）、保密条款（如适用）等；

参考公司《合同示范文本库》（如有），或根据业务需求拟定初稿，保证条款清晰、无歧义。

内部初审：经办人完成起草后，提交部门负责人进行内容完整性、业务合理性初审，重点核对合作方信息、标的描述、金额是否符合预算等，初审通过后进入下一环节。

（二）专项审核（根据合同类型选择性触发）

法务审核：

审核主体：公司法务专员*或外聘律师；

审核要点：合同合法性（是否符合法律法规、行业监管要求）、条款完备性（是否缺失必备条款，如违约责任、争议解决）、权利义务对等性（是否存在单方面加重我方责任的条款）、法律风险提示（如格式条款、管辖约定等）；

输出结果：法务审核意见书，对存在问题的条款提出修改建议，经办人*根据意见调整后重新提交。

财务审核：

审核主体：财务经理*；

审核要点：价款与预算是否匹配、支付方式是否符合财务管理制度（如预付款比例、发票要求条款）、涉税条款是否合规（如税率、发票类型）、履约保证金或质保金约定是否合理；

输出结果：财务审核意见，重点关注资金安全与财务风险，经办人*需同步调整财务相关条款。

（三）分级审批

根据合同金额及重要性确定审批层级（以下为参考标准，公司可结合实际调整）：

合同类型

金额区间（人民币）

审批层级

日常采购/服务合同

≤5万元

部门负责人*审批

一般合作合同

5万-20万元

分管副总*审批

重大/战略合同

＞20万元

总经理*审批（需提交总经理办公会审议）

审批内容：

审批人*需结合业务需求、审核意见（法务、财务）对合同的必要性、可行性、风险可控性进行综合评估；

对审批通过的合同，在《合同审批流转表》中签署“同意”意见；对需修改的，明确修改要求并退回经办人*；对审批不通过的，说明理由并终止流程。

（四）合同签订与用印

文本定稿：审批通过后，经办人*根据各环节审核意见最终确定合同文本，保证双方（我方与合作方）版本一致，必要时加盖“合同骑缝章”。

用印申请：

经办人*填写《用印申请单》，附最终版合同文本、审批完整的《合同审批流转表》；

提交行政部*（或指定用印管理部门），核对用印材料完整性（审批手续齐全、合同文本与审批版本一致）后，按规定流程办理用印。

签订主体：

由公司法定代表人*或其授权委托人（需提供《授权委托书》）签字盖章；

合作方签字盖章后，保证合同文本原件（一式X份，根据合作方及存档需求确定份数）齐全。

（五）合同分发与归档

分发执行：

经办人*在签订后3个工作日内，将合同原件分送至相关部门：如财务部（作为付款依据）、业务部门（作为履约依据）、法务部（作为法律风险管控依据）；

涉及外部合作的，及时将合作方持有的合同副本/复印件扫描存档。

归档管理：

经办人负责收集合同正本，在合同签订后10个工作日内提交至档案管理员；

档案管理员*按“一合同一档”原则整理归档，包括：合同审批流转表、用印申请单、合同正本、附件（如补充协议、变更函）、合作方主体资格材料等，标注合同编号（规则：年份-部门代码-流水号，如“2024-CG-001”）、名称、签订日期等信息，保证档案可追溯。

三、常用模板表单

（一）合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

签订日期

我方主体名称

统一社会信用代码

合作方主体名称

统一社会信用代码

合同标的

（如“型号服务器采购”“品牌广告设计服务”）

合同金额（元）

大写：

小写：

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

主要权利义务摘要

（简述我方核心权利与义务，如“提供符合质量标准的产品，合作方应在收货后30日内付清全款”）

审批状态

□起草中□部门初审□法务审核□财务审核□审批中□已签订□已归档

经办人

联系方式

部门

（二）合同审批流转表

审批环节

审批人

职务

审批意见

审批