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人事合同到期公对公汇报

目录

ENT

目录

CONT

ENT

01

合同到期预警管理

02

到期处理标准流程

03

法律合规支持

04

风险控制措施

05

数据统计分析

06

后续行动计划

合同到期预警管理

01

到期前通知机制设置

分级预警通知体系

根据合同到期时间设置多级预警（如提前90天、60天、30天），通过系统自动触发邮件或短信通知至HR部门及业务负责人，确保关键节点不遗漏。

标准化通知模板设计

统一制定包含合同编号、员工姓名、到期日期、续签流程指引等要素的通知模板，避免信息传递偏差，提升沟通效率。

多平台协同提醒

将预警信息同步至企业内部OA系统、人事管理软件及移动端应用，实现跨平台实时提醒，降低人为疏忽风险。

预警名单动态更新

实时数据对接机制

人事系统与财务、考勤等模块深度集成，自动抓取员工在职状态、绩效考核结果等数据，动态调整预警名单优先级（如核心员工优先处理）。

人工复核与标注功能

HR可对系统生成的预警名单进行手动标注（如“已沟通”“待协商”），并添加备注说明，确保信息可追溯且符合实际管理需求。

异常情况过滤规则

设置自动过滤规则（如已提交离职申请、长期病假等特殊情况），避免无效预警干扰正常管理工作。

联络渠道与时效确认

双通道联络保障

除企业邮箱外，要求业务部门确认备用联系方式（如企业微信、电话），并在预警触发后48小时内完成首次响应记录。

时效追踪看板

针对外包或派驻员工，提前与第三方机构确认对接人及应急联络流程，确保跨主体沟通无缝衔接。

在人事系统中可视化展示各部门响应进度（如“已联络率”“超时未处理”），定期向管理层汇报执行情况，强化责任落实。

第三方协作备案

到期处理标准流程

02

续签意向初步征询

综合评估与决策

结合员工绩效表现、岗位需求及团队规划，由人力资源部门牵头组织跨部门评估会议，形成续签建议并提交管理层审批，确保决策客观公正。

薪酬与条款协商

若涉及岗位调整或薪酬变更，需与员工进行一对一协商，明确新合同条款，并留存协商记录作为附件归档。

书面通知与反馈收集

人力资源部门需提前向员工及其直属上级发送《续签意向征询函》，明确合同到期日期及续签条件，并要求双方在指定期限内书面回复是否同意续签，确保流程可追溯。

03

02

01

离职材料清单化

财务部门需在合同终止后规定工作日内完成未结工资、奖金及法定补偿金的核算与发放，并附详细说明以避免法律纠纷。

薪资结算与补偿核算

档案与社保转移

人力资源部门负责办理员工档案转出、社保及公积金停缴手续，并提供转移指引文件，确保员工权益无缝衔接。

人力资源部门需提供《合同终止手续清单》，包括工作交接表、资产归还确认单、保密协议签署等，确保员工离职前完成所有必要流程。

终止手续办理规范

特殊情形处理预案

争议调解机制

若员工对终止或续签决定提出异议，需启动内部调解程序，由合规部门介入调查并出具书面调解意见，必要时引入第三方仲裁。

法律风险规避

法务部门需审核所有终止或续签文件的合规性，重点检查竞业限制、保密条款等敏感内容，避免潜在诉讼风险。

关键岗位紧急替补

针对核心岗位员工不续签的情形，业务部门需提前提交《岗位替补预案》，包括内部调岗或外部招聘计划，确保业务连续性。

法律合规支持

03

合同文本合规审查

条款合法性校验

确保合同条款符合现行劳动法规要求，包括但不限于工时、薪酬、社保、竞业限制等核心条款，避免因条款缺陷导致法律纠纷或行政处罚。

权利义务对等性评估

特殊条款专项审核

审查合同中双方权利义务的平衡性，防止出现显失公平的条款，例如单方面加重劳动者责任或剥夺其法定权益的情形。

针对保密协议、服务期约定、违约金条款等特殊内容，需结合案例和司法解释进行合规性分析，确保其可执行性。

1

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提供涵盖续约条件、岗位调整、薪资变更等关键要素的模板，并预留协商条款空间，确保协议灵活性与合规性并存。

标准化续签协议框架

根据协商解除、法定解除、违约终止等不同情形，制定差异化的终止协议模板，明确经济补偿金、工作交接等配套条款。

终止情形分类模板

在模板中嵌入法律风险提示，例如未足额支付补偿金的后果、未提前通知的法律责任等，辅助业务部门规避操作风险。

风险提示附注

续签/终止协议模板

明确不同层级（如部门负责人、HRBP、法务、高管）在合同签批中的权限边界，避免越权审批或流程倒置。

签批授权流程确认

多级审批权限划分

确认电子签名系统的法律效力，包括CA证书有效性、签署时间戳固化等技术要求，确保线上流程符合电子证据规则。

电子签章合规验证

建立合同签署后的归档规则，要求完整保存审批记录、修订版本及沟通凭证，以应对可能的合规审计或劳动争议举证。

归档与审计追踪

风险控制措施

04

岗位空缺风险评估

成本效益测算

量化岗位空缺导致的直接成本（如加