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企业日常费用申请流程工具

适用场景与范围

本工具适用于企业内部员工因公产生的日常费用申请与报销管理，涵盖以下常见场景：

常规办公支出：如办公用品采购、快递费、通讯费、办公设备维修等；

差旅相关费用：员工因公出差的交通、住宿、餐饮及市内交通补贴；

业务活动支持：如客户接待、小型会议、市场推广物料制作等；

临时性专项支出：部门内突发的小额预算外费用（需说明紧急原因）；

跨部门协作费用：需多个部门共同承担的费用分摊申请。

注：不涉及大额固定资产采购、战略项目投资等专项费用，此类费用需通过企业专项审批流程处理。

流程操作指引

第一步：申请发起与准备

发起人：费用实际产生人（如员工某A）或部门指定对接人；

发起方式：通过企业OA系统“费用申请”模块提交，或填写纸质《费用申请表》（模板见下文）提交至部门；

准备材料：明确费用用途、金额及预算归属，附相关证明材料（如会议通知、报价单、差旅行程单等，电子版需系统，纸质版需随申请表一并提交）。

第二步：填写申请表核心信息

基础信息：申请人姓名某A、所属部门、工号、申请日期、费用归属项目/部门；

费用明细：逐项填写费用名称（如“办公用品采购”“差旅住宿费”）、数量、单价、金额（小写/大写）、费用发生时间、简要用途说明（需清晰具体，如“2023年10月部门季度例会场地布置”）；

预算关联：勾选对应预算科目（如“办公费”“差旅费”），保证费用在部门年度预算范围内；

附件清单：列出所有证明材料名称及数量（如“会议通知1份、供应商报价单1张”）。

第三步：部门初审

审核人：申请人直接上级（如部门经理某B）；

审核重点：

费用用途是否与部门工作计划匹配，是否符合必要性原则；

费用金额是否在部门预算额度内，超预算费用需说明额外理由；

证明材料是否完整、真实（如报价单需加盖供应商公章，差旅行程需注明出差事由）；

审核结果：通过则签字确认，退回修改则注明修改意见（如“请补充供应商联系方式”），不通过则说明原因并终止流程。

第四步：财务复核

审核人：财务部专员某C；

审核重点：

费用科目使用是否准确（如“业务招待费”不得计入“办公费”）；

金额计算是否正确（数量×单价=总金额，大小写一致）；

证明材料是否符合财务规范（如差旅住宿费需不超过企业标准限额，无公章的报价单需部门负责人额外确认）；

审核结果：通过则签字流转，退回则注明财务合规要求（如“住宿费超标准，请调整或说明特殊原因”）。

第五步：分级审批

审批权限（根据企业金额分级制度执行）：

金额≤5000元：部门经理某B审批（第三步已含，无需重复）；

5000元＜金额≤20000元：分管领导某D审批；

金额＞20000元：总经理某E审批；

审批重点：费用是否符合企业战略目标，是否属于必要支出，大额费用需评估投入产出比；

审批结果：通过则签字确认，不通过则退回并说明理由（如“该费用与当前部门重点任务不符，建议暂缓”）。

第六步：费用执行与报销

费用支付：审批通过后，财务部根据申请类型安排支付：

预借费用：员工凭审批通过的申请表至财务部预支现金，填写《借款单》；

直接报销：无需预借的费用，员工在费用发生后5个工作日内，将原始凭证（如合规收据、行程单）粘贴至《费用报销单》，附申请表复印件提交财务；

报销时限：费用发生当月内提交，跨月需部门负责人签字说明原因。

第七步：资料归档

归档责任：财务部专员某C负责；

归档内容：申请表、原始凭证、审批记录、附件材料等，按月整理成册，电子版备份至企业档案系统，纸质版保存期限不少于3年。

申请表模板

企业日常费用申请表

申请编号

部门

申请人

工号

申请日期

某A

2023-10-25

费用归属项目/部门

预算科目

预算金额

市场部

业务招待费

10000元

费用明细

序号

费用名称

单位

数量

单价（元）

1

客户接待餐费

次

1

800

2

会议场地布置

项

1

1200

合计金额

附件清单

1.客户接待通知单1份2.会议场地报价单1张（供应商：会展公司）

审批意见

部门负责人：某B日期：2023-10-25

财务审核：某C日期：2023-10-26

分管领导：某D日期：2023-10-27

总经理：某E日期：2023-10-28

备注

（如无特殊情况，此栏留空）

关键提示与规范

预算优先原则：所有费用申请需保证在部门年度预算内，超预算申请需提前提交《预算调整申请》，经分管领导审批后方可发起；

材料真实性：严禁伪造、变造证明材料，一经发觉将按企业奖惩制度处理；

时限要求：申请需在费用发生前提交（紧急费用需提前通过电话/企业即时通讯工具与财务部沟通，事后补书面申请），报销需在费用发生后5个工作日内提交，逾期未提交需部门负责人签字说明；

合规标准：费用支出需符合国家财经法规及企业内部制度（如差旅住宿费标准、业务招待费限额等），