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企业文档与合同管理制度范本

第一章总则

第一条目的

为规范企业内部文档与合同管理，保证文档信息的完整性、准确性和安全性，防范合同风险，提高运营效率，依据《_________公司法》《_________民法典》等相关法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于企业各部门、全体员工及参与企业文档处理、合同签订的第三方机构（如律师事务所、咨询公司等）。企业所属子公司、分支机构可参照执行，或根据自身情况制定实施细则并报总部备案。

第三条基本原则

文档与合同管理遵循“规范流程、明确责任、安全保密、全程留痕”的原则，保证管理活动合法、合规、有序进行。

第二章管理职责

第四条行政部

负责企业内部管理制度、通知、会议纪要等非业务类文档的统一归档与管理；

建立文档管理台账，定期组织文档清点与销毁工作；

监督各部门文档管理规范的执行情况，提供文档管理培训支持。

第五条法务部

负责合同范本库的制定、更新与维护；

对合同文本进行合法性审核，识别法律风险并提出修改建议；

参与重大合同的谈判与履约跟踪，处理合同纠纷。

第六条业务部门

负责本部门业务文档（如客户资料、项目方案、市场调研报告等）的起草、审核与初步归档；

作为合同承办部门，负责合同的前期洽谈、起草提报及履约过程中的执行与跟踪；

配合法务部、财务部完成合同审核、审批及后续管理工作。

第七条财务部

审核合同中的付款条款、金额及税务合规性；

按照合同约定办理款项收支手续，跟踪合同履约中的资金流向；

参与合同结算与验收环节的审核。

第三章文档分类与管理流程

第八条文档分类

企业文档分为以下两类，每类下设具体子类：

管理类文档：包括制度文件、会议纪要、人事档案、财务报表、审计报告等；

业务类文档：包括客户资料、项目方案、合同文件、产品手册、市场调研数据等。

第九条文档管理全流程

（一）文档创建

起草：根据工作需求，由相关岗位人员按模板起草文档，内容需真实、准确、完整，符合企业规范。

示例：会议纪要需明确会议时间、地点、参会人员、议题及决议事项；项目方案需包含项目背景、目标、实施计划、预算及风险应对措施。

审核：文档起草完成后，提交部门负责人审核，重点审核内容的合规性、逻辑性与完整性。审核通过后，按需提交跨部门会签（如财务类文档需财务部审核）。

（二）文档审批

审批权限：根据文档重要性分级审批，具体权限

一般文档：部门负责人审批；

重大文档（如年度制度、重要合同）：分管副总经理审批；

特殊文档（如战略规划、重大投资方案）：总经理审批。

审批要求：审批人应在收到文档后2个工作日内完成审批，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并签字确认。

（三）文档发放与传阅

经审批的文档由行政部统一编号、打印（如需纸质版），并发放至相关部门；

涉密文档（如未公开的商业计划书、核心技术资料）需标注“密级”，限定传阅范围，传阅人签字确认后回收。

（四）文档修订与废止

文档内容需更新时，由原起草部门发起修订流程，重新履行审核、审批程序；

废止文档由行政部登记造册，明确废止原因及日期，纸质版文档加盖“作废”章后销毁，电子版文档移入“废止文档”文件夹保留2年（备查）。

（五）文档归档

归档范围：审批完成的正式文档、修订记录、废止文档清单等；

归档时限：文档完成后3个工作日内，由承办部门将纸质版（签字盖章完整）及电子版提交至行政部；

归档要求：行政部对文档分类编号、登记台账，存放于专用档案柜，电子文档备份至企业服务器并设置访问权限。

第四章合同管理全流程

第十条合同起草

合同承办部门根据业务需求，选择《合同范本库》中的标准范本（如采购合同、销售合同、服务合同等），或自行起草合同文本；

起草内容应包括：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人）、合同标的、数量与质量、价款与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等核心条款；

涉及技术附件、补充协议的，作为合同组成部分一并起草。

第十一条合同审核

部门审核：承办部门负责人审核合同的业务可行性、条款完整性及与企业政策的匹配性；

法务审核：法务部重点审核合同的合法性、合规性、权利义务对等性及风险点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院），出具《合同审核意见书》；

财务审核：财务部审核合同金额、付款方式、税费承担等财务条款的合理性，保证符合企业财务制度。

第十二条合同审批

审批权限依据合同金额及类型划分，示例：

金额≤10万元：部门负责人审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总经理审批；

金额＞50万元：总经理审批；

特殊类型合同（如重大资产重组、对外担保）：需提交总经理办公会审议。

审批人需结合审核意见，对合同最终文本确认签字，审批完成后由法务部统一编号。

第十三条合同签署

合同文本经审批通过后，由法定