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财务部月度报销流程操作指南

——规范流程，提升效率，明晰权责

一、前言

为进一步规范公司费用报销管理，明确报销流程及各环节职责，确保财务数据的准确性与合规性，同时提高报销效率，方便各部门同事顺利完成月度费用结算，特制定本操作指南。请各部门同事认真阅读并遵照执行，共同维护公司财务秩序。

二、报销操作流程

（一）报销单据准备与粘贴

1.原始凭证收集

报销人需在月度结束后5个工作日内，收集当月发生的所有合规原始凭证，包括但不限于：

正规发票（需注明公司全称及税号，内容清晰，无涂改）；

与发票对应的消费明细单、行程单、付款凭证（如银行转账记录、支付截图等）；

特殊费用（如差旅费、业务招待费）需附加相关审批单或说明材料（如出差申请单、招待事由说明）。

2.单据粘贴规范

使用公司统一的报销单据粘贴单，按照“从上到下、从左到右、同类单据集中”的原则粘贴；

票据粘贴应平整、牢固，避免折叠边缘、覆盖金额，确保原始凭证信息完整可见；

较大票据需按粘贴单尺寸折叠，较小票据（如出租车票）需均匀排列，避免重叠。

（二）报销单填写

1.填写要求

使用公司统一的《费用报销单》（电子版或纸质版），内容需手写或打印清晰，不得涂改；

填写“报销部门”“报销日期”“报销人”“联系方式”等基础信息；

“费用事由”需简明扼要描述费用发生背景（如“X月差旅费”“办公用品采购”），多人共同产生的费用需注明分摊明细；

“金额”栏需分项目填写（如“交通费XX元”“住宿费XX元”），并汇总“合计金额”，大小写需一致，小写前加“￥”，大写前加“人民币”字样。

2.附件说明

报销单后需附粘贴好的原始凭证，若附件页数较多，可另附《报销附件清单》，注明附件名称及页数。

（三）部门审批

1.审批流程

报销人将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人，由部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核；

部门负责人需在3个工作日内完成审批，对不符合要求的单据注明原因并退回报销人修改；

涉及大额费用或特殊事项（如业务招待费超标准），需额外提交分管领导审批。

2.审批责任

部门负责人对本部门报销业务的真实性、合规性承担直接责任，需确保费用符合公司《费用报销管理制度》及预算要求。

（四）财务审核

1.审核内容

财务部收到经部门审批的报销单后，将在5个工作日内完成以下审核：

合规性审核：原始凭证是否合法有效（如发票真伪、抬头是否正确），报销单填写是否规范，审批流程是否完整；

金额审核：费用金额是否与附件一致，是否符合公司费用标准（如差旅费住宿标准、交通补贴标准等）；

预算审核：费用是否在部门月度预算范围内，超预算部分是否有特殊审批。

2.问题处理

审核发现问题的，财务部将通过邮件或当面沟通方式告知报销人，需补充材料或修改的，报销人应在3个工作日内反馈；审核通过的，进入付款流程。

（五）付款与凭证归档

1.付款安排

财务部于每月下旬（具体日期以当月通知为准）集中处理报销付款，通过公司对公账户转账至报销人指定的本人银行账户（需与入职登记信息一致）。

2.凭证归档

付款完成后，财务部将报销单及原始凭证统一编号、装订成册，作为会计档案归档保存，保存期限按国家相关规定执行。

三、注意事项与温馨提示

1.报销时限

当月费用应在次月规定日期前提交报销申请，跨年度费用原则上不予报销（特殊情况需提交总经理审批）。

2.电子发票管理

3.沟通渠道

报销过程中若有疑问，可联系财务部费用核算岗（分机号：XXX）或通过企业微信“财务咨询群”反馈，我们将及时解答。

4.责任明确

报销人对提交单据的真实性、完整性承担最终责任，严禁虚报、冒报、重复报销，一经发现将按公司制度处理。

四、结语

规范的报销流程是保障公司财务健康运行的基础，也是提升团队协作效率的重要环节。希望各部门同事认真对待每一笔费用报销，严格遵守流程要求，与财务部共同营造“清晰、合规、高效”的财务环境。本指南将根据公司业务发展适时更新，如有调整将另行通知。

财务部

XXXX年X月