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采购成本控制流程清单模板

适用范围与应用场景

企业年度采购预算制定与分解；

新供应商引入时的成本评估；

大额或关键物料采购的成本管控；

采购成本异常波动分析与优化；

跨部门协作（需求、采购、财务、质检）的采购成本协同管理。

采购成本控制全流程操作指引

第一步：需求确认与成本预算编制

责任主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购部、财务部

关键动作：

需求部门根据业务计划填写《采购需求申请表》，明确物料/服务的规格、型号、数量、技术参数、期望交期及预算上限（需参考历史采购成本及市场价格波动）。

采购部对接需求部门，核实需求的合理性（如是否为必要采购、是否存在替代方案），并同步收集同类物料近3个月的采购价格数据。

财务部基于需求文档及采购部提供的价格数据，审核预算的合规性与准确性，保证预算符合企业成本控制目标，最终形成《采购成本预算表》并经需求部门负责人、采购总监、财务总监签字确认。

输出文档：《采购需求申请表》《采购成本预算表》

第二步：供应商寻源与资质初审

责任主体：采购专员、供应商管理专员

关键动作：

采购部通过企业供应商库、行业展会、公开招标平台等渠道，筛选3-5家潜在供应商，要求其提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、过往合作案例及报价单。

供应商管理专员对供应商资质进行初审，重点核查其生产/经营能力、质量管理体系、供货稳定性及信用记录（可通过第三方征信平台查询），剔除资质不符的供应商。

输出文档：《供应商资质初审表》《潜在供应商名录》

第三步：询价比价与成本分析

责任主体：采购部、成本分析专员

关键动作：

采购部向通过初审的供应商发放《询价函》，明确物料规格、数量、交货地点、付款方式及报价截止日期，要求供应商提供分项报价（如原材料成本、加工费、运输费、税费等）。

成本分析专员收集各供应商报价，采用“成本分解法”分析报价合理性：对比历史采购成本、市场基准价（如行业报告、电商平台数据），核查是否存在虚高报价；对大宗物料可采用“价格趋势分析”，预测未来价格波动风险。

采购部组织召开价格评审会（邀请需求部门、财务部参与），综合比较各供应商的价格、质量、交期、服务等因素，形成《比价议价报告》，推荐1-2家候选供应商。

输出文档：《询价函》《比价议价报告》

第四步：商务谈判与合同签订

责任主体：采购经理、法务专员、供应商代表

关键动作：

采购部与候选供应商进行商务谈判，重点协商价格折扣、付款周期、交货批次、违约责任、质量保证金等条款，争取最优成本条件。

谈判达成一致后，法务专员审核采购合同条款，保证合同内容符合《民法典》《招投标法》等法规，明确成本控制相关约定（如价格调整机制、超额成本承担方等）。

合同经双方签字盖章后，采购部将合同复印件抄送财务部、需求部门备案。

输出文档：《采购合同》《商务谈判纪要》

第五步：订单执行与成本监控

责任主体：采购专员、仓库管理员、质检员

关键动作：

采购部根据合同要求《采购订单》，明确物料编码、数量、单价、总金额、交货日期，并同步发送给供应商及仓库、质检部门。

供应商按订单发货后，仓库管理员核对到货物料的数量、规格，填写《入库单》；质检员按质量标准进行检验，出具《检验报告》，不合格物料按合同约定拒收或折价接收。

采购专员跟踪订单执行进度，对延迟交货或数量短缺的情况及时与供应商沟通，产生的额外成本（如加急运输费、停工损失）需在合同中明确责任方并记录。

输出文档：《采购订单》《入库单》《检验报告》

第六步：成本核算与差异分析

责任主体：财务部、采购部

关键动作：

财务部根据发票、《入库单》《检验报告》等单据，核算实际采购成本（含物料价格、运输费、关税、检验费等），对比预算成本，计算成本差异（节约/超支）。

若实际成本超预算，采购部需在3个工作日内提交《成本超支分析报告》，说明超支原因（如市场价格波动、供应商违约、需求变更等）及改进措施；若节约成本，需总结经验并推广至后续采购。

输出文档：《采购成本核算表》《成本超支分析报告》

第七步：供应商绩效评估与流程优化

责任主体：采购部、需求部门、财务部

关键动作：

采购部每季度对合作供应商进行绩效评估，指标包括：价格稳定性（成本控制能力）、准时交货率、质量合格率、售后服务响应速度等，形成《供应商绩效评估表》。

根据评估结果，对表现优秀的供应商优先合作；对连续两次评估不达标的供应商，启动淘汰机制。

采购部定期组织跨部门会议，回顾采购成本控制流程中的问题（如需求变更频繁、审批流程冗长等），提出优化方案并更新《采购成本控制管理制度》。

输出文档：《供应商绩效评估表》《采购流程优化建议书》

核心工具清单：采购成本控制流程表与供应商评估表

表1：采购成本控制流程跟踪表

采购环节

关键控制点

责任部门/人

输出文档

完成时限

需求确认

需求合理性、预