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行政管理费用申请与审批模板

一、适用范围与常见应用场景

部门办公文具、打印耗材等物资采购；

员工因公外出产生的交通、住宿费用；

办公场所设施（如空调、电脑）维修保养；

部门内部或跨部门小型会议的组织费用；

其他符合公司行政管理规定的必要开支。

二、申请与审批全流程指引

步骤1：申请人准备申请材料

明确费用用途：详细说明费用产生的工作背景、具体需求及预期效果，保证费用与部门职责及工作目标直接相关。

收集支撑材料：根据费用类型准备必要的证明文件，如采购清单、比价记录（单笔费用超2000元需至少2家供应商报价）、会议通知、维修需求说明等，保证材料真实、完整。

确认预算额度：核对部门年度行政费用预算，确认申请金额未超预算（如需调整预算，需提前提交预算变更申请）。

步骤2：填写《行政管理费用申请表》

登录公司OA系统或模板，逐项填写表格信息（详见“三、模板表格”），重点保证“费用项目”“具体用途”“申请金额”等关键信息准确无误，备注栏可补充特殊说明（如紧急事由、预算调整原因等）。

附件：在系统中步骤1准备的支撑材料，或纸质版申请表后附复印件（需注明“与原件一致”并由申请人签字）。

步骤3：部门负责人审核

申请人将填写完整的申请表提交至部门负责人*，部门负责人需重点审核：

①费用用途是否与部门工作计划匹配；

②申请金额是否在部门预算范围内；

③支撑材料是否充分、合规。

审核通过后，部门负责人在“部门负责人意见”栏签字确认（系统中需“同意”并填写审核意见）；若审核不通过，需注明理由并退回申请人修改。

步骤4：财务部门复核

部门负责人通过后，申请表流转至财务部门*，财务专员进行复核：

①费用是否符合公司《行政管理费用管理办法》的规定；

②预算额度是否充足，有无超预算情况；

③附件是否齐全，金额计算是否准确。

复核通过后，财务部门在“财务部门意见”栏签字确认；若发觉问题（如预算不足、材料不全），需与申请人沟通补充材料或调整金额。

步骤5：审批领导审批

根据费用金额分级审批：

单笔费用≤5000元：由行政总监*审批；

5000元＜单笔费用≤20000元：由分管行政副总*审批；

单笔费用＞20000元：需提交总经理*审批。

审批领导需结合费用必要性、预算合规性及公司整体运营情况，在“审批领导意见”栏签署最终意见（“同意”或“不同意”，不同意需注明理由）。

步骤6：费用支付与执行

审批通过后，申请人根据费用类型办理支付：

采购类费用：由行政部统一对接供应商，采购完成后申请人确认收货并签字；

报销类费用：申请人凭审批通过的申请表及原始合规凭证（如付款凭证、收据）至财务部门办理报销；

预付类费用：需提前签订合同或协议，按合同约定支付流程执行。

费用执行过程中需严格按照申请用途使用，不得挪作他用。

步骤7：资料归档

财务部门在费用支付完成后，将申请表、支撑材料、支付凭证等整理归档，保存期限不少于3年；电子版资料同步至公司档案管理系统，保证后续可查。

三、行政管理费用申请表（模板）

行政管理费用申请表

申请部门

申请日期

费用明细

序号

1

2

3

合计金额（大写）

附件清单

审批流程

部门负责人意见：

财务部门意见：

审批领导意见：

申请人签字

四、关键注意事项与风险提示

预算控制原则：所有费用申请需严格控制在部门年度预算额度内，严禁无预算、超预算申请；如遇特殊情况需调整预算，须提前15个工作日提交预算调整申请。

附件完整性：不同费用类型需对应不同附件（如采购类需附清单及比价记录、维修类需附故障说明），附件缺失或材料不合规将导致审批退回。

审批时限要求：正常审批流程需在3个工作日内完成；紧急费用（如办公设备突发故障维修）需在申请表“备注”栏注明“紧急”，审批流程需在1个工作日内完成。

费用合规性：严禁申请与工作无关的费用（如个人购物、娱乐消费等），费用用途需清晰、具体，模糊填写（如“行政办公费”无明细说明）将不予审批。

信息准确性：申请表中的部门名称、申请人、金额等信息需真实准确，虚假填报一经发觉将按公司相关规定处理。

变更与撤销：费用审批通过后，如需调整用途或金额，需重新提交申请；未执行的费用需在审批后5个工作日内向行政部说明情况并申请撤销。